Les établissements d'hébergement doivent vérifier l'identité des voyageurs qu'ils hébergent et remplir ou leur faire remplir des fiches d'hébergement.

Les logeurs peuvent transmettre ces données par voie électronique de 3 façons :

• en saisissant les fiches directement dans l'application de collecte électronique accessible par internet.
  Cette application requiert une demande d'accès préalable. Son utilisation est gratuite ;
• en exportant un fichier au format XML depuis votre logiciel hôtelier et en le transmettant via l'application de collecte électronique accessible par internet.
  Cette méthode évite une double saisie des données à transmettre. Les frais d'adaptation de votre logiciel sont à votre charge, mais devraient pouvoir être partagés entre tous les utilisateurs d'un même logiciel ;
• en interfaçant directement votre système hôtelier avec un webservice permettant de transmettre des fiches en temps réel.
  Dans ce cas, les frais d'adaptation de votre logiciel sont à votre charge.

Qui est concerné ?

Tout établissement d'hébergement collectif ou d'hébergement touristique privé doit remplir / faire remplir des fiches d'hébergement pour toute personne ou groupe de personnes hébergés.

Endéans une période transitoire de 2 ans, l’utilisation de fiches d'hébergement sous forme électronique est obligatoire pour :

• les établissements d’hébergement de 10 chambres ou plus ;
• les campings de 25 emplacements ou plus.

Quels sont les prérequis ?

L'utilisation de l’application des fiches d’hébergement n'est possible que dans les configurations suivantes :

Systèmes d'exploitation :

• Windows 2000
• Windows XP
• Windows Vista 32 et Vista 64
• Windows 7
• Mac OS

Navigateurs Internet :

• Internet Explorer 6 ou supérieur
• Mozilla Firefox

Comment procéder ?

Accès à l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement

Pour pouvoir utiliser l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement, vous devez :

1. télécharger et imprimer la demande d’accès ;
2. lire attentivement, remplir et signer la demande d’accès ;
3. envoyer la demande d’accès par la poste à l’adresse suivante :
   Centre des Technologies de l’information de l’Etat
   Secrétariat Technique - Fiches d’hébergement
   1, rue Mercier
   L-2144 Luxembourg
   
   Dans un premier temps, vous recevrez par Email le code PIN qui vous permettra de vous connecter au système.
   Ce code PIN ne sera utilisable que lorsque les étapes 4 et 5 auront été complétées avec succès.
   
   Dans un second temps, vous recevrez par voie postale le matériel nécessaire pour vous connecter au système.
   Ce matériel comporte une carte à puce et un lecteur de carte.
   
4. télécharger et installer le middleware pour smartcard LuxTrust qui convient sur l'ordinateur que vous allez utiliser pour vous connecter au système des fiches d’hébergement ;
5. brancher le lecteur de carte à l'ordinateur et insérer la carte ;
6. vous connecter à l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement et saisir votre code PIN.

Vous pourrez ensuite procéder à la saisie des fiches et accéder aux autres fonctionnalités du système décrites dans le manuel utilisateur.

Fiches individuelles - voyageurs seuls ou accompagnés

Le jour de l'arrivée du voyageur, l'établissement d'hébergement doit remplir ou faire remplir une fiche d'hébergement par le voyageur.

Le logeur doit exiger les pièces d'identité des voyageurs de 15 ans et plus afin de vérifier les renseignements fournis.

Pour saisir les données requises, le logeur se connecte à l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement (voir le manuel utilisateur) et crée une nouvelle fiche individuelle.

Il doit alors indiquer les informations concernant :

• le voyageur principal :
  • nom ;
  • prénom ;
  • date de naissance ;
  • lieu de naissance ;
  • nationalité ;
  • numéro de pièce d’identité ;
  • adresse.
• le séjour :
  • date d’arrivée ;
  • durée ou date de départ ;
  • but du séjour (loisirs, affaires, etc.).
• chaque personne de 15 ans et plus accompagnant le voyageur :
  • nom ;
  • prénom ;
  • date de naissance ;
  • lieu de naissance.
• le nombre d’enfants de moins de 15 ans accompagnant le voyageur ;
• les véhicules (plaque et pays d’immatriculation).

Fiches groupe - groupes ou voyages organisés

Le jour de l'arrivée du groupe, l'établissement d'hébergement doit remplir ou faire remplir une fiche d'hébergement par le responsable du groupe.

Le logeur doit exiger la pièce d'identité du responsable du groupe afin de vérifier les renseignements fournis.

Pour saisir les données requises, le logeur se connecte à l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement (voir le manuel utilisateur) et crée une nouvelle fiche groupe.

Il doit alors indiquer les informations concernant :

• le chef de groupe :
  • nom ;
  • prénom ;
  • date de naissance ;
  • lieu de naissance ;
  • nationalité ;
  • numéro de pièce d’identité ;
  • adresse.
• le séjour :
  • date d’arrivée ;
  • durée ou date de départ ;
  • but du séjour (loisirs, affaires, etc.).
• chaque personne de 15 ans et plus composant le groupe ;
  • nom ;
  • prénom ;
  • date de naissance ;
  • lieu de naissance ;
  • pays de résidence.
• le nombre d’enfants de moins de 15 ans composant le groupe ;
• les véhicules (plaque et pays d’immatriculation).

Les fiches saisies sont automatiquement transmises aux administrations compétentes en la matière.