Le congé individuel de formation est un congé spécial destiné à permettre aux personnes intéressées de participer à des cours, de se préparer puis de participer à des examens ou d’accomplir toute autre activité en relation avec une formation éligible, dans le but de :

• réorienter leur vie professionnelle ;
• augmenter leur compétitivité ;
• perfectionner leurs connaissances.

Cible(s) concernée(s)

Le congé individuel de formation vise toutes les personnes engagées dans une activité professionnelle du secteur privé, à savoir :

• les salariés ;
• les travailleurs indépendants ;
• les personnes exerçant une profession libérale.

Prérequis

Pour bénéficier du congé individuel de formation, les salariés doivent :

• être normalement occupés sur un lieu de travail situé sur le territoire luxembourgeois ;
• être liés par un contrat de travail à une entreprise ou association légalement établie et active au Grand-Duché ;
• avoir une ancienneté de service d’au moins 6 mois auprès de leur employeur au moment de la demande de congé.

Pour bénéficier du congé individuel de formation, les travailleurs indépendants et les personnes exerçant une profession libérale doivent :

• être affiliés depuis 2 ans au moins à la sécurité sociale luxembourgeoise ;
• être domiciliés professionnellement au Luxembourg ;
• être actifs sur le territoire luxembourgeois.

Descriptif de la démarche

L’intéressé fait sa demande au Service de la formation professionnelle du ministère de l’Education nationale et de la Formation professionnelle 2 mois avant le début du congé sollicité. Pour cela, il doit :

• remplir le formulaire en question téléchargeable et le soumettre pour avis à son employeur (dans le cas du salarié) ;
• envoyer le formulaire dûment rempli et accompagné des pièces requises, à savoir :
  • un certificat d’inscription à la formation avec le nombre total d’heures (cours, examen, etc.) ;
  • un certificat d’affiliation à la sécurité sociale ;
  • une copie du contrat de travail pour le travailleur salarié.

L’intéressé et son employeur devraient recevoir une réponse à sa demande au moins 2 semaines avant le début du congé. Des dérogations aux délais prévus peuvent être accordées si le demandeur doit se présenter à un examen. Dans ce cas cependant, il est dans l’intérêt de la personne concernée de présenter sa demande dès qu’elle a connaissance du ou des jours d’examen.

Avis de l’employeur

En cas d’avis négatif de l’employeur exprimé sur le formulaire :

• le congé peut être différé (en pratique, une seule fois), si l’absence du salarié risque d’entraîner une répercussion majeure préjudiciable au bon fonctionnement de l’entreprise ou au planning du congé annuel du reste du personnel ;
• en pratique, le salarié qui se voit opposer un refus de l’employeur peut tout de même envoyer le formulaire de demande dûment rempli au ministère. Ce dernier le transmet à une commission consultative, qui émettra un avis sur les délais de report. Le ministère prendra sa décision en fonction de cet avis.

Formations éligibles pour l’obtention du congé individuel de formation

Sont éligibles les formations proposées aussi bien au Luxembourg qu’à l’étranger :

• par la Chambre des salariés (CSL) et les autres chambres professionnelles ;
• par les associations privées agréées individuellement à cet effet par le ministère de l’Éducation nationale et de la Formation professionnelle ;
• par les institutions bénéficiant du statut d’école publique ou privée reconnues par les autorités publiques et délivrant des certificats validés par ces mêmes autorités.

Les cours par correspondance dispensés par l'un des établissements susmentionnés peuvent également faire l'objet d'un congé de formation.

Les demandes de congé pour les formations prévues et cofinancées par d’autres dispositions légales ne sont pas recevables (formations inclues dans un plan ou projet de formation approuvé par le ministre, congé-formation des représentants du personnel).

La personne ayant suivi la formation doit se faire remettre par l’organisme de formation une attestation en triple exemplaire, prouvant qu’il a bien utilisé le congé dans le but déclaré. Deux exemplaires de l’attestation sont à remettre immédiatement à l’employeur. Ce dernier devra joindre un exemplaire à sa déclaration en vue du remboursement de l’indemnité payée au salarié pendant sa formation.

Mode de calcul du nombre de jours de congé individuel de formation

Le nombre total de jours de congé-formation auquel le bénéficiaire peut avoir droit dépend du nombre d’heures investies dans la formation. Ce nombre d’heures est soit défini par l’organisme de formation, soit déterminé sur la base des horaires de cours de l’école ou institut de formation.

Le nombre d’heures investies est converti en nombre de journées de travail :

• 8 heures de formation équivalent à une journée de travail ;
• "1 jour de congé formation" ne correspond cependant pas à "1 jour de travail", mais à un tiers de journée de travail. Ainsi, chaque journée de 8 heures de formation est à diviser par 3 pour calculer le nombre de "jours de congé individuel de formation" ;
• le résultat est arrondi, le cas échéant, à l’unité inférieure.

Durée maximale et minimale du congé individuel de formation

Durée maximum

Chaque bénéficiaire dispose de 80 jours de congé-formation qu’il peut prendre tout au long de sa carrière professionnelle. Sur une période de 2 ans, le nombre maximal de jours de congé-formation attribuable est de 20 jours. Chaque période de 2 ans commence avec l’année du premier congé individuel de formation.

Les personnes atteintes d'une maladie évolutive qui les contraint à suivre une formation spécifique afin d'assurer soit leur maintien dans l'emploi, soit leur capacité à trouver un emploi, peuvent bénéficier de jours de congé-formation supplémentaires, indépendamment du nombre d'heures investies dans leur formation. 

Durée minimum

La durée minimale du congé-formation est de 1 jour. De ce fait, l’intéressé doit s’inscrire à une formation comprenant au moins 24 heures de cours, afin d’être éligible au congé individuel (24 heures / 8 = 3 jours de travail / 3 = 1 jour de congé formation).

Pour les salariés travaillant à temps partiel, les jours de congé de formation sont calculés proportionnellement.

Indemnités relatives au congé individuel de formation

Les salariés bénéficiant du congé individuel de formation ont droit, pour chaque journée de congé, à une indemnité compensatoire payée par l’employeur, égale au salaire journalier moyen. Cette indemnité ne peut pas dépasser 4 fois le salaire social minimum pour travailleurs non qualifiés. L’employeur avance cette indemnité et ensuite se fait rembourser par l’Etat, tant le montant de l’indemnité que la part patronale des cotisations sociales.

Les personnes exerçant une activité professionnelle indépendante ou libérale bénéficient également d’une indemnité compensatoire payée directement par l’Etat. Elle est fixée sur la base du revenu ayant servi pour le dernier exercice cotisable comme assiette de cotisation pour l’assurance-pension et elle ne peut pas dépasser 4 fois le salaire social minimum pour travailleurs non qualifiés.

Répercussions du congé individuel de formation sur les relations de travail

La durée du congé-formation est assimilée à une période de travail effectif. Pendant la durée du congé, les dispositions légales et réglementaires en matière de sécurité sociale et de protection du travail restent applicables au bénéficiaire.

La durée du congé formation ne peut pas être déduite des jours de congé annuel de récréation.

Sanctions encourues en cas de fausses déclarations

Les indemnités accordées doivent être restituées immédiatement lorsqu’elles ont été obtenues par le biais de déclarations que le bénéficiaire savait inexactes ou incomplètes. Le bénéficiaire doit en outre payer les intérêts au taux légal à partir du jour du paiement jusqu’au jour de la restitution.

Remboursement

A la fin de la formation, l’indépendant / travailleur libéral remplit une déclaration de remboursement accompagnée d’une attestation de participation et d’un certificat de revenu.

Pour les salariés, l’employeur remplit la déclaration de remboursement accompagnée notamment d’une fiche de salaire, d'une attestation patronale (indiquant la/les date(s) exacte(s) du/des jour(s) congé-formation effectivement pris) ainsi que d’un certificat de participation que le bénéficiaire du congé est tenu de lui remettre.