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Actes de sociétés commerciales et civiles
Faire publier des convocations à l'assemblée générale d'une SA
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Organisme(s) de contact
Les sociétés anonymes et les sociétés européennes (qui fonctionnent sur le même modèle que les sociétés anonymes) doivent tenir une assemblée générale au moins une fois par an, dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, dans la commune, aux jour et heure indiqués par les statuts.
Lorsque toutes ou certaines actions sont au porteur, les convocations aux assemblées générales doivent être publiées au Mémorial ainsi que dans un journal luxembourgeois.
La publication de ces convocations au Mémorial suit une procédure différente des autres publications : les textes des convocations ne doivent pas être déposés au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) mais directement transmis à l’entité en charge de leur publication au Mémorial.
Qui est concerné?
La publication des convocations relève de la responsabilité de l’organe qui convoque l’assemblée, c’est-à-dire :
- le conseil d’administration ;
- le directoire ;
- le conseil de surveillance ;
- les commissaires.
Il est toutefois fréquent de déléguer les formalités de publication à une fiduciaire ou à une société spécialisée dans la livraison de courriers.
NB : en plus de l’assemblée générale annuelle obligatoire, le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée générale dans un délai d’un mois lorsque des actionnaires représentant 1 / 10 du capital social en font la demande par écrit, indiquant également l’ordre du jour.
Comment procéder ?
Contenu de la convocation
Lorsque le mode de convocation des assemblées générales n'est pas défini par les statuts, il y a lieu de suivre le régime par défaut prévu par la loi.
Les convocations doivent contenir l'ordre du jour de l'assemblée générale, qui, dans le cas des assemblées générales ordinaires annuelles, inclut normalement les points suivants :
- la soumission des rapports du conseil d’administration et du commissaire aux comptes ou réviseur d’entreprises ;
- l’approbation des comptes annuels et l’affectation des résultats ;
- la décharge du conseil d'administration (et du commissaire aux comptes, si applicable) ;
- les nominations statutaires.
Les comptes annuels et les rapports du conseil d’administration et du commissaire aux comptes ou du réviseur d’entreprises devront par ailleurs être mis à disposition de tous les actionnaires au siège social, 15 jours avant l'assemblée.
NB : un ou plusieurs actionnaires disposant ensemble de 10 % au moins du capital social peuvent demander l’inscription d’un ou plusieurs nouveaux points à l’ordre du jour de toute assemblée générale. Cette demande est adressée au siège social par lettre recommandée 5 jours au moins avant la tenue de l’assemblée.
Forme et délais de convocation
L’organe qui convoque une assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) doit faire publier des convocations à l’attention des actionnaires :
- dans le Mémorial C – Recueil des Sociétés et Associations ;
- dans un journal publié au Grand-Duché de Luxembourg.
Ces publications doivent paraître 2 fois :
- la 1ère publication doit paraître au moins 8 jours ouvrables avant la 2nde publication ;
- la 2nde publication doit paraître au moins 8 jours ouvrables avant l'assemblée.
Les délais de convocation peuvent être librement augmentés par les statuts mais en aucun cas réduits.
NB : dans le cas où le quorum de présence n’est pas atteint lors d’une 1ère assemblée générale extraordinaire, les convocations à une 2nde assemblée générale extraordinaire devront être publiées dans le Mémorial et dans 2 journaux au Luxembourg 2 fois à 15 jours d'intervalle au moins et 15 jours avant l'assemblée.
Les textes des convocations aux assemblées générales à publier au Mémorial sont à adresser directement à l’Association Momentanée Imprimerie Centrale / Victor Buck :
- 2 jours avant la date de publication souhaitée ;
- de préférence par courrier électronique à l'adresse : memorial@legitech.lu.
Des lettres simples seront en outre adressées aux actionnaires en nom 8 jours avant l'assemblée ;
NB : lorsque toutes les actions sont nominatives, les convocations peuvent être faites uniquement par lettres recommandées.
Formulaire(s) et document(s) associé(s)
Besoin d'aide ?
L'ensemble des documents peuvent être remplis (en ligne ou à la main) et renvoyés par voie postale. Les formulaires marqués du symbole 
peuvent être signés électroniquement avec un produit LuxTrust et être transmis par Internet à l’organisme compétent, accompagnés le cas échéant des pièces / annexes requises (scannées au format PDF).
