Le congé légal annuel, également appelé "congé annuel de recréation", est un droit accordé à tout salarié ayant travaillé pendant 3 mois sans interruption auprès du même employeur.

La durée du congé annuel est fixée à 25 jours ouvrables par année, indépendamment de l’âge du salarié. Cependant, une convention collective ou un accord individuel entre employeur et salarié peuvent entraîner une augmentation du nombre de jours des congés légaux.

Les invalides de guerre, accidentés du travail et salariés handicapés ont droit à un congé supplémentaire de 6 jours ouvrables par an à condition d'avoir travaillé à temps plein et pendant toute l'année. En revanche, les salariés reclassés (en interne ou en externe) suite à une décision de la Commission mixte de reclassement n'ont pas droit à ce congé supplémentaire.

En principe, le salarié est en droit de prendre à partir du 1^er janvier l’intégralité du congé qui lui est dû pour l’année en question. Une exception concerne toutefois les salariés récemment embauchés : leur droit au congé ne commence qu’après 3 mois de travail ininterrompu auprès du même employeur, sauf en cas de cessation du travail.

Cible(s) concernée(s)

Tout salarié, apprenti inclus, quel que soit son horaire de travail (temps partiel, temps complet, etc.) ou son type de contrat (à durée déterminée ou indéterminée).

Descriptif de la démarche

Modalités d’application du congé légal

Dans le cadre d’un régime général, la durée légale du congé annuel est fixée à 25 jours ouvrables par année. Une convention collective ou un accord individuel entre employeur et salarié peuvent prévoir des jours de congé supplémentaires pour le salarié.

Les jours de congé payés comptent pour la durée du travail hebdomadaire.

Conditions d’obtention

En principe, le salarié ne peut prendre son congé qu’après 3 mois de travail ininterrompu auprès d’un même employeur.

Ce délai de 3 mois est valable aussi bien pour un salarié titulaire d’un contrat à durée indéterminée que pour une personne travaillant sous un contrat à durée déterminée. En revanche, il ne s’applique pas au travailleur intérimaire.

Conditions d’application et report de congé

Le salarié doit prendre son congé entièrement durant l’année en cours. Il lui est néanmoins possible de reporter son congé restant jusqu’au 31 mars de l’année suivante s’il ne peut l’obtenir avant pour des raisons d’organisation (de la société).

Passé ce délai, les congés sont perdus pour le salarié sauf :

• si le salarié n’a pas pu prendre son congé pour des besoins de service de l’employeur ou si son congé est refusé par l’employeur pour d’autres raisons justifiées par ce dernier ;
• si le salarié n'a pas eu la possibilité d'exercer son droit pour cause de maladie ;
• s’il existe un accord particulier entre l’employeur et le salarié autorisant le report du congé sur toute l’année suivante.

Des dispositions particulières existent, permettant au salarié qui en fait la demande de faire reporter le congé proportionnel dû au titre de sa première année de service à l'année suivante.

Fixation de la date du congé légal

Sauf pour certains secteurs d’activité (exemple : HORECA, agriculture/horticulture) ou pour certaines catégories de salariés (exemple : apprenti), le salarié peut fixer ses jours de congés selon sa convenance, tout en tenant compte :

• des besoins de l’entreprise ;
• des désirs justifiés des autres salariés (exemple : priorité accordée aux personnes ayant des enfants à charge, dans certaines entreprises).

L’employeur ne peut modifier la date des congés des salariés que pour des raisons exceptionnelles relatives à la bonne marche de la société.

L'employeur ne peut pas imposer de dates de congé individuel sans l'accord du salarié, ni lui imposer de prendre un congé sans solde.

Calcul du congé

• salarié travaillant à temps partiel : en cas d’activité à temps partiel, les congés dus sont calculés au prorata de la durée hebdomadaire de travail ;
• salarié en congé de maternité : le droit au congé annuel de la salariée n'est pas suspendu pendant son congé de maternité ;
• salarié en congé parental :
  • pendant la période du congé parental à plein temps, le droit au congé du salarié est suspendu ;
  • pendant la période du congé parental à temps partiel, le droit au congé du salarié est calculé au prorata de la durée hebdomadaire de travail.

Indemnité relative au congé payé

Pendant son congé, le salarié est rémunéré. Dans le calcul de l’indemnité à payer au salarié pendant son congé, l’employeur doit prendre en compte les heures supplémentaires et les accessoires de salaire. En revanche, les rémunérations non périodiques, telles que les gratifications et primes de bilan, ne doivent pas être prises en compte.

Pour chaque jour de congé, le salarié a droit à une indemnité égale au salaire journalier moyen brut des 3 mois précédant immédiatement le congé pris. Pour les salariés dont le salaire est sujet à des variations prononcées (par exemple, lorsque le salaire varie en fonction du chiffre d’affaires), c’est la moyenne des 12 mois précédents qui sert de base au calcul de l’indemnité de congé.

Le salaire journalier moyen est établi en divisant le salaire mensuel brut, y compris les accessoires de salaire, par 173. Si, pendant les 3 mois (ou 12 mois, selon le cas) qui précèdent le congé, ou même pendant le congé lui-même, des majorations de salaire interviennent, l’employeur doit les prendre en compte pour le calcul de l’indemnité de congé.

Registre des congés

L’employeur doit garder trace des jours de congé pris et à prendre par chaque salarié. Ces données peuvent être conservées sous forme papier ou informatique.

Interdictions

Le salarié ne pourra exécuter de travail rémunéré pendant la durée du congé, sous peine d’être privé de l’indemnité de congé, étant donné que le congé est attribué au salarié dans un but de protection de sa santé.

Le salarié ne peut pas abandonner le congé auquel il a droit, même contre une indemnisation compensatrice, sauf si la relation de travail se termine.

Congés légaux collectifs

Si l’entreprise ferme pour un congé annuel ou si l’employeur décide de fixer une période de congés collectifs, celle-ci doit être fixée d'un commun accord avec la majorité des employés ou des représentants du personnel et leur être notifiée dans le courant du 1^er trimestre de l’année de référence.

Congé légal et période d’essai

Le salarié nouvellement arrivé dans une entreprise peut prétendre à un congé après 3 mois prestés sans interruption dans la société. Si le salarié prend des congés pendant sa période d’essai, celle-ci est prolongée d’autant de jours que de congés pris dans la limite d’un mois de prolongation maximale de la période d’essai.

Congé légal et maladie

Si le salarié tombe malade pendant son congé, les journées de maladie reconnues comme telles par un certificat de maladie ne sont pas considérées comme des jours de congé, à condition de fournir à l’employeur le certificat de maladie sous 3 jours si le salarié est au Luxembourg, ou dans les meilleurs délais si ce dernier est à l’étranger.

Le congé doit alors être refixé d’un commun accord entre l’employeur et le salarié.

Congé légal et fin de la relation de travail

La période de congé ne représente pas une protection pour le salarié en cas de licenciement. L’employeur peut licencier un collaborateur qui est en congé, il doit cependant respecter la législation en vigueur en matière de préavis et de congés restant à prendre.

Si le contrat du salarié se termine en milieu d’année, un 12^e de son congé annuel lui sera accordé pour chaque mois de travail dépassant 15 jours de calendrier :

• si le salarié ne bénéficie pas de la totalité de son congé lorsqu’il quitte l’entreprise, l’employeur doit lui verser une indemnité correspondante au congé non encore pris au moment de son départ ;
• au contraire, si le salarié a déjà pris l’intégralité de son congé lorsqu’il quitte l’entreprise, l’employeur est en droit de récupérer l'indemnité de congé que le salarié a perçue en trop.

Si, après la résiliation du contrat de travail, un nouveau contrat est conclu entre le même employeur et le même salarié dans les 3 mois qui suivent la résiliation, cette interruption n'est pas à considérer comme cessation du contrat de travail. En conséquence, le salarié ne perd pas son droit au congé.

Visites chez le médecin

En principe, la loi n’accorde pas d’heures ou de jours de congé spécial pour consulter un médecin pendant les heures de travail.

Cependant la pratique admet qu’un salarié puisse se rendre à une visite médicale pendant les heures de travail s’il a demandé au préalable l’autorisation de son employeur et que ce dernier est d’accord.