Pour des raisons de transparence et de protection vis-à-vis des tiers, les entreprises sont tenues de déposer leurs comptes annuels par internet auprès du Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) et de faire mentionner au Mémorial que le dépôt a été effectué.

Le public peut alors consulter les comptes ainsi déposés en en faisant la demande auprès du RCS.

Qui est concerné ?

Les comptes annuels des entreprises suivantes doivent être déposés auprès du RCS :

• sociétés de capitaux (SA, SARL, SECA, sociétés coopératives, SE) ;
• sociétés de personnes (SENC et SECS) et commerçants personnes physiques dont le chiffre d’affaires annuel hors TVA est supérieur à 100.000 euros ;
• succursales luxembourgeoises de sociétés étrangères (sauf établissements de crédit et sociétés d'assurance ou de réassurance) ;
• groupements (GIE, GEIE) ou succursales de groupements.

Quels sont les délais à respecter ?

Les comptes annuels et l'affectation des résultats doivent être approuvés dans les 6 mois suivant la clôture de l'année civile (commerçants personnes physiques) ou de l'exercice social (personnes morales) :

• par l'assemblée générale des associés dans le cas d’une SARL ;
• par l'assemblée générale des actionnaires dans le cas d’une SA ;
• par l’assemblée générale des actionnaires avec l’accord des gérants dans le cas d’une SECA (ou SCA) ;
• par les gérants dans le cas d’une SENC ;
• par le commerçant personne physique lui-même dans le cas d’une entreprise en nom propre.

Les comptes annuels doivent être déposés dans le mois suivant leur approbation, c’est-à-dire au plus tard 7 mois après la clôture de l’année civile / de l'exercice social.

Quels sont les prérequis ?

Sauf si elles sont autorisées à utiliser les normes IFRS, les entreprises qui déposent leurs comptes doivent :

• présenter leur solde des comptes conformément au plan comptable normalisé (PCN) ;
• et faire valider leurs comptes annuels sur la plateforme eCDF avant de les déposer auprès du RCS.

Quels sont les coûts ?

Les frais d’enregistrement, de dépôt et de publication sont disponibles sur la page Tarifs du RCS.

Comment procéder ?

Dépôt par internet

Le déposant doit déposer sa liasse comptable par dépôt électronique auprès du RCS au moyen d’une carte LuxTrust.

Lors du dépôt, il doit notamment :

• indiquer, le cas échéant, que les comptes annuels ont bien été validés sur la plateforme eCDF en cochant la case appropriée afin que le RCS récupère automatiquement les données comptables depuis la plateforme eCDF, à savoir :
  • le bilan ;
  • le compte de profits et pertes ;
  • et le solde des comptes ;
• joindre les autres documents non structurés au format PDF/A, à savoir :
  • la mention du dépôt ;
  • l'annexe ;
  • le rapport de gestion ;
  • le rapport de la personne chargée du contrôle des comptes ;
  • les comptes annuels pour les entreprises non soumises au PCN (ex.: Soparfi).

Une fois le dépôt traité, les documents déposés portant l'étiquette virtuelle de preuve du dépôt du RCS peuvent être téléchargés dans la rubrique "réponse du RCS".

Publication et consultation des comptes

Dans les 2 mois suivant le dépôt, le RCS transmet les documents à publier au Service Centrale de Législation.

Seule la mention du dépôt est publiée au Mémorial C. Les comptes annuels déposés seront alors consultables sur demande :

• soit en PDF via la rubrique "Consulter une personne" du site du RCS ;
• soit, à terme, sous un format structuré (xls, xml) auprès de la Centrale des Bilans.

La mention du dépôt n'est toutefois pas publiée et les comptes ne sont pas consultables pour les entreprises suivantes :

• SENC et SECS lorsque tous les associés sont des SA, SARL, SCA (ou une forme étrangère comparable) et qu’aucune d’elles ne publie les comptes de la société concernée conjointement avec ses propres comptes ;
• commerçants personnes physiques.