La facture joue un rôle essentiel en matière de comptabilité et de fiscalité. D’une part, elle tient lieu de pièce justificative des écritures comptables, d’autre part, elle permet d’établir le montant de TVA à déduire ou à payer.

L'existence d'une facture en bonne et due forme est également essentielle en matière de recouvrement des créances du fait qu’elle constitue une preuve de l’existence d’un contrat entre le vendeur ou le prestataire de services et le preneur.

Pour être valable, la facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires et être émise dans des délais précis.

Qui est concerné ?

Est tenu d’émettre une facture :

• toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée ;
• tout commerçant en nom propre ou toute société commerciale qui vend un bien ou effectue une prestation de services à un autre assujetti.

Pour des transactions entièrement privées et non régulières, l'émission d'une facture n'est pas d'usage.

Pour des relations avec des clients-consommateurs, l'émission d'une facture n'est pas obligatoire, mais il est néanmoins d'usage d'établir une facture, notamment pour des raisons de preuve, car elle est le plus souvent le seul document écrit permettant de prouver l'existence et les modalités d'un contrat.

Comment procéder ?

Emission d'une facture

Le vendeur ou prestataire de service doit émettre la facture :

• au plus tard le 15^ème jour du mois :
  • qui suit celui au cours duquel la livraison de biens ou la prestation de services a été effectuée ;
  • au cours duquel les livraisons de biens ou prestations de services ont été effectuées dans le cas d’une facturation périodique ;
• au plus tard lors de l'encaissement de l’acompte en cas de versement d'un acompte.

Rien n'interdit toutefois au commerçant d'émettre sa facture le plus tôt possible.

Toute facture émise doit contenir certaines mentions obligatoires. A défaut, l’émetteur de la facture ne pourrait pas faire valoir le concept de la facture acceptée, même si le client n’a pas contesté en temps utile.

En matière de TVA, les factures dont le montant TVA comprise dépasse 100 euros doivent contenir les mentions suivantes :

• la date de délivrance ;
• un numéro séquentiel, basé sur une ou plusieurs séries, qui identifie la facture de façon unique ;
• le numéro d'identification à la TVA du vendeur ;
• le cas échéant, le numéro d'identification à la TVA du client ;
• le nom complet et l'adresse de l'assujetti et de son client ;
• la quantité et la nature des biens livrés ou l'étendue et la nature des services rendus ;
• la date à laquelle est effectuée ou achevée la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte, dans la mesure où une telle date est déterminée et différente de la date d'émission de la facture ;
• la base d'imposition pour chaque taux ou exonération, le prix unitaire hors taxe, ainsi que les escomptes, rabais, ou ristournes éventuels, s'ils ne sont pas compris dans le prix unitaire ;
• le taux de TVA appliqué ;
• le montant de la taxe à payer.

En dehors des mentions obligatoires, la facture doit mentionner, le cas échéant, les informations complémentaires suivantes :

• exonération de TVA ou  "le client est redevable de la taxe" ;
• application du régime de la marge bénéficiaire ;
• livraison intracommunautaire d’un moyen d’un transport neuf.

En matière de TVA, les factures dont le montant TVA comprise ne dépasse pas 100 euros doivent contenir les mentions suivantes :

• la date d’émission ;
• le nom et l’adresse du fournisseur du bien ou du prestataire du service ;
• la quantité et la nature des biens livrés respectivement l’étendue et la nature des services rendus ;
• le prix taxe comprise ;
• le taux de la taxe.

En dehors des mentions fiscales, toute facture doit mentionner :

• pour les sociétés :
  • la dénomination et/ou la raison sociale ;
  • la forme juridique, reproduite lisiblement et en toutes lettres (avant ou après la dénomination pour les SA) ;
  • l'indication précise du siège social (ne s’applique pas aux sociétés coopératives) ;
  • les mots "Registre de commerce  et des sociétés, Luxembourg" ou les initiales "R.C.S. Luxembourg" suivis du numéro d'immatriculation (ne s’applique pas aux sociétés coopératives) ;
  • pour les sociétés à responsabilité limitée, l'indication du capital social est également obligatoire.
• pour les artisans et commerçants en nom propre : la mention de leur profession et le numéro de leur autorisation d'établissement.

Il est possible de prévoir, sur la facture, des modalités de paiement ; à défaut, la facture est payable directement.

L'assujetti est tenu de conserver un double de toutes les factures émises.

Principe de la facture acceptée

Entre commerçants, l’existence d’un contrat peut se prouver au moyen d’une facture acceptée, que l’acceptation soit expresse ou tacite.

En cas de paiement sans réserve ou de silence du preneur au-delà du temps nécessaire pour prendre connaissance de la facture, pour contrôler ses mentions, ainsi que les fournitures auxquelles elle se rapporte, la facture peut être considérée comme acceptée.

A défaut de dispositions légales à ce sujet, les tribunaux retiennent généralement que la facture est présumée acceptée après un délai de 4 à 8 semaines.

Les juridictions ont, parfois même, admis que les courriers entre commerçants qui n’ont pas été suivis d’une contestation étaient censés être acceptés quant à leur contenu.

L’acheteur peut toutefois renverser cette présomption en établissant, soit qu’il a protesté en temps utile, soit que son silence s’explique autrement que par une acceptation.

Le concept de la facture acceptée n’existe qu’à l’égard des commerçants et non pas à l’égard d’un consommateur final privé.

Contestation d'une facture

Il est impératif de vérifier, sans délai, les factures ainsi que tout autre document commercial reçu.

En effet, si la facture ou tout autre document commercial n’étaient pas bien fondés, le commerçant se doit, sous peine de se voir opposer par la suite le concept de la facture (du courrier) acceptée, de contester, de préférence par écrit.

Les contestations doivent être précises et claires.