Depuis le 1^er janvier 2011, les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 100.000 euros doivent présenter leurs comptes conformément au plan comptable normalisé (PCN).

Pour ces entreprises, les comptes clôturés à partir du 31 décembre 2011 doivent désormais :

• être préparés et validés sous format électronique sur la plateforme de Collecte des Données Financières (eCDF) ;
• avant d’être déposés par voie électronique auprès du Registre de Commerce et des Sociétés (RCS).

Les données comptables ainsi harmonisées et structurées seront archivées et conservées sur support informatique par la Centrale des bilans.

Qui est concerné ?

La validation préalable des comptes sur la plateforme eCDF est obligatoire pour :

• toutes les entreprises soumises au plan comptable normalisé (PCN) ;
• ainsi que les sociétés de participation financière (Soparfi) qui n’utilisent pas les normes IFRS.

Quels sont les prérequis ?

Pour pouvoir utiliser la plateforme eCDF, l’utilisateur doit au préalable :

• disposer d’une carte LuxTrust professionnelle activée ;
• et transmettre une demande d’utilisation eCDF- comptes annuels au Helpdesk eCDF en précisant si les données comptables seront transmises :
  • via les formulaires PDF standardisés disponibles sur la plateforme ;
  • et/ou via une interface de transfert de fichiers XML/XBRL à partir d’un outil comptable.

Le “gestionnaire principal des utilisateurs du système” reçoit alors ses accès :

• à eCDF ;
• à l’application de gestion des utilisateurs internes (CIGUE) qui lui permet de définir les accès pour ses collègues ;
• à l’application de gestion des mandats (CIMAN) qui lui permet de définir les entreprises pour lesquels il agit en tant que mandataire.

Comment procéder ?

Validation électronique des documents comptables sur eCDF

L'entreprise soumise au PCN (ou Soparfi n’utilisant pas les IFRS) doit préparer ses documents comptables (bilan, comptes de profits et pertes et solde des comptes conforme au PCN) sur la plateforme eCDF :

• soit en utilisant les formulaires de collecte des données PDF standardisés ;
• soit en transférant des fichiers XML/XBRL vers la plateforme eCDF.

La plateforme eCDF procède alors à des contrôles arithmétiques des données saisies et les valide.

Dépôt électronique de la liasse comptable auprès du RCS

Une fois les documents comptables validés sur la plateforme eCDF, l’entreprise doit déposer la liasse comptable (documents comptables structurés + autres documents non structurés) par voie électronique auprès du RCS.

Le RCS récupère alors automatiquement les données comptables structurées depuis la plateforme eCDF.

Archivage des données par la Centrale des bilans

Les données comptables ainsi harmonisées et structurées seront ensuite archivées et conservées sur support informatique par la Centrale des bilans.

La Centrale des bilans assurera :

• la diffusion des informations comptables auprès des administrations (impôts directes, TVA, etc.) de sorte que les entreprises n’auront plus à transmettre leurs données comptables à différentes administrations ;
• la diffusion des informations comptables auprès des tiers (créanciers, concurrents, tous tiers intéressés) dans les limites des dispositions légales ;
• la mise à disposition, à terme, de dossiers d’analyse financière.