A l’issue de la relation de travail, l’employeur doit procéder à certaines formalités :

• faire le décompte du salaire et établir le reçu pour solde de tout compte ;
• établir le certificat de travail ;
• désaffilier le salarié ;
• compléter la fiche de retenue d’impôt à la fin de la relation de travail.

La fiche de retenue d’impôt est valable seulement pour l’année d’imposition en cours. Si le salarié quitte l’entreprise au cours de l’année d’imposition, il doit demander à son employeur sa fiche de retenue d’impôt, afin de la remettre à son nouvel employeur.

Qui est concerné ?

Les formalités liées à la fiche de retenue d’impôt à la fin de la relation de travail concernent :

• l’employeur, et plus particulièrement, le service des Ressources Humaines en charge de la gestion administrative du personnel ;
• le travailleur salarié qui quitte la société et souhaite obtenir sa fiche de retenue d’impôt afin de la remettre à son nouvel employeur ;
• le cas échéant, des spécialistes de la paie et/ou de la fiscalité (fiduciaires,…) mandatés par l’employeur pour l’accompagner dans cette démarche.

Quels sont les prérequis ?

Compléter la fiche de retenue d’impôt à la fin de la relation de travail suppose que :

• le salarié ait transmis à l’employeur sa fiche de retenue d’impôt pour l’année d’imposition en cours ;
• l’employeur et/ou le salarié ai(en)t mis fin à leur relation de travail, que ce soit dans le cadre :
  • d’une démission ;
  • d’une séparation de commun accord ;
  • d’un licenciement ;
  • du départ à la préretraite ou en pension ;
  • du décès du salarié ;
  • de la cessation des activités de l’employeur.

Comment procéder ?

Dès la fin de la relation de travail, l’employeur doit :

• compléter l’extrait de compte placé au verso de la fiche de retenue d’impôt du salarié en indiquant notamment sous la rubrique "exemptions", les éventuelles indemnités versées au salarié :
  • indemnité de départ prévue par le contrat de travail ou la convention ;
  • indemnité pour résiliation abusive du contrat de travail ;
  • indemnité bénévole de licenciement allouée en cas de résiliation du contrat de travail par le travailleur ou par accord bilatéral des parties ;
  • indemnité de licenciement sur avis du comité de conjoncture ;
• remettre au salarié sa fiche de retenue d’impôt munie de l’extrait de compte dûment complété, afin que celui-ci puisse, le cas échéant, la remettre à son nouvel employeur.