Lors de sa première connexion au volet interactif du Guichet, chaque utilisateur doit s'enregistrer. Etant donné que les certificats LuxTrust professionnels (PRO) sont de 2 types ("Administrateur de certificats" et "Personne professionnelle"), la procédure d'enregistrement est différente pour chaque type.

Enregistrement avec un certificat "Administrateur de certificats"

Si un utilisateur se connecte pour la première fois sur le Guichet avec un certificat de ce type, deux cas de figure  peuvent se présenter. En effet, étant donné que de multiples administrateurs de certificats peuvent exister pour une même entreprise, et que chacun d'entre eux peut créer l'espace professionnel de l'entreprise, il est possible qu'à la première connexion d'un nouvel administrateur de certificats :

• Aucun espace professionnel n'existe pour cette entreprise ;
• Un espace professionnel existe déjà pour cette entreprise (il a été créé par un autre administrateur de certificats de l'entreprise).

Aucun espace professionnel n'existe pour l'entreprise

Quand l'usager se connecte au Guichet entreprises pour la première fois avec son certificat électronique PRO de type "Administrateur de certificats", il est invité à s'enregistrer auprès du Guichet. Une fois l'enregistrement confirmé, le système vérifie qu'il s'agit bien d'un certificat de type "Administrateur de certificats". Si tel est le cas, le système vérifie le rattachement du certificat à un espace professionnel existant en utilisant les informations relatives à l'utilisateur et celles relatives à son entreprise contenues dans son certificat LuxTrust PRO. Deux cas de figure peuvent alors se présenter :

Le certificat de l'utilisateur correspond partiellement à un espace professionnel existant

• Si le certificat n'est rattaché à aucun espace professionnel existant, le système vérifie si un autre espace professionnel peut partiellement correspondre aux informations contenues dans le certificat (p.ex. le nom de l'entreprise). Si tel est le cas, l'espace professionnel pouvant correspondre est présenté.
• Si l'usager valide son rattachement à cet espace, le(s) administrateur(s) de certificats de cet espace professionnel est (sont) averti(s) par e-mail et l'usager est ajouté à la liste des membres d'équipe. Son statut est "en attente d'activation" et un code d'activation lui est envoyé, qu'il devra entrer lors de sa prochaine visite sur le Guichet.
• Si l'usager ne valide pas son rattachement à cet espace, il est redirigé vers l'écran de création d'un nouvel espace professionnel.

Le certificat de l'utilisateur ne correspond à aucun espace professionnel existant

Si aucune correspondance n'est trouvée, l'usager accède à un écran permettant la création d'un nouvel espace professionnel. L'espace professionnel est créé sur base des données du certificat électronique de l'usager, et le statut de l'usager passe à "actif". Il peut maintenant accéder à l'espace professionnel et gérer les membres d'équipe et les dossiers.

Un espace professionnel existe déjà pour l'entreprise

Dans ce cas, l'usager accède à un écran permettant la création d'un nouvel espace professionnel. L'espace professionnel est créé sur base des données du certificat électronique de l'usager, et le statut de l'usager passe automatiquement à "actif". Il peut maintenant accéder à l'espace professionnel et gérer les autres membres d'équipe et les dossiers.

Enregistrement avec un certificat "Personne professionnelle"

Quand l'usager se connecte au Guichet entreprises pour la première fois avec un certificat électronique PRO de type "Personne professionnelle", il doit procéder à son enregistrement.

Une fois l'enregistrement confirmé, le système vérifie qu'il s'agit bien d'un certificat de type "Personne professionnelle". Si tel est le cas, le système vérifie le rattachement du certificat à un espace professionnel existant.

Ici, deux cas de figure peuvent se présenter :

Le certificat est rattaché à un espace professionnel existant et en attente d'activation

Dans ce cas, l'usager accède à un écran lui demandant de saisir le code d'activation qui lui a été fourni par l'administrateur de certificats qui l'a rattaché à l'espace professionnel de l'entreprise. Après validation du code d'activation, l'usager peut accéder aux services interactifs du Guichet entreprises.

Le certificat n'est rattaché à aucun espace professionnel existant

L'usager accède alors à une page l'informant de la procédure à suivre en vue de son rattachement à l'espace professionnel, qui consiste à demander à un administrateur de certificats de son entreprise de l'y rattacher. Dès que l'administrateur aura effectué le rattachement, il communiquera le code d'activation à l'usager qui pourra alors accéder au volet interactif du Guichet entreprises.