Personnes concernées

Les personnes physiques ou morales peuvent accéder aux documents administratifs relatifs à l’exercice d’une activité administrative et demander la communication d’un document accessible :

• peu importe le support du document ;
• sans devoir faire valoir un intérêt.

Documents concernés

Seuls les documents administratifs relatifs à l’exercice d’une activité administrative sont visés. Par exemple : circulaires, rapports d’activités, études, statistiques, procès-verbaux/comptes rendus des conseils d’administration, etc.

Sont exclus les documents relatifs :

• aux relations extérieures, à la sécurité du Luxembourg ou à l’ordre public ;
• à la sécurité des personnes ou au respect de la vie privée ;
• au déroulement des procédures engagées devant les instances juridictionnelles, extrajudiciaires ou disciplinaires ou d’opérations préliminaires à de telles procédures ;
• à la prévention, à la recherche ou à la poursuite de faits punissables ;
• à des droits de propriété intellectuelle ;
• à un secret ou une confidentialité protégés par la loi ;
• aux missions de contrôle, d’inspection et de régulation des organismes concernés ;
• au caractère confidentiel des informations commerciales et industrielles communiquées à ces organismes ;
• à la capacité des organismes de mener leur politique économique, financière, fiscale et commerciale si la publication des documents est de nature à entraver les processus de décision qui y sont liés ;
• à la confidentialité des délibérations du Gouvernement.

La communication des documents est en principe gratuite.

Une redevance à payer par le demandeur en cas de délivrance de copies peut être demandée pour certains documents. Cette redevance ne peut toutefois pas excéder le coût réel de reproduction.

Introduction de la demande

Les personnes qui souhaitent introduire leur demande de communication d’un document peuvent le faire :

• via MyGuichet.lu ; ou
• par écrit.

Le demandeur doit :

• choisir l’administration à laquelle il veut adresser sa demande ;
• donner une description précise du document sous forme de texte libre ou sur base d’un formulaire type mis à disposition par l’organisme concerné.

Communication

Un document qui comporte :

• des données à caractère personnel les concernant ; ou
  
• une appréciation / un jugement de valeur sur le demandeur ; ou
• une opinion communiquée à titre confidentiel à l’organisme ;

n’est accessible qu’à la personne directement concernée. Pour rendre possible la communication d’un document contenant ce type de données, la personne qui en est à l’origine doit lever le caractère confidentiel du document.

Un organisme peut communiquer des documents qui comportent des données à caractère personnel ou une appréciation / un jugement de valeur sur des tierces personnes, désignées par leur nom ou facilement identifiables, si :

• il est possible de masquer ou d’extraire, sans coût supplémentaire, les informations de ces tierces personnes ;
• ces tierces personnes ont donné par écrit leur accord à la communication.

La demande de communication peut être refusée si elle :

• concerne des documents en cours d’élaboration ou des documents inachevés ;
• porte sur un document déjà publié ou qui a été réalisé à des fins de commercialisation ;
• est exagérée par son nombre, son caractère systématique ou répétitif ;
• concerne des communication internes.

Transmission

L’organisme communique le document demandé :

• dans les meilleurs délais ; et
• au plus tard dans le mois suivant la réception de la demande.

La communication est délivrée sous forme de copie, en un seul exemplaire :

• par voie électronique, si :
  • le document est disponible sous forme électronique ; et
    
  • le demandeur a communiqué son adresse e-mail ;
• en consultant le document sur place, si la reproduction :
  • nuit à la conservation du document ; ou
  • n’est pas possible en raison de la nature du document.

Dans certains cas, le délai de transmission peut être porté à 2 mois si :

• le volume et la complexité des documents demandés empêchent le respect de délai d’un mois ;
• la demande est adressée à un organisme qui ne possède pas le document ;
• l’organisme doit masquer ou extraire les données à caractère personnel d’autres personnes ;
• le document a fait l’objet d’un dépôt aux Archives nationales ;
• l’organisme doit consulter un tiers.

Dans ces cas, l’organisme doit :

• informer le demandeur ; et
• lui communiquer les motifs de la prolongation avant l’écoulement du délai d’un mois.

En cas de demande trop générale, le délai est suspendu jusqu’à réception d’une demande plus précise.

Recours

La personne qui voit sa demande de communication refusée peut contester ce refus. Le demandeur doit dès lors saisir, pour avis, la Commission d’accès aux documents (CAD), dans le mois suivant la notification :

• via MyGuichet.lu ; ou
• par écrit, sous forme de simple lettre.

Le demandeur doit :

• introduire, le cas échéant, le numéro de référence de la demande et, s’il le souhaite, une remarque sous forme de texte libre ;
• joindre la décision de refus de communication du document.

La CAD communique son avis au demandeur et à l’organisme dans les 2 mois de la saisine.

L’avis de la CAD ne peut pas faire l’objet de recours en justice. Seule la décision de l’organisme suite à cet avis est susceptible d’un recours en réformation devant le tribunal administratif.

Le recours en réformation est à introduire devant le tribunal administratif dans un délai de 3 mois. Ce délai démarre :

• à l’expiration du délai d’un mois dans le cas où l’organisme ne communique pas le document, alors qu’il a reçu l’avis de la CAD jugeant le document communicable ;
• à compter de la notification par l’organisme précisant son refus de communiquer le document jugé non communicable par la CAD ;
• à l’expiration du délai d’un mois dans le cas où l’organisme ne confirme pas le refus de communiquer le document, alors qu’il a reçu l’avis de la CAD jugeant le document non communicable.

Liens