Les activités commerciales, artisanales et industrielles, ainsi que certaines professions libérales sont soumises à une autorisation d’établissement préalable.

Cette autorisation d’établissement est octroyée – endéans une semaine, en cas de présentation d’un dossier complet – à l’entreprise (le professionnel exerçant en nom propre ou la société) si :

• la personne chargée de la gestion ou de la direction de l'entreprise remplit les conditions légales de qualification et d’honorabilité professionnelles correspondant à l’activité visée ;
• et l’entreprise dispose d’un lieu d’exploitation fixe au Luxembourg (pas d’entreprise "boite à lettres").

Toute personne peut se faire assister par l’Espace entreprises de la Chambre de Commerce, le service "Contact entreprise" de la Chambre des Métiers, ou par le bureau de renseignements du ministère des Classes moyennes pour préparer sa demande d’autorisation.

La demande doit être introduite auprès du département des Classes moyennes soit par courrier, soit par internet.

Lorsque l’activité visée est à caractère industriel, le département des Classes moyennes transmet le dossier au ministère de l’Economie et du Commerce extérieur qui délivre l’autorisation d’établissement.

Qui est concerné ?

L’autorisation d’établissement est octroyée à l'entreprise si la personne chargée de la gestion ou de la direction de l'entreprise remplit les conditions légales de qualification et d’honorabilité professionnelles, c’est-à-dire :

• le professionnel exerçant en nom propre lui-même si l’entreprise est exploitée par un professionnel personne physique ;
• le dirigeant (gérant ou administrateur) de la société ou son mandataire (appelé gérant-technique dans une SARL ou directeur-technique pour une S.A.) si l’entreprise est exploitée sous la forme d'une société.

Une autorisation d’établissement est requise pour toute personne qui souhaite exercer, en tant qu’indépendant ou sous forme sociétale :

• une activité commerciale (commerce, Horeca, transports, industrie, etc.) ;
• une activité artisanale (alimentation, mode, construction, mécanique, audiovisuel, spectacle, art, etc.) ;
• ou certaines professions libérales à caractère intellectuel prépondérant.

Quels sont les prérequis ?

Le postulant doit répondre aux conditions d’octroi de l’autorisation d’établissement suivantes :

• honorabilité professionnelle ;
• qualification professionnelle correspondant à l’activité visée :
  • pour commerçant ou profession commerciale spécialement réglementée (y compris industriel) ;
  • pour profession libérale soumise à autorisation d’établissement ;
  • pour artisan ;
• établissement au Luxembourg : l'autorisation d'établissement n'est octroyée que s'il existe, au Luxembourg, une installation matérielle appropriée à la nature et à la dimension de l'activité poursuivie ;
• gestion effective et permanente de l’entreprise par le détenteur de l’autorisation d’établissement qui doit :
  • assurer personnellement et de manière régulière la gestion et la direction journalière effective de l'entreprise (un domicile effectif éloigné pourra notamment être préjudiciable). La présence permanente d’une tierce personne, même autorisée à engager l’entreprise, ne peut pas pallier à l’absence du porteur de l’autorisation ;
  • avoir un lien réel avec l’entreprise (propriétaire, associé, actionnaire ou encore salarié de celle-ci).
• conformité aux obligations fiscales et sociales : le dirigeant de l’entreprise ne doit pas s’être soustrait, au cours de ses activités professionnelles antérieures ou actuelles, aux charges sociales et fiscales qui lui incombaient, soit en nom propre, soit par l’intermédiaire d’une société qu’il dirige ou qu’il a dirigée.

Pour pouvoir demander son autorisation par internet sur le Guichet, le demandeur doit être en possession d'un certificat Luxtrust "private" ou "pro" et s'être enregistré sur le Guichet.

Comment procéder ?

Demande d’autorisation

Le requérant peut introduire sa demande d'autorisation d'établissement :

• soit par l’intermédiaire de l’Espace entreprises de la Chambre de Commerce ou du service "Contact entreprise" de la Chambre des métiers qui feront la demande pour lui ;
• soit en saisissant lui-même une demande d’autorisation d’établissement par internet au moyen d'une carte Luxtrust ;
• soit en envoyant une demande d’autorisation d’établissement par courrier au département des Classes moyennes.

En cas de demande d’autorisation d’établissement par internet, le système détermine, en fonction des informations saisies par le demandeur, les pièces à joindre à la demande. Il génère :

• le formulaire de demande d'autorisation d'établissement prérempli. Le demandeur doit alors le signer électroniquement, le valider puis le "reprendre" dans son espace professionnel pour le finaliser ;
• une feuille d'accompagnement indiquant les pièces à joindre à la demande.

Une fois la demande transmise, le demandeur pourra suivre l'état d'avancement de son dossier dans son espace professionnel. Il y trouvera également :

• les formulaires d'affiliation à la sécurité sociale en tant qu'indépendant et/ou d'inscription en tant qu'employeur préremplis ;
• le formulaire d'inscription à la TVA prérempli.

Il pourra alors les compléter, les signer puis les envoyer soit via le Guichet, soit par voie postale.

Pièces à joindre à la demande

La demande d'autorisation d'établissement doit être accompagnée des pièces suivantes :

• documents attestant de la qualification professionnelle correspondant à la profession visée ;
• documents attestant de l’honorabilité professionnelle ;
• copie de la carte d'identité du demandeur ;
• preuve de paiement d'un droit de chancellerie, à savoir :
  • soit un timbre fiscal de 24 euros acheté auprès de l'Administration de l'enregistrement et des Domaines (AED) ;
  • soit la preuve d'exécution d'un virement de 24 euros sur le compte CCP LU47 1111 0087 9262 0000, code BIC : CCPLLULL de l'AED, avec communication : "autorisation de commerce" ;
• en cas de demande pour une société (personne morale), un projet de statuts.

Octroi de l’autorisation

Si l’autorisation d’établissement est accordée, le demandeur en est informé par courrier à l’adresse indiquée sur la demande :

• l’entrepreneur en nom propre (indépendant personne physique) peut alors se présenter auprès du Centre commun de la sécurité sociale afin de retirer son autorisation. A cette occasion, il pourra procéder directement à son immatriculation en tant qu'indépendant ;
• les sociétés (personnes morales) doivent d’abord déposer et faire enregistrer leurs statuts auprès du Registre de Commerce. Elles recevront ensuite leur autorisation d’établissement directement par la poste.

L'autorisation d'établissement est délivrée sous la forme d'une carte qui doit être conservée en permanence sur le site d’exploitation et montrée sur demande.

Validité de l’autorisation

L’autorisation perd sa validité :

• si elle n’est pas utilisée pendant plus de 2 ans à partir de la date d’octroi ;
• en cas de cessation volontaire de l’activité pendant plus de 2 ans ;
• en cas de mise en liquidation judiciaire ;
• ou si l’entreprise a été déclarée en faillite.

Modification d’une autorisation existante

Le titulaire d’une autorisation d’établissement existante doit demander une nouvelle autorisation en cas de :

• changement ou extension de l’objet social ;
• changement de dirigeant social sur lequel repose la qualification et l’honorabilité  professionnelles ;
• création d’une succursale.