Incapacité de travail et certificat médical

Dernière mise à jour de cette page le 29-10-2013

Le salarié en incapacité de travail (pour cause de maladie ou d’accident) doit :

  • en informer son employeur dès le 1er jour de son absence et ;
  • fournir un certificat médical au plus tard le 3ème jour d’absence.

Exemple: un salarié à temps partiel ne travaillant pas le lundi et qui tombe malade un lundi, doit informer son employeur de sa maladie dès le mardi (1er jour d'absence au travail) et remettre son certificat le jeudi soir à minuit au plus tard (3ème jour de son absence).

Il bénéficie alors d’une protection contre le licenciement.

De son côté, l’employeur peut, dans certains cas, demander à ce que son salarié se soumette :

  • soit à un contrôle administratif ;
  • soit à un contrôle médical.

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Personnes concernées

Le salarié doit avertir son employeur de son incapacité de travail pour cause de maladie ou d’accident, soit oralement, soit par écrit (par e-mail, fax ou sms), dès le 1er jour d'absence.

Il peut le faire soit directement, soit par l’intermédiaire d’un tiers.

Néanmoins, la simple information d’un collègue de travail n’est pas suffisante si ce dernier ne continue pas l’information à l’employeur.

Le salarié doit fournir un certificat médical au plus tard le 3ème jour d’absence.

Modalités pratiques

Obligations du salarié

Le salarié doit systématiquement prévenir son employeur dès le 1er jour de son absence.

Durant la maladie, le salarié reste soumis à une obligation de loyauté envers son employeur et ne peut par conséquent exercer par exemple une activité professionnelle ou une autre activité similaire pendant la période d'incapacité de travail.

Incapacité de travail de 1 ou 2 jours

Si l’incapacité de travail ne dure que 1 ou 2 jours, le salarié peut, selon la pratique établie dans l'entreprise, être dispensé de présenter un certificat médical pour ces deux jours.

Il n'en demeure pas moins que l'employeur peut toujours exiger du salarié que ce dernier justifie de son absence de 1 ou 2 jour(s). Le salarié doit toujours être en mesure de justifier ses absences quelle qu'en soit la durée.

Incapacité de travail de 3 jours et plus

Avant l’expiration du 3ème jour d’incapacité de travail, le salarié (qu’il soit résident ou frontalier), doit s’assurer que son employeur soit en possession de son certificat médical.

Le salarié doit transmettre :

  • le 1er volet du certificat médical, dûment complété et signé par son médecin, à la Caisse nationale de santé ;
  • le 2ème volet à son employeur.

Il conserve le 3ème volet du certificat pour ses besoins éventuels.

Du point de vue de la sécurité sociale, le certificat médical doit être établi au plus tard le 3ème jour de l'incapacité de travail ou de sa prolongation. Tout certificat médical dont l'effet rétroactif est supérieur à 2 jours n'est opposable à la CNS qu'à partir de la date de son établissement.

Hospitalisation urgente

En cas d’hospitalisation urgente, le salarié dispose de 8 jours à compter de son hospitalisation pour transmettre le certificat médical à son employeur.

Ainsi, si une procédure de licenciement a été engagée à l'encontre du salarié durant son hospitalisation, celle-ci est nulle à condition qu'un certificat d'incapacité de travail ait été remis à l'employeur dans les 8 jours de l'hospitalisation.

Prolongation de l’incapacité de travail

Si l'incapacité de travail se prolonge au-delà de la période fixée initialement, le salarié doit :

  • en informer son employeur dès le 1er jour initialement prévu pour la reprise du travail ;
  • transmettre un certificat médical :
    • à la Caisse nationale de santé avant l'expiration du 2e jour suivant celui prévu initialement pour la reprise du travail ;
      Si le dernier jour de ce délai est un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai est alors prolongé jusqu'au prochain jour ouvrable.
    • à l’employeur qui doit être en possession du certificat médical de prolongation avant l’expiration du 3e jour de prolongation de l’incapacité de travail.

Lorsqu’un salarié reprend son travail à l’issue d’une absence ininterrompue de plus de 6 semaines pour cause de maladie ou d’accident, l’employeur doit en avertir le médecin du travail compétent pour son entreprise. Le médecin du travail décidera alors si le salarié doit passer une visite médicale. Il déterminera ensuite si le salarié est apte à reprendre son ancien poste ou s’il faut envisager une adaptation de son poste ou un reclassement.

Incapacité de travail durant les congés annuels

Si le salarié, résident ou frontalier, est incapacité de travail durant ses congés et qu'il se trouve alors sur le territoire luxembourgeois, il doit remettre un certificat médical à son employeur dans les 3 jours.

Si le salarié, résident ou frontalier, se trouve alors à l’étranger, il doit informer son employeur le plus rapidement possible.

Si l’incapacité de travail du salarié survient pendant ses congés, les journées couvertes par le certificat médical ne sont pas considérées comme des jours de congé. Ces jours de congé peuvent donc être reportés.

Modalité de sortie en cas d'arrêt maladie

Durant la période d'incapacité de travail, aucune sortie n'est permise les 5 premiers jours de l'incapacité de travail (sauf sous conditions pour prendre un repas) malgré toute indication contraire figurant sur le certificat médical d'incapacité de travail).

A partir du 6e jour d'incapacité de travail (pour les sorties non contre-indiquées par le médecin traitant), les horaires de sortie autorisée sont fixés entre 10h00 et 12h00 et entre 14h00 et 18h00 (malgré toute indication contraire figurant sur le certificat médical d'incapacité de travail).

La personne incapable de travailler ne peut :

  • participer à des activités sportives (sauf indication médicale) ;
  • exercer une activité incompatible avec son état de santé ;
  • fréquenter un débit de boissons ou établissement de restauration, sauf pour la prise d'un repas dès le 1er jour d’incapacité de travail et sous réserve d'une information préalable à la CNS, qui peut se faire par téléphone, fax ou mail.

La personne portée incapable de travailler est tenue de fournir à la caisse son adresse exacte (lieu, rue, numéro, étage, etc.) où elle séjourne pendant son incapacité de travail. L'adresse de séjour, si différente du domicile habituel, doit être indiquée sur le certificat d'incapacité de travail ou à défaut au moyen d'un appel, fax ou mail auprès de la CNS.

Les sorties indispensables pour se rendre au Contrôle médical de la sécurité sociale, chez le médecin traitant ou tout autre fournisseur de soins sont autorisées à tout moment et sont, le cas échéant, à documenter par la personne contrôlée.

Protection contre le licenciement

Les absences pour incapacité de travail ne peuvent être :

  • ni considérées comme des absences injustifiées ;
  • ni imputées sur la durée du congé auquel le salarié a droit.

Si le salarié a rempli ses obligations d'information (avertissement le 1er jour et remise du certificat au plus tard le 3ème jour, respectivement sous 8 jours en cas d'hospitalisation urgente), il est protégé contre le licenciement pendant la durée de son incapacité de travail, dans une limite de 26 semaines à partir du jour de la survenance de l’incapacité de travail.

Durant la période d'incapacité (et dans la limite des 26 premières semaines d'incapacité), l’employeur ne peut donc ni le licencier avec préavis, ni le convoquer à un entretien préalable en vue d’un licenciement avec préavis, ni même le licencier pour une faute grave antérieure à l’incapacité de travail.

Néanmoins, le salarié n’est plus protégé contre le licenciement :

  • s’il se trouve en incapacité de travail en raison d’un crime ou d’un délit auquel il a participé volontairement (exemple : une incapacité de travail consécutive à un accident de la circulation commis par le salarié en état d'ébriété et sans possession d'un permis de conduire valable) ;
  • ou si la lettre de licenciement a été réceptionnée par le salarié avant que l’employeur n’ait été mis au courant de l’incapacité de travail du salarié ;
  • ou s'il ne s'est pas présenté à plusieurs reprises aux contre-examens médicaux organisés par l'employeur sans justifier d'une raison valable ;
  • ou, selon les circonstances, si le salarié n’a pas respecté ses obligations d’information.

L'employeur peut résilier le contrat de travail du salarié après l'expiration de la période de 26 semaines d'incapacité de travail.

L’information de l’employeur le premier jour de l’absence du salarié pour incapacité de travail et la réception par l’employeur du certificat médical dans les 3 jours de l’absence sont des conditions cumulatives indispensables pour permettre au salarié d’être protégé contre un licenciement.

Si l’une de ces conditions n’est pas remplie, le salarié n’est pas protégé contre le licenciement pendant son incapacité de travail. Ces conditions ne concernent cependant pas la rémunération du salarié.

Ainsi, si ce dernier remet un certificat médical à son employeur, même après le délai des 3 jours, il a le droit de percevoir sa rémunération, pour la période indiquée sur le certificat de maladie, si l’incapacité se situe pendant la " Lohnfortzahlung" (période de continuation de la rémunération).

Contrôle administratif du salarié

Le contrôle administratif des salariés en incapacité de travail pour cause de maladie ou d'accident peut être déclenché sur l’initiative du service "lutte abus et fraude" de la Caisse nationale de santé (CNS) aussi bien que sur demande motivée de l'employeur.

Le contrôle peut s’effectuer tant pendant la période de continuation de la rémunération ("Lohnfortzahlung") par l'employeur que pendant celle où la CNS prend en charge l'indemnité pécuniaire.

Pour demander un contrôle administratif, l’employeur peut :

Suite à sa demande, l’employeur reçoit du service du contrôle des malades une confirmation écrite (par fax ou par courrier électronique), ainsi qu’un numéro d’enregistrement de sa demande.

Si le salarié reprend son travail avant le terme prévu de son incapacité de travail, l’employeur doit immédiatement en informer la CNS.

Le contrôle administratif effectué par la CNS constate la présence ou l'absence du malade à son domicile, il peut avoir lieu entre 8h00 et 21h00. Ce contrôle peut concerner les résidents et les non-résidents et peut avoir lieu dès le 1er jour d'incapacité. Ainsi, pour les travailleurs frontaliers résidant en France, la CNS peut mandater un médecin de son choix exerçant sur le territoire français aux fins d’effectuer une visite de contrôle au domicile du salarié.

Lors du contrôle administratif, il est dressé un constat de présence ou de contravention, en cas d'absence du salarié. A l'occasion d'un contrôle constatant une absence, le contrôleur laisse une notice de présence sur le lieu de contrôle. La personne incapable de travailler doit justifier de son absence dans les 3 jours ouvrables à partir de la date du contrôle.

Après ce délai, si le salarié ne fournit aucun motif valable pour expliquer son absence, l’employeur est informé des résultats du contrôle.

Si l’employeur souhaite faire une nouvelle demande pour un même salarié en incapacité de travail, il peut le faire au plus tôt après un délai de 30 jours suivant la dernière demande.

Contre-examen médical

Le certificat médical ne constitue pas une preuve irréfutable de l’incapacité de travail du salarié.

L’employeur peut avoir des doutes quant à la réalité de la maladie du salarié ou soupçonner un certificat de complaisance.

Il peut alors demander au salarié de se soumettre à un contre-examen médical auprès d’un médecin de son choix.

Si le salarié refuse le contre-examen médical sans justification, et à plusieurs reprises, il n’est plus protégé contre le licenciement.

Le médecin de contrôle de la sécurité sociale peut, lui aussi, convoquer un salarié à un contre-examen médical aux fins de protéger les intérêts financiers de la Caisse nationale de santé contre tout abus.

En cas d’avis contradictoires du médecin à l’origine du certificat médical et de celui effectuant le contre-examen médical, il est conseillé de consulter un 3ème médecin pour départager les 2 autres.

En effet, le contre-examen à lui seul ne suffit pas à prouver le caractère fictif de l’incapacité de travail.

L’employeur doit apporter d’autres éléments de preuve (par exemple, 2e contre-examen médical duquel il résulte que le salarié est apte au travail et, selon le cas, sorties tardives ou activités en contradiction avec l’état de santé invoqué).

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