Le service assurant le développement de l'emploi et de la formation au sein de l'Agence pour le développement de l'emploi (ADEM) a pour mission de rapprocher au mieux les offres et les demandes d’emploi.

Dans l’intérêt du maintien du plein emploi et de l’analyse du marché, tout poste de travail doit donc obligatoirement être déclaré à l’ADEM.  

Qui est concerné ?

La déclaration de vacance de poste auprès de l’ADEM est à effectuer par tout employeur qui souhaite embaucher un travailleur (salarié, apprenti, salarié ressortissant de pays tiers, salarié handicapé ou salarié à capacité de travail réduite).

Quels sont les prérequis?

Signaler une vacance de poste à l’ADEM suppose une analyse préalable des besoins en ressources humaines.

Pour pouvoir signaler une vacance de poste d'apprentissage auprès du service de l'orientation professionnelle, l'employeur doit tout d’abord prouver qu'il est en droit de former des apprentis.

Comment procéder ?

Déclaration de poste vacant

Toute entreprise qui souhaite embaucher du personnel doit introduire une déclaration de poste vacant auprès de l’ADEM. 

Cette déclaration doit se faire au moins 3 jours ouvrables avant toute publication dans la presse ou par tout autre moyen de communication.

Le formulaire à utiliser dépend du profil de travailleur recherché :

• engagement d’un salarié ;
• engagement d’un jeune stagiaire ;
• engagement d’un salarié handicapé ;
• engagement d’un apprenti ;
• engagement d’un salarié à capacité de travail réduite (bénéficiaire d'une décision de reclassement externe) ;
• engagement d’un jeune (contrat d’initiation à l’emploi) : il n’existe pas de formulaire spécifique. L’employeur peut envoyer sa demande en précisant clairement ses besoins :
  • soit sur papier libre ;
  • soit en remplissant le formulaire "engagement d’un salarié".

S’il le souhaite, l’employeur peut procéder de même s’il recherche un étudiant. Il n’y a toutefois pas d’obligation.

Engagement d’un salarié ressortissant de pays tiers

L’employeur souhaitant éventuellement engager un salarié ressortissant de pays tiers doit signaler à l'ADEM cette intention dès la déclaration de place vacante.

Pour ce faire, il doit compléter l'annexe du formulaire de déclaration de place vacante ("formulaire d’indication d’intention et d’information de l’ADEM en vue d’une demande ultérieure d’un certificat") lors de la déclaration initiale.

L’ADEM dispose alors d’un délai de 3 semaines pour proposer un candidat qui convienne sur le marché du travail local.

Une fois le délai de 3 semaines écoulé, l’employeur peut demander au service de main d'oeuvre étrangère un certificat l'autorisant à recruter un ressortissant de pays tiers.

Le certificat est établi dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de la demande de l’employeur.

Respect des quotas de salariés handicapés

Tout employeur du secteur privé employant au moins 25 salariés est tenu d’employer à temps plein au moins un travailleur reconnu comme salarié handicapé. Ce quota passe à 2 % de l’effectif des salariés pour les employeurs occupant au moins 50 salariés et à 4 % de l’effectif des salariés pour les employeurs occupant au moins 300 salariés.

Au cas où les employeurs occupent un nombre de travailleurs handicapés supérieur au taux d’emploi obligatoire, ils bénéficient de l’exemption de la part patronale des charges de sécurité sociale de ces travailleurs. Ces dernières sont alors prises en charge par le budget de l’Etat.

Proposition de candidats par l'ADEM

Les déclarations de places vacantes sont considérées comme des offres d’emploi. Sauf dispense spécifique, ces offres sont publiées de façon anonymisée sur les bornes de l’ADEM. Les demandeurs d’emploi doivent s’adresser à leur conseiller professionnel qui s’assure que leur profil correspond au poste avant de communiquer les coordonnées de l’entreprise.

L'offre est considérée comme ouverte pendant 2 mois. A près l'écoulement de ces 2 mois, l'employeur doit manifester à l'ADEM son souhait de maintenir l'offre d'emploi ouverte.

Lorsque l’ADEM identifie un demandeur d’emploi inscrit qui correspond au profil recherché par l’employeur, elle adresse à l'employeur et au demandeur une proposition d'emploi invitant le demandeur à contacter l’employeur.

Recherche d'un demandeur d’emploi inscrit à l’ADEM

L’employeur peut rechercher lui-même, sur le site de recherche de demandes d’emploi de l’ADEM, son futur salarié parmi les demandeurs d’emploi inscrits : la recherche s'effectue selon la profession puis selon le profil et les compétences recherchées.

Les demandeurs recherchés n’apparaissent pas de façon nominative, mais portent un numéro de dossier.

L’employeur peut alors :

• consulter les profils des candidats qui l’intéressent ;
• choisir d'adresser à chacun, s'il le souhaite, une assignation ou contacter son conseiller professionnel pour plus d’informations ;
• le retenir en cliquant sur "Retenir la demande".

Une fois qu’il a retenu l’ensemble des profils qui l’intéressent, l’employeur peut adresser sa demande au conseiller professionnel compétent directement en ligne en cliquant sur "Contacter le conseiller professionnel" ou par téléphone en indiquant les numéros des profils sélectionnés.

Selon la demande de l’employeur, le conseiller professionnel en charge du dossier :

• adresse à l'employeur et au demandeur une proposition d'emploi invitant le demandeur à contacter l’employeur ;
• ou contacte l'employeur qui souhaite obtenir de plus amples informations sur le candidat (CV par exemple) avant de le faire assigner.