A défaut de fiche de retenue d’impôt pour un salarié, l’employeur est obligé de l’imposer selon les dispositions tarifaires les plus onéreuses, c’est-à-dire sur base de la classe d’impôt 1 et du taux d’imposition de 30 %. Il devra ensuite procéder, le cas échéant, à une rectification lorsqu’il sera en possession de la fiche de retenue d’impôt.

Il sera donc utile d’informer le salarié des démarches qu’il a à effectuer pour obtenir sa fiche de retenue d’impôt.

La fiche de retenue d’impôt est valable uniquement pour l’année d’imposition au titre de laquelle elle est établie.

La démarche à suivre par le salarié diffère selon qu’il est résident au Luxembourg ou non résident et selon qu’il s’agit d’une première demande ou d’une demande ultérieure.

Qui est concerné ?

Chaque salarié doit remettre une fiche de retenue d’impôt à chacun de ses employeurs.

L’employeur doit être en possession de la fiche de retenue d’impôt du salarié afin de pouvoir procéder à la retenue d’impôt adéquate sur la rémunération du salarié qu’il a embauché.

Comment procéder ?

Demande pour un salarié résident

Premier emploi

Les personnes résidentes au Luxembourg qui occupent pour la 1ère fois un emploi salarié doivent demander une fiche de retenue d'impôt auprès de l'administration communale de leur domicile.

Les résidents de la ville de Luxembourg doivent, quant à eux, faire une demande en établissement d'une fiche de retenue d'impôt à l’Administration des contributions directes (bureau d’imposition RTS Luxembourg 2).

Années ultérieures

Pour les années d'imposition ultérieures, la fiche de retenue d'impôt est délivrée par l'administration communale (l’Administration des contributions directes en ce qui concerne les habitants de la ville de Luxembourg) sans démarche préalable du salarié résident, sur la base des données recueillies lors du recensement fiscal annuel du 15 octobre.

La fiche de retenue d'impôt est, en principe, envoyée d’office au domicile de l'intéressé dans les 3 premières semaines de janvier. Si au 21 janvier, les salariés ne sont pas en possession de leur fiche de retenue, il leur appartient d’en informer l’administration compétente..

Le salarié doit alors vérifier que les données le concernant sont correctes, demander leur rectification le cas échéant, puis remettre la fiche à son employeur.

Demande pour un salarié non résident

Premier emploi d'un salarié non résident au Luxembourg

Le salarié non résident qui occupe pour la 1ère fois un emploi salarié au Grand-Duché de Luxembourg adresse une demande en établissement d'une fiche de retenue d'impôt pour non-résidents au bureau d'imposition RTS Luxembourg non-résidents.

La demande doit être accompagnée des pièces suivantes :

• pour les salariés résidant en Belgique: un extrait du registre de la population / composition de ménage ;
• pour les salariés résidant en France :
  • célibataires sans enfant au ménage : photocopie lisible de la carte nationale d’identité ou du passeport certifiée conforme à l’original par le salarié lui-même ;
  • mariés, séparés, divorcés, veufs ou célibataires avec enfant(s) au ménage : photocopie lisible et complète du livret de famille certifié conforme à l’original par le salarié lui-même. La certification doit se faire par inscription de la mention “Certifié conforme à l’original” suivi de la date de la certification et de la signature du salarié sur la photocopie ;
  • pour les salariés résidant en Allemagne, la demande doit être accompagnée d’un "Haushalts-, Melde-" ou "Lebensbesheinigung"

Le bureau d'imposition établit la fiche de retenue d'impôt du salarié non-résident sur la base des informations et pièces reçues.

Lorsque le salarié occupe pour la première fois un emploi au Grand-Duché du Luxembourg, les inscriptions doivent correspondre à la situation effective existant au moment de l’établissement de la fiche de retenue d’impôt.

Années ultérieures

Chaque année, vers la mi-novembre, le salarié reçoit un formulaire partiellement rempli de demande en établissement d'une fiche de retenue d'impôt pour non-résidents. Il doit le compléter, y joindre les pièces requises et le renvoyer sous quinzaine au bureau d'imposition RTS Luxembourg non-résidents.

Le bureau d'imposition établit la fiche de retenue d'impôt du salarié non-résident sur la base des informations et pièces reçues.

La fiche de retenue d'impôt est, en principe, envoyée au domicile de l'intéressé dans le courant du premier trimestre de l’année concernée.

Le salarié doit alors vérifier que les données le concernant sont correctes, demander leur rectification le cas échéant, puis remettre la fiche à son employeur.

Modification de la fiche de retenue d’impôt

Dès réception de la fiche de retenue d'impôt, le salarié doit vérifier l’exactitude des données qui y figurent.

Etant donné qu'il est strictement interdit tant au salarié qu’à l’employeur d'apporter une modification quelconque à ces inscriptions, toute rectification est à demander sans délai auprès de l'autorité compétente qui a établi la fiche de retenue d'impôt.

En cas de changement d’état civil ou de situation familiale ayant une influence sur sa classe d’impôt,le salarié demande sa fiche d’impôt à son employeur et la transmet pour modification à l’autorité compétente :

• dans le cas du salarié résident :
  • pour un mariage ou une naissance : auprès de l’administration communale ;
  • pour un divorce, une séparation ou l’inscription d’enfant : auprès de l’Administration des Contributions directes ;
  • dans le cas du salarié non résident : le bureau d'imposition RTS Luxembourg non-résidents.

L’administration émet alors une nouvelle fiche de retenue d’impôt. Le salarié doit la remettre sans délai à son employeur qui devra tenir compte des modifications dans le calcul des salaires à venir.

Fiches de retenue d’impôt additionnelles

Lorsque le salarié s’apprête à occuper un emploi supplémentaire ou lorsque son conjoint occupe un nouvel emploi, il doit demander une fiche d’impôt additionnelle auprès de l’administration compétente :

• dans le cas du salarié résident, auprès de l’administration communale ou de l’Administration des contributions directes pour les salariés résidents ou ayant résidé dans la ville de Luxembourg à partir du 30 septembre 2009 ;
• dans le cas du salarié non résident, en envoyant une demande en établissement d’une fiche d’impôt pour salariés non résidents au bureau d'imposition RTS Luxembourg non-résidents.

L’administration émet alors une nouvelle fiche d’impôt ainsi qu’une fiche additionnelle. Le salarié doit remettre sans délai la fiche d’impôt qui le concerne à son employeur. Ce dernier devra tenir compte des éventuelles modifications dans le calcul des salaires à venir.

Dans le cas d’une imposition collective, la fiche d’impôt principale est émise au nom du conjoint qui touche la rémunération la plus stable et dont le montant annuel est le plus élevé. L’autre conjoint reçoit une fiche de retenue d’impôt additionnelle.

Lorsque le salarié travaille pour plusieurs employeurs, il remet la fiche de retenue d’impôt principale à son employeur principal (rémunération la plus stable et dont le montant annuel est le plus élevé) et les fiches de retenue d’impôt additionnelles aux employeurs qui lui versent des rémunérations supplémentaires.