Lorsqu’un employeur décide de recruter un nouveau collaborateur, son objectif est de choisir, parmi l’ensemble des candidats à l’embauche, celui qui conviendra le mieux au profil recherché.

Dans cette optique, l’employeur dispose de différentes méthodes et outils visant à :

• évaluer les compétences et aptitudes des candidats ;
• contrôler leur fiabilité.  

Dans certains cas, l’employeur peut décider de faire appel aux services d’un bureau de recrutement spécialisé qui l’assistera dans sa recherche du candidat "idéal".

Qui est concerné ?

L’employeur confie généralement la sélection des candidats :

• au service des Ressources Humaines en charge du recrutement ;
• et/ou à des prestataires de services externes (bureaux de recrutement, chasseurs de tête, bureaux spécialisés dans la vérification de parcours professionnel, etc).

Quels sont les prérequis ?

Avant de pouvoir sélectionner un candidat, l’employeur doit avoir :

• identifié les postes vacants afin d’arrêter une description de fonction reprenant les critères requis pour pourvoir le poste avec succès (par exemple : diplômes, expérience, compétences techniques et comportementales, etc.) ;
• choisi le mode de recrutement ;
• déclaré le poste vacant auprès de l’Agence pour le développement de l'emploi (ADEM).

Comment procéder ?

Tout au long de la procédure de sélection de candidats à l’embauche, l’employeur peut s’appuyer sur différentes méthodes et techniques qui, au final, lui permettent d’arrêter sa décision et de recruter le candidat qui, à ses yeux, correspond le mieux aux besoins de l’entreprise.

Présélection

Dans un premier temps, l’employeur fait une présélection parmi l’ensemble des candidatures reçues, en analysant la lettre de motivation et le curriculum vitae des candidats. Cette analyse, préalable à l’entretien d’embauche, a pour objectif de s’assurer que le candidat dispose des prérequis indispensables pour répondre aux exigences du poste.

En lisant la lettre de motivation, l’employeur évalue les motivations du candidat (par exemple l’intérêt du candidat pour l’entreprise, ses ambitions, etc). Il analysera également le curriculum vitae au niveau des éléments suivants :

• le diplôme obtenu ;
• le nombre d’années d’expériences dans le domaine concerné ;
• la description non exhaustive des différentes activités exercées précédemment. ;
• les compétences développées ;
• les connaissances techniques acquises (informatique, etc.)
• les connaissances linguistiques.

L’employeur vérifie ainsi si l’ensemble de ces éléments sont en ligne avec les exigences du poste.

Sur base de cette analyse, l’employeur fait une présélection et poursuit la procédure avec les candidats retenus qu’il invite pour un entretien d’embauche.

Entretien préalable à l’embauche

A ce stade, l’employeur rencontre les candidats présélectionnés pour les évaluer et pour contrôler leur fiabilité. L’évaluation peut prendre différentes formes mais la plus courante est l’entretien préalable à l’embauche.

L’objectif de l’entretien préalable à l’embauche est de permettre un réel échange entre l’employeur et le candidat et d’évaluer les qualités et les compétences de ce dernier, pour le poste vacant.

L’employeur doit donc, au préalable :

• préparer l’entretien notamment en analysant le CV du candidat et les exigences du poste ;
• prévoir un lieu calme, propice à l’écoute et à l’échange afin que l’entretien permette de développer un dialogue constructif et informatif.

Pendant l’entretien, l’employeur a le choix d’utiliser différentes techniques, notamment :

• l’entretien chronologique, au cours duquel l’employeur questionne le candidat en retraçant les grandes étapes de son CV de manière chronologique ;
• l’entretien basé sur les compétences, au cours duquel l’employeur, en se basant sur des questions de mises en situation vécues, évalue la maîtrise de compétences clés liées au poste vacant.

Quelle que soit la technique utilisée, l’entretien doit permettre :

• de vérifier si le candidat maîtrise les compétences jugées indispensables pour pourvoir le poste ;
• et de recueillir des informations complémentaires sur :
  • son expérience professionnelle antérieure et les responsabilités assumées ;
  • sa carrière professionnelle à moyen et long terme ;
  • son parcours académique (accompli et/ou en cours) ;
  • sa motivation pour le poste, la société, le secteur d’activité ;
  • ses prétentions de rémunération ;
  • sa disponibilité (préavis à donner à son employeur actuel).

Par ailleurs, l’employeur doit aussi laisser l’opportunité au candidat de poser des questions sur son entreprise et le poste à pourvoir.

A l’issue de l’entretien, l’employeur et le candidat peuvent convenir des prochaines étapes du recrutement (entretien supplémentaire, tests, délais de décision, documents complémentaires à fournir…).

Tests et évaluation

L’employeur peut affiner son choix en soumettant les candidats à différents types de tests. Les tests les plus souvent utilisés sont :

• les tests de personnalité ;
• les tests de logique numérique (généralement des questions à choix multiples portant sur des calculs et des problèmes mathématiques) ;
• les tests de logique verbale (Ils testent les facultés d'analyse, de raisonnement ainsi que la maîtrise de la langue dans laquelle ils sont créés) ;
• les tests de graphologie, etc.

L’employeur peut également organiser des "assessment centers"(ou centres d’évaluation). L’assessment center est une combinaison d’exercices et de tests (individuels ou collectifs) tels que des jeux de rôle, des exercices de présentation, des discussions de groupe, etc. Il permet de mettre le candidat en situation professionnelle afin d’analyser de manière objective comment il réagit dans une situation donnée.

Vérifications

Avant d’émettre une promesse ou une offre d’embauche, voire jusqu’à la fin de la période d’essai, l’employeur peut demander au candidat/salarié de présenter certaines pièces, si elles présentent un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles du candidat, telles que :

• un extrait récent du casier judiciaire, si cela est indispensable pour le poste à pourvoir ;

• une copie certifiée conforme de la carte d’identité ou du passeport ;
• une copie (éventuellement certifiée conforme) des diplômes, etc.

L’employeur peut également demander au candidat de désigner des personnes de référence qu’il pourra contacter, avec son accord, afin de vérifier l’exactitude de son parcours professionnel.

Lors de la collecte de leurs données personnelles, les candidats doivent être informés :

• de l'identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de son représentant (ex : cabinet de recrutement X ; service des ressources humaines de la société Y);
• de la ou des finalités à la base du traitement (ex : gestion des candidatures) ;
• du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, (ex : le recueil d’informations sur les loisirs est facultatif) ;
• des conséquences à leur égard d’un défaut de réponse ;
• des personnes physiques ou morales destinataires des informations (ex : autres cabinets de recrutements) ;
• des conditions d’exercice de leur droit d’accès et de rectification ainsi que de leur droit d’opposition (ex : indication du service auprès duquel ces droits peuvent être exercés).

Tout candidat doit pouvoir obtenir sur demande et dans un délai raisonnable toutes les informations le concernant, y compris les résultats des analyses et des tests (psychologiques, graphologiques...) ou évaluations professionnelles éventuellement pratiqués.

Ce droit d’accès s’applique aux informations collectées directement auprès du candidat, aux informations éventuellement collectées auprès de tiers ainsi qu’aux informations issues des méthodes et techniques d’aide au recrutement.

Traitement de données à caractère personnel

Les traitements de données qui visent exclusivement la gestion des candidatures et des recrutements, ainsi que l’administration du personnel, sont exemptés de notification auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données.

Cependant, pour cela, le traitement de données concernant le candidat ne peut se rapporter :

• ni à des données relatives à la santé de la personne concernée ;
• ni à des données sensibles ou judiciaires ;
• ni à des données destinées à une évaluation de la personne concernée.

Par ailleurs, ces données ne peuvent être communiquées à des tiers, sauf dans le cadre de l’application d’une disposition légale ou réglementaire, ou pour autant qu’elles soient indispensables à la réalisation des objectifs du traitement.

Offre d’embauche ou promesse d’embauche

Après avoir évalué les compétences et contrôlé la fiabilité des candidats, l’employeur peut embaucher le candidat qui, à ses yeux, correspond le mieux au profil.

Si le contrat de travail ne peut pas être établi tout de suite, l’employeur peut formaliser sa volonté d’embaucher le candidat retenu en rédigeant :

• soit une offre d’embauche par laquelle il manifeste unilatéralement sa volonté d’engager le candidat.
  L’offre d’embauche mentionne, avec précision :
  • les conditions d’embauche du salarié ;
  • le délai maximum pour que le candidat accepte l’offre.

L’employeur peut retirer cette offre avant qu’elle ne soit acceptée par le candidat.

A partir de l’instant où le candidat donne son accord, l’offre d’embauche vaut contrat de travail ;

• soit une promesse d’embauche ou lettre d’engagement par laquelle l’employeur s’engage à établir un contrat de travail avec le candidat si celui-ci l’accepte.
  La promesse d’embauche mentionne, avec précision :
  • les conditions d’embauche de l’employé ;
  • la nature de la prestation de travail ;
  • la date d'embauche ;
  • la durée de l'engagement ;
  • la rémunération versée.

Il est recommandé d’assortir cette promesse d’un délai de validité.

Contrairement à l’offre d’embauche, l’employeur ne peut pas se rétracter. Il s’engage fermement à embaucher le candidat selon les termes figurant dans la promesse d’embauche.