Obligations du salarié vis-à-vis de l’employeur

Dès le 1^er jour d’absence, le salarié est tenu d’informer son employeur (oralement ou par écrit, personnellement ou par personne interposée) de son incapacité de travail. En outre, le certificat médical (volet n°2), attestant l’incapacité de travail et sa durée prévisible, doit être entre les mains de l’employeur le 3^e jour d’absence au plus tard. Il appartient au salarié de prouver qu’il a informé l’employeur de son état de maladie.

L’employeur n’étant pas tenu de croire son salarié sur parole, il est en droit de réclamer un certificat médical au salarié dès le premier jour d’absence, sauf si une convention collective, un règlement intérieur ou tout autre document prévoit que le salarié ne devra remettre de certificat médical qu’après un, respectivement 2 jours d’absence. Cependant, une demande systématique de certificat médical dès le premier jour d’absence peut s’avérer contre-productive. Il revient donc à l’employeur d’user de ce droit avec prudence, et d’établir des règles claires à cet égard.

Lorsque le salarié ne peut être certain d'une remise dans les délais par voie postale, notamment lorsqu'il se trouve à l'étranger, il est conseillé de recourir à d'autres moyens de transmission, comme par exemple le fax. Ainsi, d'éventuels dysfonctionnements des services postaux n'affranchiraient pas le salarié d'informer l'employeur dans les délais légaux.

Ces démarches sont également à accomplir lorsque le salarié est en congé (dans ce cas, le congé est interrompu par la maladie) :

• si le salarié effectue son congé au Luxembourg, il doit avertir son employeur par certificat médical dans les 3 jours ouvrables ;
• si le salarié effectue son congé à l’étranger, il doit faire toutes les démarches nécessaires afin que le certificat parvienne à son employeur dans les meilleurs délais.

Le travailleur frontalier peut se faire délivrer un certificat d’incapacité de travail par les médecins établis dans son pays de résidence. En revanche, il ne bénéficie pas d’un délai de remise du certificat médical plus long que celui des résidents.

L’information de l’employeur et la remise du certificat médical permettent :

• à l’employeur de vérifier la véracité de la justification de l’absence, ainsi que de s’organiser en fonction de la durée de l’absence du salarié ;
• au salarié d’être protégé contre le licenciement pendant la durée de l’incapacité de travail.

Ainsi, le salarié qui omet l’une ou l’autre de ces démarches ne bénéficie pas de la protection légale contre le licenciement pendant sa maladie.

Obligations du salarié vis-à-vis de sa caisse de maladie

Au plus tard le 3^e jour de son incapacité de travail, l’assuré doit adresser son certificat médical à la caisse de maladie compétente, à savoir :

• la Caisse nationale de santé (CNS) pour les salariés ;
• la Caisse de maladie des fonctionnaires et employés communaux pour les fonctionnaires et employés communaux ;
• la Caisse de maladie des fonctionnaires et employés publics pour les fonctionnaires et employés publics ;
• l’Entraide médicale des CFL pour les agents, employés et stagiaires de cette société.

Lorsque l’incapacité de travail ne couvre qu'un ou deux jours ouvrés, il n’est pas nécessaire d’envoyer le certificat médical à la Caisse de maladie. En cas d’arrêts de travail fréquents, la caisse peut néanmoins exiger la production d’un certificat d’incapacité de travail dès le 1^er jour.

Pour prouver le respect des délais lors de l’envoi par courrier de la déclaration d’incapacité adressée à la caisse de maladie, le cachet de la poste fait foi. Si le dernier jour de ce délai est un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai est prorogé jusqu’au prochain jour ouvrable.

Si l’incapacité de travail se prolonge au-delà de la période initialement fixée, le certificat d’incapacité de travail doit être adressé à la caisse de maladie compétente avant l’expiration du 2^e jour ouvré situé après le jour prévu initialement pour la reprise du travail.

Ces démarches sont également à accomplir lorsque le salarié est en congé :

• séjour dans un Etat membre de l'Union européenne ou dans un Etat avec lequel le Grand-Duché a conclu une convention internationale de sécurité sociale : l'assuré doit s'adresser dans un délai de 3 jours à partir du début de l'incapacité de travail ou de la prolongation à l'institution compétente du lieu de séjour et se conformer aux formalités prévues par cette institution ;
• séjour dans un Etat non lié au Grand-Duché par un instrument international prévoyant des dispositions relatives à la déclaration de l'incapacité de travail : l'assuré doit adresser dans un délai de 3 jours, à partir de l'incapacité de travail ou de la prolongation, un certificat médical à la Caisse nationale de santé luxembourgeoise, le cachet postal faisant foi.

Modalités de sortie en cas d'arrêt maladie

Durant la période d'incapacité de travail, aucune sortie n'est permise les 5 premiers jours de l'incapacité de travail (malgré toute indication contraire figurant sur le certificat médical d'incapacité de travail). A partir du 6^e jour d'incapacité de travail (pour les sorties non contre-indiquées par le médecin traitant), les horaires de sortie autorisée sont fixés entre 10h00 et 12h00 et entre 14h00 et 18h00 (malgré toute indication contraire figurant sur le certificat médical d'incapacité de travail).

La personne incapable de travailler ne peut :

• participer à des activités sportives (sauf indication médicale) ;

• exercer une activité incompatible avec son état de santé ;

• fréquenter un débit de boissons ou établissement de restauration, sauf pour la prise d'un repas dès le 1^er jour d’incapacité de travail et sous réserve d'une information préalable à la CNS, qui peut se faire par téléphone, fax ou mail.

La personne portée incapable de travailler est tenue de fournir à la caisse son adresse exacte (lieu, rue, numéro, étage, etc.) où elle séjourne pendant son incapacité de travail. L'adresse de séjour, différente du domicile habituel, doit être indiquée sur le certificat d'incapacité de travail ou à défaut au moyen d'un appel, fax ou mail auprès de la CNS.

Les sorties indispensables pour se rendre au Contrôle médical de la sécurité sociale, chez le médecin traitant ou tout autre fournisseur de soins sont autorisées à tout moment et sont, le cas échéant, à documenter par la personne contrôlée.

Le contrôle administratif effectué par la CNS constate la présence ou l'absence du malade à son domicile, il peut avoir lieu entre 8h00 et 21h00. Ce contrôle peut concerner les résidents et les non-résidents et peut avoir lieu dès le 1^er jour d'incapacité. Lors du contrôle administratif, il est dressé un constat de présence ou de contravention, en cas d'absence du salarié. A l'occasion d'un contrôle constatant une absence, le contrôleur laisse une notice de présence sur le lieu de contrôle. La personne incapable de travailler doit justifier de son absence dans les 3 jours ouvrables à partir de la date du contrôle.

Caractéristiques du certificat médical d’incapacité de travail

Le salarié (du secteur privé ou public) est obligé de justifier ses absences sur le lieu du travail. En produisant un certificat d’incapacité de travail délivré par un médecin, le salarié prouve la réalité de la maladie. Cependant, l’employeur peut remettre en cause la valeur probante du certificat et convoquer le salarié à un ou plusieurs contre-examens médicaux auprès du ou des médecins de son choix (il prend alors en charge les honoraires du médecin).

Le certificat d’incapacité est constitué de 3 volets (feuillets) mentionnant obligatoirement les dates de début et de fin de l’incapacité de travail, le code-diagnostic et la date de l’établissement du constat :

• le 1^er volet (l’original) doit être transmis à la caisse compétente, à l’attention du médecin-conseil ;
• le 2^e volet doit être transmis à l’employeur ;
• le 3^e volet doit être conservé par l’assuré.

Le certificat peut comporter la mention "sortie autorisée", assortie ou non de conditions ou de restrictions fixées par le médecin, permettant au salarié de quitter son domicile.

Aucun ajout, inscription, rature, modification ou complément de données ne peut être fait par l’assuré ou par un tiers dans les rubriques du formulaire réservées au médecin, sous peine de sanctions et de nullité du certificat.

Déclaration d’incapacité de travail pour l’indépendant

L’indemnité pécuniaire accordée aux non-salariés reste suspendue jusqu’à la fin du mois de calendrier au cours duquel se situe le 77^e jour d’incapacité de travail pendant une période de référence de 12 mois de calendrier successifs ("période de carence").

L’indépendant doit déclarer l'incapacité de travail en transmettant à la CNS (à l’attention du médecin-conseil du contrôle médical) le 1^er volet des certificats médicaux couvrant l'intégralité de la période située entre le début de l'incapacité de travail et le délai d'expiration de la période de carence. La période de carence ne commence à courir qu'à partir du 1^er jour de l’incapacité de travail (justifiée par un certificat médical envoyé à la CNS).

Avant l’expiration du certificat médical précédent, un nouveau certificat, à envoyer avant la fin de la période d’incapacité de travail initialement prévue, doit justifier la prolongation de l’incapacité de travail.

Pour que l’indemnité pécuniaire de maladie puisse être allouée après la période de carence (77 jours et reste du mois dans lequel tombe le 77^e jour), la totalité de la période d’incapacité de travail située dans la période de carence doit être couverte par des certificats médicaux envoyés à la CNS.

Les travailleurs indépendants affiliés volontairement à la Mutualité des employeurs (MDE) doivent également déclarer leur incapacité de travail à la CNS, qui transmettra les informations relatives à la durée de l'incapacité au CCSS.