Engager du personnel dans un ménage privé

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Déclaration d'une occupation dans un ménage privé / une famille d’accueil
Accéder aux services en ligne et formulaires

Lorsque des personnes privées souhaitent engager quelqu'un pour les aider dans leur ménage, garder un enfant ou donner des soins à une personne dépendante, elles peuvent recourir à une procédure administrative simplifiée qui concerne les démarches en matière de gestion du personnel (affiliation et cotisations à la sécurité sociale, imposition, etc.).

Les personnes qui occupent du personnel de ménage ne sont en relation qu'avec un seul organisme administratif, à savoir le CCSS, qui se charge de percevoir l'impôt forfaitaire et les cotisations sociales.

Personnes concernées

Sont concernés :

  • les salariés qui :
    • effectuent des travaux de ménage au domicile privé d’une personne ;
    • gardent les enfants âgés de moins de 14 ans ou l’enfant handicapé de leur employeur, exclusivement dans le cadre de la vie privée de ce dernier ;
    • assurent des aides et soins nécessaires soit à leur employeur, soit à une personne vivant dans son foyer, du fait de son état de dépendance (état d’une personne qui, par suite de maladie physique, mentale ou psychique a un besoin important et régulier d’assistance d’une tierce personne pour les actes essentiels de la vie, comme se laver, se nourrir, se mouvoir, etc.) ;
  • les personnes (employeurs) qui emploient ces salariés exclusivement dans le cadre de leur vie privée.

Modalités pratiques

Établir un contrat de travail

L’employeur (un ou plusieurs membres du ménage privé) est tenu d’établir un contrat de travail pour les personnes qu’il occupe dans le cadre de sa vie privée.

Toutefois, si un membre de la famille ou un autre proche (voisin ou ami) assure des aides et des soins à une personne reconnue dépendante, l’employeur est dispensé d’établir un contrat de travail pour ce dernier, appelé "aidant informel". Ainsi, les services rendus occasionnellement, sans obligation et en totale liberté ne peuvent être qualifiés de relation de travail, même s'ils sont rémunérés.

La personne dépendante peut cependant décider de s'assurer les services d'une tierce personne sous contrat de travail.

Forme et contenu du contrat de travail

Le contrat de travail, soit à durée indéterminée, soit à durée déterminée, doit être constaté par écrit pour chaque salarié individuellement au plus tard au moment de l’entrée en service du salarié. Le contrat daté et signé, doit être établi en double exemplaire, le premier est remis à l’employeur, le second au salarié. Le contrat de travail doit comporter les mentions ci-après :

  • l’identité des parties ;
  • la date du début de l’exécution du contrat de travail ;
  • le lieu de travail ;
  • la nature de l’emploi occupé ;
  • la durée de travail journalière ou hebdomadaire normale du travailleur ;
  • l’horaire normal du travail ;
  • le salaire ou traitement de base et le cas échéant, les compléments de salaire ou de traitement, les accessoires de rémunérations, les gratifications ou participations convenues ainsi que la périodicité de versement de la rémunération à laquelle le salarié a droit ;
  • la durée du congé payé auquel le travailleur a droit, ou, si cette indication est impossible au moment de la conclusion du contrat, les modalités d’attribution et de détermination de ce congé ;
  • la durée des délais de préavis à observer par l’employeur et le salarié en cas de résiliation du contrat de travail, ou, si cette indication est impossible au moment de la conclusion du contrat, les modalités de détermination de ces délais de préavis ;
  • la durée de la période d’essai éventuellement prévue.

Au-delà du contenu obligatoire, les parties sont libres d’insérer dans leur convention :

  • des clauses dérogatoires : celles qui s’écartent des prescriptions légales. Elles ne sont valables que si la dérogation est plus favorable au salarié et n’aggrave pas ses obligations par rapport à ce qui est prévu par la loi ; ou
  • des clauses complémentaires : celles qui accordent un avantage au salarié (par exemple une gratification).

Le contrat de travail à durée déterminée ne peut être conclu que pour l’exécution d’une tâche précise et non durable.

Le contrat à durée déterminée peut être renouvelé 2 fois sans que la durée maximale du contrat ne puisse dépasser 24 mois.

Les parties au contrat peuvent également modifier le contrat de travail par le biais d'un avenant au contrat en respectant les procédures définies selon la nature de la modification souhaitée.

Rémunération du salarié et fiche de salaire

De même que tous les autres salariés, la personne occupée a droit :

  • au paiement d'un salaire correspondant au moins au salaire social minimum ;
  • à des congés payés ;
  • au paiement du salaire lors des jours fériés légaux ;
  • au respect du préavis légal en cas de licenciement, etc.

Le salaire est payé chaque mois, et ce, au plus tard, le dernier jour du mois. L’employeur est dispensé de fournir des fiches de salaire à son personnel occupé dans son ménage privé. En effet, chaque année au mois de mars, un certificat de rémunération pour l'année écoulée est délivré par le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) à l’employeur et au salarié par :

  • dépôt du certificat dans la boîte de réception eDelivery de l’espace privé MyGuichet.lu ; ou
  • à défaut, par courrier postal.

Ce certificat sert de pièce justificative auprès de l’Administration des contributions directes.

Pour bénéficier du service eDelivery, les personnes concernées doivent s’abonner à la fonction eDelivery pour les documents officiels envoyés par le CCSS. L'abonnement se fait à travers leur espace privé de MyGuichet.lu dans la rubrique "Mes données".

Congé légal et jours fériés légaux des salariés occupés à temps partiel

Le salarié engagé à temps plein a droit à 26 jours de congé légal payé par an (26 jours X 8 heures = 208 heures de congé légal payé par an). Pour le salarié qui travaille à temps partiel, on applique le principe de la proportionnalité.

Par ailleurs, le salarié a droit à des indemnités pour jours fériés légaux, également applicables aux salariés occupés à temps partiel. Ainsi, la personne qui travaille 40 heures par semaine a droit à 11 jours fériés légaux par an (c’est-à-dire 11 jours X 8 heures = 88 heures). Pour le salarié qui travaille à temps partiel, le principe de la proportionnalité est de nouveau appliqué.

Incapacité de travail du personnel occupé dans un ménage

Salarié

En cas d’incapacité de travail du salarié pour cause de maladie, il en informe :

  • son employeur ;
  • la CNS, soit par :
    • téléphone : au (+352) 2757-4800, si la personne n’a pas de certificat médical et est absente pendant une durée de 2 jours maximum ; ou
    • l'envoi :
      • du volet 1 du certificat d'incapacité de travail à la CNS, à l’adresse : CNS, L-2980 Luxembourg ; et
      • du volet 2 à l'employeur.

Si l'enfant du salarié est malade (congé pour raisons familiales), un certificat médical est obligatoire dès le premier jour : le volet 1 est à envoyer à la CNS et le volet 2 à l’employeur.

Employeur

La Caisse nationale de santé (CNS) rembourse à l'employeur les sommes payées à titre d'indemnisation des incapacités de travail ou de congé pour raisons familiales pour le personnel occupé dans son ménage.

L'employeur est tenu d'avancer pour le compte de la CNS l'indemnité pécuniaire qui se rapporte au mois durant lequel survient l'incapacité de travail et au mois suivant.

Au début du mois qui suit l’absence de votre salarié, la CNS demande à l’employeur de déclarer les heures d'absence pour recevoir leur remboursement.

Cette déclaration peut être faite :

  • en ligne via MyGuichet.lu (voir "Demande de remboursement de l’indemnité pécuniaire de maladie de personnel de ménage privé" sous "Services en ligne et formulaires "). Il s’agit d’une démarche avec authentification qui nécessite un produit LuxTrust ou une carte d’identité électronique (eID) ; ou
  • par courrier via le formulaire papier qui est adressé à l’employeur par la CNS. L’employeur :
    • y indique les heures d’absence pour le mois en question ;
    • y demande, par sa signature, le remboursement des heures avancées ;
    • le renvoie par courrier à CNS - L-2980 Luxembourg.

Si vous avez déjà activé la fonction eDelivery dans votre espace privé sur MyGuichet.lu, vous recevrez une notification par e-mail pour remplir la démarche en ligne à chaque début de mois qui suit l’absence de votre salarié(e).

Pour bénéficier du service eDelivery, vous devez vous abonner à la fonction eDelivery pour les documents officiels envoyés par le CCSS et la CNS. L'abonnement se fait à travers leur espace privé de MyGuichet.lu dans la rubrique "Mes données".

L'employeur n'a pas besoin d'avancer les salaires si la personne occupée est en congé de maternité.

Fin de la relation de travail

L’employeur comme le salarié peuvent résilier le contrat de travail en respectant les règles générales applicables à la résolution du contrat de travail.

Le salarié peut donner :

De même, l’employeur peut :

  • licencier le salarié avec effet immédiat si ce dernier a commis une faute grave ; ou
  • licencier le salarié avec préavis :
    • pour des motifs liés à l'attitude ou la conduite du salarié (par exemple, pour insuffisance professionnelle) ; ou
    • pour motifs économiques (lorsque les revenus du ménage ne lui permettent plus de faire face à cette dépense).

En cas de résiliation du contrat de travail, une déclaration de sortie doit être faite auprès du Centre commun de la Sécurité sociale.

Faire la déclaration d’affiliation auprès du Centre commun de la sécurité sociale

Envoi de la déclaration d'entrée au Centre commun de la sécurité sociale

Dans le cadre de la procédure simplifiée, l’employeur :

  • effectue en ligne via MyGuichet.lu une "Déclaration d’une occupation dans un ménage privé / famille d’accueil" (disponible sous "Services en ligne et formulaires "). Il s’agit d’une démarche avec authentification qui nécessite un produit LuxTrust ou une carte d’identité électronique (eID) ; ou
  • remplit un seul formulaire "Déclaration d’une occupation dans un ménage privé / famille d’accueil" (disponible sous "Services en ligne et formulaires") et le fait parvenir auprès du CCSS,

au plus tard 8 jours après l’engagement de la personne dans son ménage.

L’employeur renseigne le salaire horaire net, sous forme de :

  • salaire mensuel (si celui-ci est fixe) ;
  • salaire horaire (si le salaire mensuel n'est pas fixe).

Si le salarié ne dispose pas encore d’un numéro d’identification national (matricule à 13 chiffres) au moment de la déclaration, l’employeur doit obligatoirement :

  • indiquer la date de naissance du salarié (sous la forme : année, mois, jour) ;
  • joindre une copie d’une pièce d’identité du salarié (carte d’identité ou passeport).

Une confirmation est envoyée automatiquement au salarié ainsi qu’à l’employeur après l’enregistrement de l’affiliation.

La déclaration d’une occupation dans un ménage privé vaut comme :

  • déclaration d’exploitation de l’employeur (cette déclaration permet notamment au ménage privé qui fait cette déclaration pour la première fois d’obtenir un numéro d’immatriculation en tant qu’employeur) ;
  • déclaration d’entrée de la personne employée ;
  • déclaration de salaires.

Compte tenu de ce mode de déclaration simplifiée via le CCSS, les ménages privés qui emploient des salariés sont exemptés d’office de l’affiliation obligatoire à la Mutualité des employeurs.

Procédure d’affiliation du salarié par le Centre commun de la sécurité sociale

Sur base des données qui figurent sur la déclaration, le CCSS enregistre l'affiliation des personnes occupées dans le ménage et prend alors en charge le reste de la procédure, incluant notamment :

  • la détermination du salaire brut : pour le calcul du salaire brut, le CCSS applique les taux pour l'assurance maladie, l'assurance pension, l'assurance dépendance et un taux d'imposition forfaitaire de 10% ;
  • le calcul des cotisations sociales à payer par l'employeur et la perception mensuelle de celles-ci avec les retenues fiscales ;
  • le calcul des retenues fiscales et versement de l’impôt à l’Administration des contributions directes. En effet, le CCSS se charge de percevoir d'office l’impôt forfaitaire de 10% auprès de l’employeur, de le déclarer et de le verser à l'Administration des contributions directes ;
  • la remise d'une fiche ou carte de retenue d'impôts ;
  • la déclaration mensuelle des heures de travail et des salaires.

Vérification par l’employeur et le salarié des données enregistrées par le Centre commun et relevé semestriel

À la fin de chaque semestre, le CCSS transmet à l'employeur et à la personne occupée un relevé qui renseigne :

  • le nombre d'heures travaillées en moyenne par semaine ; et
  • la rémunération nette déclarée.

Le salaire mensuel brut et les cotisations mensuelles sont indiqués sur le verso du document.

De cette manière, l'employeur et la personne occupée peuvent vérifier les données et signaler d'éventuels changements. Le nombre d'heures est multiplié par le facteur 4,33 (soit 52 semaines divisées par 12 mois) et par le salaire horaire pour obtenir le salaire mensuel.

L’employeur et/ou le salarié peuvent signaler une différence entre la déclaration et la rémunération effectivement touchée.

Les éventuels changements à effectuer au niveau du nombre d’heures ou du salaire net peuvent être signalés au CCSS :

  • par le biais d’une démarche authentifiée en ligne via MyGuichet.lu (disponible sous "Services en ligne et formulaires") ; ou
  • en envoyant, par voie postale au CCSS, le document qui renseignent :
    • le nombre d’heures travaillées en moyenne par semaine ; et
    • le salaire net.

Ces changements sont à communiquer au CCSS idéalement au moment de leur survenance. Le CCSS effectue alors les modifications nécessaires.

Les employeurs qui ne souhaitent pas recourir à la procédure simplifiée mise en place en coopération avec le CCSS pour déclarer les salaires de leur employé peuvent déclarer ces derniers via MyGuichet.lu.

Procédure de désaffiliation du salarié et déclaration de sortie

En cas de résiliation du contrat de travail, l’employeur doit déclarer la fin de la relation de travail auprès du CCSS au plus tard 8 jours après la fin du contrat. Cette déclaration de sortie se fait :

  • par le biais d’une démarche authentifiée en ligne via MyGuichet.lu (voir rubrique "Services en ligne et formulaires") ; ou
  • au moyen du formulaire "Déclaration de sortie" (disponible sous "Services en ligne et formulaires") à adresser par courrier au CCSS.

La date de sortie correspond au jour de la fin de la relation de travail, le cas échéant, au dernier jour du préavis.

En cas de congé de maladie ou de maternité d’une personne occupée, aucune déclaration de sortie n’est à faire tant que la période d’absence est indemnisée par la Caisse nationale de santé (CNS).

Une confirmation de la désaffiliation est envoyée automatiquement au salarié ainsi qu’à l’employeur.

Imposition

Imposition forfaitaire du salarié

Le salarié est imposé forfaitairement. L’impôt forfaitaire s’élève à 10% du montant du salaire net d’impôt, de cotisations sociales et d’assurance dépendance. Cet impôt doit être pris en charge par l’employeur.

L’impôt forfaitaire a, en principe, un caractère définitif. Néanmoins, il se peut que, du fait de l’impôt forfaitaire, le salarié paye plus d’impôt que ce qu’il aurait dû payer d’après le régime d’imposition normal. C’est pourquoi le salarié peut demander, à la fin de l’année d’imposition, la régularisation de l’impôt auprès de l’Administration des contributions directes. Cette demande se fait :

  • soit par la remise d’un décompte annuel (selon que le salarié est résident ou non résident) ;
  • soit par voie d’assiette via une déclaration d’impôt sur le revenu (selon que le salarié est résident ou non résident).

L’extrait de compte délivré par le CCSS vaut comme certificat de salaire.

La déclaration du personnel dans le ménage privé permet à l’employeur de bénéficier d’un abattement forfaitaire maximal de 5.400 euros par an (via la déclaration d'impôt sur le revenu). Cet abattement forfaitaire compense le fait que l'employeur doit payer un impôt forfaitaire de 10%.

Ainsi, le certificat de rémunération permet à l'employeur de faire valoir et documenter ses droits en matière d'abattement sur le revenu pour charges extraordinaires. L’employeur joint ce document à sa déclaration d’impôt sur le revenu.

Fiche de retenue d'impôts

La personne occupée est dispensée de la remise d'une fiche de retenue d'impôts. Si cette dernière devait tout de même remettre une fiche de retenue d’impôt, celle-ci est alors à adresser par l’employeur à l’Administration des contributions directes - Bureau RTS à Esch-sur-Alzette, avec la mention "personnel de ménage".

L’employeur mentionne au verso de la fiche :

  • son propre numéro d'identification national (matricule à 13 chiffres) ;
  • son nom, prénom et adresse ;
  • le fait que le salarié est soumis à l’impôt forfaitaire de 10%.

Crédit d'impôts

Le Centre commun bonifie mensuellement les personnes occupées dans les ménages du crédit d’impôt de 25 euros par mois ou 1 euro par jour d’affiliation ne couvrant pas le mois entier.

Services en ligne et formulaires

Services en ligne

Déclaration d'une occupation dans un ménage privé / une famille d’accueil

Demande de remboursement de l’indemnité pécuniaire de maladie de personnel de ménage privé

Déclaration de sortie

Modification de déclarations semestrielles d'heures et de salaires dans un ménage privé

Formulaires à télécharger

Note : consultez notre article d’aide sur l’utilisation des formulaires PDF.

Déclaration d'une occupation dans un ménage privé / une famille d'accueil

Pdf

Autre(s) langue(s)

Déclaration de sortie

Pdf

Organismes de contact

Centre commun de la sécurité sociale

Centre commun de la sécurité sociale

CNS - Service remboursement national

CNS - Service remboursement national

Démarches et liens associés

Démarches

Demander une prise en charge de l'assurance dépendance Demander l'assurance dépendance pour une personne dépendante vivant à domicile Demander un abattement pour charges extraordinaires (CE) Remplir sa déclaration d'impôt sur le revenu en tant que résident (imposition par voie d'assiette) Régulariser l’impôt sur les salaires par décompte annuel en tant que résident Remplir sa déclaration d'impôt sur le revenu en tant que non-résident (imposition par voie d'assiette) Régulariser l'impôt sur les salaires par décompte annuel en tant que non-résident Demander un congé légal annuel Grossesse et congé de maternité Déclarer une incapacité de travail Licenciement avec préavis Licenciement avec effet immédiat pour faute grave Résilier son contrat de travail avec préavis Résilier son contrat de travail pour faute grave de l’employeur

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