Les commandes publiques sont précédées, sauf exceptions, par le recours au libre jeu de la concurrence moyennant publication des avis de marché sur le portail des marchés publics.

L’élaboration du dossier de soumission suivie de la remise de l’offre constituent des étapes décisives  dans les différentes procédures de passation des marchés publics.

Le marché n’est pas automatiquement adjugé à l’entreprise (le soumissionnaire) ayant présenté l’offre la moins chère. Au cours de la procédure, le pouvoir adjudicateur (l’Etat, les communes, les établissements publics ou les syndicats de communes) tient compte de critères de sélection et d’attribution bien précis.

Qui est concerné ?

Tout opérateur économique, toute personne physique ou morale ou tout groupement de personnes qui peuvent satisfaire aux conditions énoncées dans le cahier des charges d’un marché public peuvent élaborer un dossier de soumission pour ensuite remettre une offre dans le cadre de la procédure de passation.

L’entreprise peut opter pour différents modes de passation des marchés publics :

• par corps de métiers séparés (par professions) ;
• par lots ;
• par entreprise générale.

Quels sont les prérequis?

Une fois que l’entreprise a identifié un marché potentiellement intéressant ou qu‘elle  a été contactée directement par un pouvoir adjudicateur pour  remettre une offre, elle doit notamment vérifier :

• si les moyens (humains, techniques, financiers, etc.) dont elle dispose sont en adéquation avec les prestations à fournir ;
• si les délais imposés peuvent être respectés.

Les conditions à remplir pour soumettre une offre sont détaillées dans le cahier spécial des charges joint à l’avis de marché ou transmis à l’entreprise (procédures sans avis). Y figurent notamment :

• les critères d’adjudication, leur pondération et la méthode de notation des points ;
• les critères minima de participation, en cas de soumission publique ;
• le délai d’exécution ;
• les pénalités de retard ;
• éventuellement les primes d’achèvement avant délai ;
• la description technique des variantes ;
• les assurances à contracter.

Comment procéder ?

Types de procédures

Il existe plusieurs types de procédures de passation des marchés publics :

• les procédures normales, pour lesquelles la publicité des avis est requise ;
• les procédures d’exception applicables en fonction, notamment, de l’envergure du marché :
  • la procédure négociée ou procédure restreinte sans publication d´avis ;
  • la procédure négociée ;
  • la procédure négociée avec ou sans publication préalable ;
  • le dialogue compétitif.

Elaboration du dossier de soumission

L’entreprise doit respecter à la lettre les exigences fixées par le cahier des charges. Ce document définit la prestation/fourniture à assurer, les modalités de remise de l’offre et les documents exigés par le pouvoir adjudicateur.

Tout dossier qui ne respecte pas les exigences du cahier des charges sera irrecevable.

Le dossier de soumission permet notamment à l’entreprise :

• de présenter l’entreprise ou les membres du groupement d’entreprises ;
• de faire valoir son expérience ;
• d’indiquer ses moyens et garanties financières dont elle dispose ;
• de mettre en avant les atouts qui la distinguent de ses concurrents ;
• de définir son projet.

Remise de l’offre

Pour être éligible, l’entreprise doit impérativement respecter la date et l’heure de remise des candidatures / des offres.

Le dossier peut être remis en mains propres contre récépissé ou envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception.

Attestations administratives

En fonction de la procédure, l’entreprise doit en outre  prouver qu’elle est en règle avec ses obligations en joignant à son offre :

• une attestation de non obligation vis-à vis du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) ;
• une attestation de conformité aux obligations / d’assujettissement à la TVA de l’Administration de l'enregistrement et des domaines ;
• une attestation de non-obligation vis-à-vis de l’Administration des contributions directes ;
• un extrait de casier judiciaire.

Le cas échéant, les sous-traitants nationaux et étrangers doivent également produire ces attestations.