L’employeur doit tenir un livre des congés légaux des salariés qu’il emploie. Les congés légaux comprennent les congés ordinaires et les congés extraordinaires. Ce registre doit être à jour à tout moment. Il peut prendre la forme d’un livre ou d’un fichier informatique.

De plus, il est soumis au contrôle de l’Inspection du Travail et des Mines et peut servir de preuve en cas de contestation par un salarié.

Qui est concerné ?

L’employeur doit tenir un livre des congés pour l’ensemble des salariés qui sont à son service.

Comment procéder ?

Le livre des congés peut se présenter sous différentes formes : registre sous format papier, fichier informatique, etc.

Il est conseillé d’y intégrer les informations suivantes :

• le nom du salarié ;
• les dates et la durée du congé pris ;
• la date de validation du congé et la personne responsable ;
• le type de congé et, si nécessaire, le justificatif (en cas de congé spécial).

Ce fichier doit être accessible aux salariés concernés, mais il n’est pas nécessaire que ces derniers signent le registre..

Congés ordinaires

Sont considérés comme congés ordinaires :

• les congés annuels payés dont bénéficient tous les salariés ;
• les congés annuels payés supplémentaires pour les salariés dont le travail ne permet pas un repos ininterrompu de 44 heures par semaine, les travailleurs handicapés, les invalides de guerre ou les victimes d’un accident du travail. ;

Congés extraordinaires

Le congé extraordinaire est le congé accordé au salarié obligé de s’absenter de son travail pour des raisons personnelles.

Congés spéciaux

Les salariés peuvent avoir droit à d'autres types de congés en fonction de leur situation professionnelle ou personnelle.