Pour pouvoir embaucher sur le marché international des salariés hautement qualifiés et spécialisés, ainsi que les attirer au Luxembourg, les employeurs peuvent être dans l’obligation de prendre à leur charge une large partie des frais de déménagement, de logement et de voyage de ces salariés.

L’employeur peut alors, sur demande auprès de l’Administration des contributions directes (ACD), être autorisé à :

• prendre en charge ces frais sans qu’ils soient considérés comme un revenu (avantage en nature) dans le chef du salarié hautement qualifié ;
• et déclarer ces frais en tant que dépenses d’exploitation dans le chef de l’entreprise.

Qui est concerné ?

L’ACD définit le salarié hautement qualifié et spécialisé, comme :

• le salarié qui, travaillant habituellement à l’étranger, est détaché par une entreprise située hors du Luxembourg, pour exercer temporairement une activité salariée dans une entreprise établie au Luxembourg appartenant au même groupe international ;
• le salarié directement recruté à l'étranger par une entreprise établie au Luxembourg, pour y exercer temporairement une activité salariée.

Par “groupe international”, on entend des entreprises financièrement liées et établies tant au Luxembourg que dans au moins 2 pays autres que le Luxembourg.

En présence de sociétés, celles-ci forment un groupe lorsque l’une détient directement ou indirectement 25 % ou plus du capital de l’autre société ou des voix attachées aux parts émises par celle-ci.

Quels sont les prérequis ?

Conditions générales concernant le salarié hautement qualifié et spécialisé

Le salarié hautement qualifié et spécialisé doit :

• apporter une contribution économique significative ou contribuer à la création de nouvelles activités économiques à haute valeur ajoutée au Luxembourg ;
• remplir les conditions de contribuable résident ;
• ne pas avoir été fiscalement domicilié au Luxembourg, ni y avoir été soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques du chef de revenus professionnels, au cours des 5 années d’imposition précédant celle de son entrée en service au Luxembourg ;
• être titulaire d’un diplôme d’enseignement supérieur et disposer de connaissances techniques approfondies, ou avoir acquis une expérience professionnelle spécialisée d’au moins 5 ans dans le secteur concerné dont l’entreprise indigène a besoin ou que l’entreprise indigène cherche à développer au Luxembourg .

Conditions supplémentaires concernant le salarié en cas de détachement intragroupe

Le salarié hautement qualifié et spécialisé détaché à partir d’une entreprise située hors du Luxembourg et faisant partie d’un groupe international doit en plus :

• justifier d’une ancienneté d’au moins 5 ans dans le groupe international ou avoir acquis une expérience professionnelle spécialisée d’au moins 5 ans dans le secteur concerné ;
• une relation de travail doit exister entre l’entreprise d’envoi et le salarié pendant la période de détachement ;
• l’affectation temporaire du salarié détaché doit être assortie d’un droit de retour à l’établissement détachant à l’issue de la période de détachement ;
• un contrat relatif au détachement du salarié, conclu entre l’entreprise d’envoi et l’entreprise indigène, doit exister.

Conditions supplémentaires concernant le salarié en cas de recrutement

Le salarié hautement qualifié et spécialisé directement recruté à l’étranger doit avoir acquis une spécialisation approfondie dans un secteur ou une profession caractérisés par des difficultés de recrutement au Luxembourg .

Conditions concernant l’entreprise luxembourgeoise

L’entreprise indigène doit :

• occuper ou s’engager à occuper à moyen terme au moins 20 salariés travaillant à temps plein au Luxembourg ;
• seul 10 % de l’effectif total de l’entreprise (emplois à temps plein) peut bénéficier de cette mesure. Cette condition n’est pas exigée pour les entreprises établies au Luxembourg depuis moins de 10 ans.

Conditions contractuelles

Le salarié doit :

• exercer son activité professionnelle à titre principal ;
• toucher au Luxembourg une rémunération mensuelle fixe au moins égale au montant maximum de l’assiette cotisable soit 5 fois le salaire social minimum (montant brut avant incorporation des avantages en espèces et en nature) ;
• mettre ses connaissances spéciales et son savoir-faire au profit du personnel de l’entreprise indigène en vue de stimuler des activités soutenables au Luxembourg.

Conditions d’entrée et séjour du salarié ressortissant de pays tiers

Le salarié ressortissant d’un pays tiers (c’est–à-dire qui n’est ni membre de l’Union européenne (UE), ni considéré comme un pays assimilé) doit également demander une autorisation de séjour avant d’entrer au Luxembourg :

• les salariés directement recrutés à l’étranger par une entreprise établie au Luxembourg demandent une autorisation de séjour pour salarié hautement qualifié ;
• les salariés détachés à partir d’une entreprise située hors du Luxembourg et faisant partie d’un groupe international demandent une autorisation de séjour pour travailleur détaché.

Comment procéder ?

Demande d’octroi du régime

Pour pouvoir déduire, en tant que dépenses d’exploitation, les frais de déménagement des salariés hautement qualifiés et spécialisés embauchés ou détachés depuis l’étranger qu’il prend en charge, l’employeur doit introduire une demande auprès du bureau d’imposition compétent au plus tard 2 mois après l’entrée en service du salarié.

La demande doit indiquer :

• les compétences requises par son entreprise ;
• la justification de l’embauche d’un salarié provenant de l’étranger ;
• les explications et éléments prouvant le lien causal entre l’activité exercée et la dépense engagée.

Si le régime fiscal est accordé, les frais de déménagement ainsi pris en charge par l’employeur constituent des dépenses d’exploitation dans le chef de l’entreprise.

Ils ne sont alors pas considérés comme un revenu (avantage en nature) dans le chef du salarié hautement qualifié.

Dépenses et charges de déménagement éligibles

Les frais et dépenses de déménagement éligibles en tant que dépenses d’exploitation sont les suivants, pour autant que les sommes exposées ne dépassent pas un montant raisonnable :

• dépenses et charges non répétitives entraînées par le déménagement :
  • frais de déménagement pour transférer le domicile du salarié hautement qualifié ;
  • frais d’aménagement d’un logement au Luxembourg ;
  • frais de voyage à la suite de circonstances spéciales (naissance, mariage, décès d’un membre de la famille) ;
  • frais de retour définitif dans l’Etat d’origine à l’issue de l’affectation du salarié hautement qualifié, y compris les frais occasionnés de déménagement ;
• dépenses et charges répétitives entraînées par le déménagement transfrontalier :
  • frais de logement de la résidence au Luxembourg ;
  • frais d’un voyage annuel entre le Luxembourg et l’Etat d'origine pour le salarié lui-même, son conjoint ou partenaire et les enfants de son ménage ;
  • égalisation fiscale des impôts indigènes (“tax equalisation”)  ;

• frais de scolarisation des enfants ;
• indemnité forfaitaire visant à couvrir le différentiel du coût de la vie entre le Luxembourg et l’Etat d’origine.