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Arrêt de l'activité de l'employeur
Annuler diverses autorisations et inscriptions en cas de cessation de l’activité ou de départ du gérant/administrateur d'une société commerciale

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La société commerciale qui cesse son activité ou dont le gérant / l’administrateur quitte la société,  doit accomplir un certain nombre de démarches et de formalités pour se désaffilier ou faire annuler certaines autorisations en matière :

  • d’autorisation d’établissement ;
  • de sécurité sociale ;
  • de TVA ;
  • de Registre de Commerce ;
  • d’impôts directs, etc.

Qui est concerné ?

Toute société commerciale qui cesse son activité ou dont le gérant / l’administrateur quitte l’entreprise doit le signaler aux différents organismes auprès desquels elle est affiliée ou inscrite.

Ces démarches sont à effectuer, selon les causes de la cessation :

  • soit par les personnes compétentes pour engager la société en cas de départ du gérant / administrateur ;
  • soit par le cédant en cas de cession / transmission ;
  • soit par le liquidateur en cas de dissolution / liquidation ;
  • soit par le curateur en cas de faillite.

Les actes de clôture de dissolution / liquidation ou transfert vers l’étranger signés par-devant notaire doivent être enregistrés par le notaire auprès de l’Administration de l’enregistrement et des domaines dans les 15 jours suivant la signature. Le notaire se charge ensuite de les déposer au Registre de Commerce et des sociétés (RCS) et de les faire publier au Mémorial.

Les signataires d’actes sous seing privé (c.à.d. sans intervention d’un notaire) doivent, dans le mois suivant la signature, faire enregistrer leurs actes et les déposer aux fins de publication.

Quels sont les événements déclencheurs ?

Parmi les événements pouvant requérir une désaffiliation ou une annulation d’autorisations, on peut distinguer entre autres :

  • le départ à la retraite de l’administrateur / gérant titulaire de l’autorisation d’établissement ;
  • la maladie ou le décès de l’administrateur / gérant titulaire de l’autorisation d’établissement ;
  • le départ pour toute autre raison (démission, fin de mandat, cession de parts, etc.) de l’administrateur / gérant titulaire de l’autorisation d’établissement ;
  • la cession de l’entreprise ;
  • la dissolution / liquidation volontaire de la société ;
  • la dissolution / liquidation judiciaire de la société ;
  • la faillite de la société.

Dans le cas d’une cessation complète de l’activité, l’entreprise concernée pourra bénéficier d’une autorisation de vente sous forme de liquidation du ministre des Classes moyennes afin d’écouler son stock de marchandises ou un assortiment de ses biens à un prix inférieur au prix normalement demandé.

Quels sont les coûts ?

Seules les formalités d’enregistrement / dépôt / publication à accomplir auprès du RCS sont payantes.

Ces frais sont fixés d’après la grille de tarification du RCS et dépendent de la forme juridique de l’entreprise et du type d’acte déposé.

Comment procéder ?

Annulation de l’autorisation d’établissement

La société doit adresser une demande d’annulation d’une autorisation existante par envoi recommandé au service des autorisations du ministère des Classes moyennes.

La demande doit être dûment remplie, datée et signée par la ou les personnes compétentes pour engager la société.

Le motif de l’annulation (pour démission comme gérant / administrateur ou pour cessation de commerce) doit être indiqué et justifié par tout document probant, notamment :

  • lettre de démission du gérant / administrateur titulaire de l’autorisation d’établissement ;
  • copie de la décision de l’assemblée générale extraordinaire relative à la cessation de commerce ou au départ du gérant / administrateur titulaire de l’autorisation.

Désaffiliation auprès de la sécurité sociale

La société doit, dans les 8 jours suivant la cessation de l’activité, procéder à l’annulation de son adhésion auprès de la sécurité sociale. Elle devra pour ce faire :

Les déclarations doivent être dûment remplies, datées et signées par la ou les personnes compétentes pour engager la société. Elles indiquent notamment :

  • le matricule de l’indépendant / le matricule de l’employeur et le matricule du salarié ;
  • l’adresse de l’activité commerciale ;
  • le motif de cessation de l’activité / du départ du salarié ;
  • la date de fin de l’activité / dernier jour de travail.
    La déclaration de sortie pour indépendant doit être accompagnée, selon le cas :
    • de l’acte de cession de parts ou de démission enregistré ;
    • de l’autorisation d’établissement.

Le déclarant reçoit alors un accusé de réception aux fins de vérification.

Déclaration de cessation auprès de l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines

La société doit, dans les 15 jours suivant la cessation de l’activité commerciale, adresser une déclaration de cessation à l’Administration de l’enregistrement et des domaines.

La déclaration doit être dûment remplie, datée et signée par la ou les personnes compétentes pour engager la société. Elle indique notamment :

  • le numéro de TVA de l’entreprise ;
  • les coordonnées de la société ;
  • les coordonnées du repreneur éventuel ;
  • la valeur du fonds de commerce ventilée en fonction des différents taux de TVA applicables lors de la cession.

Pour toute cession, à l'exception de la cession d'une universalité totale ou partielle de biens à un autre assujetti, le cédant est tenu de facturer la taxe sur la valeur ajoutée et de déclarer et acquitter la taxe exigible.

Radiation auprès du Registre de commerce et des sociétés

Toute entreprise qui cesse son activité, quelque soit la forme juridique, doit demander sa radiation auprès du Registre de Commerce et des Sociétés en déposant le document actant de la cessation d’activité de l’entreprise.

Si cet acte a été passé par-devant notaire, c’est ce dernier qui se charge de son enregistrement (soit par voie électronique, soit sous format papier) auprès de l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines puis de son dépôt auprès du Registre de Commerce et des Sociétés.

Dans le cas d’un acte sous seing privé, ce dernier sera enregistré et déposé directement auprès du  Registre de Commerce et des Sociétés :

  • soit directement par voie électronique sur le site du RCS au moyen d’une carte Luxtrust.
    L’acte à déposer peut alors être transmis sous format électronique en même temps que le formulaire dynamique électronique ;
  • soit en déposant un formulaire de réquisition de radiation – Société commerciale en double exemplaire (1 original et 1 copie) auprès des guichets du RCS.
    Le formulaire de réquisition de radiation doit être accompagné du document destiné à la publication actant, selon le cas, le motif de la radiation en triple exemplaire (1 original et 2 copies).

Notification de la cessation auprès de l’Administration des Contributions Directes

Suite à la radiation de la société auprès du RCS, l’Administration des Contributions directes se charge de radier la société de ses livres après clôture de l’année fiscale et vérification de la conformité de la société avec ses obligations fiscales en matière de retenue d’impôt sur rémunération et de paiement d’avances et principal.

La société peut toutefois signaler la cessation par courrier au Bureau d’imposition compétent afin de faire annuler les avances fixées pour l’année suivante ou en cours.

Déclaration de la cessation d'exploitation d'un établissement classé

Tout exploitant d’un établissement classé qui cesse définitivement d'exploiter cet établissement doit déclarer cette cessation.

Pour ce faire, l’exploitant doit envoyer une déclaration par lettre recommandée avec avis de réception, en 4 exemplaires, à l’autorité compétente qui lui a délivré l’autorisation d’exploitation pour établissement classé.

Dans les 60 jours à compter de la réception de la déclaration de cessation d’exploitation, les autorités compétentes fixent les mesures pour assurer la protection de l’environnement et garantir la sécurité des travailleurs, du public et du voisinage en général, la cas échéant.

L’exploitant peut, le cas échéant, être tenu de :

  • décontaminer le site ;
  • l’assainir ;
  • le remettre en état.

La société doit également, en fonction de son activité, notamment :

  • pour le commerçant, notifier la cessation d’activité à la Chambre de Commerce ;
  • pour l’artisan, renvoyer la carte d’artisan à la Chambre des Métiers qui se charge alors d’en informer les organismes de sécurité sociale ;
  • en cas d’activité industrielle , informer le ministère de l’Économie et du Commerce extérieur / la Fedil.

Formulaire(s) et document(s) associé(s)

Besoin d'aide ?

L'ensemble des documents peuvent être remplis (en ligne ou à la main) et renvoyés par voie postale. Les formulaires marqués du symbole signable électroniquement peuvent être signés électroniquement avec un produit LuxTrust et être transmis par Internet à l’organisme compétent, accompagnés le cas échéant des pièces / annexes requises (scannées au format PDF).




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