Séjour de l’étudiant ressortissant de pays tiers

Dernière mise à jour de cette page le 17-08-2015

Le ressortissant de pays tiers qui souhaite s’installer au Luxembourg pour une durée supérieure à 3 mois à des fins d'études doit suivre une procédure composée de 2 étapes consécutives :

  • 1ère étape - avant l’entrée sur le territoire :
    • demander une autorisation de séjour temporaire auprès de la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes ;
    • être en possession d’un passeport valide ;
    • pour les personnes soumises à une obligation de visa pour entrer au Luxembourg : après obtention de l’autorisation de séjour temporaire, demander un visa de type D ;
  • 2ème étape - après l’entrée sur le territoire :
    • effectuer une déclaration d’arrivée auprès de sa nouvelle commune de résidence au Luxembourg ;
    • se soumettre à un contrôle médical ;
    • puis demander un titre de séjour pour étudiant ressortissant de pays tiers.

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Personnes concernées

Une autorisation de séjour puis un titre de séjour sont nécessaires pour tout ressortissant de pays tiers (c'est-à-dire d’un pays qui n’est ni membre de l'Union européenne (UE), ni considéré comme assimilé aux Etats membres de l’UE – Islande, Norvège, Liechtenstein et Suisse), qui réside dans un pays tiers et souhaite établir sa résidence au Luxembourg pour y étudier.

Est considérée comme étudiante, la personne admise :

  • dans un établissement d'enseignement supérieur au Luxembourg ;
  • pour y suivre, à titre d'activité principale, un cycle d'études à plein temps menant à l'obtention d'un titre d'enseignement supérieur délivré par cet établissement.

Le chercheur en formation doctorale est également considéré comme étudiant.

Sont considérés comme établissements d'enseignement supérieur :

  • l'Université du Luxembourg ;
  • les établissements d'enseignement délivrant un brevet de technicien supérieur (BTS) ;
  • les institutions d'enseignement supérieur privées et agrées.

Aucune autorisation préalable n’est requise pour le ressortissant de pays tiers qui est membre de famille d’un citoyen UE (ou d’un pays assimilé).

La demande d’autorisation de séjour doit être introduite par l’étudiant. Il peut toutefois mandater une tierce personne, par exemple l’université, pour effectuer les démarches nécessaires.

Conditions préalables

Le ressortissant de pays tiers doit au préalable :

  • être en possession d’un passeport en cours de validité ;
  • vérifier s’il est soumis à l’obligation de visa pour entrer dans l’Espace Schengen ;
  • remplir les conditions pour être considéré comme étudiant.

Modalités pratiques

1ère étape : avant l'entrée sur le territoire

Autorisation de séjour

Le futur étudiant ressortissant d’un pays tiers doit adresser une demande d’autorisation de séjour temporaire (sur papier libre) depuis son pays d'origine :

La demande doit être introduite et accordée avant l’entrée sur le territoire. Une demande introduite sur le territoire est déclarée irrecevable.

La demande d’autorisation de séjour temporaire doit préciser l'identité du demandeur (nom(s), prénom(s) et adresse exacte) et être accompagnée des documents et informations suivants :

  • une copie certifiée conforme à l'original de l'intégralité du passeport en cours de validité ;
  • un acte de naissance ;
  • un extrait de casier judiciaire ou un affidavit (déclaration sous serment) établi dans son pays de résidence ;
  • une copie de l’inscription à plein temps dans un établissement d’enseignement supérieur agréé au Luxembourg ;
  • la preuve de ressources suffisantes pour couvrir les frais de séjour et de retour.
    Les ressources mensuelles doivent correspondre à 80 % au moins du montant actuel du revenu minimal garanti. Cette preuve peut être rapportée par :
    • une attestation de bourse ou de prêt étudiant indiquant le montant alloué et la durée ;
    • ou une attestation bancaire ;
    • ou un engagement de prise en charge.
  • une autorisation parentale dans le cas où l'étudiant n'a pas 18 ans ;
  • une attestation d’assurance couvrant le risque maladie sur le territoire luxembourgeois ;
  • le cas échéant, un mandat.

    Mandat :
    Le ressortissant de pays tiers peut conférer un mandat à une personne tierce l’autorisant à introduire la demande à sa place. Dans ce cas, le mandataire, à l’exception des conseils juridiques, doit justifier du mandat par une procuration dûment datée et signée par le mandant, la signature devant nécessairement être précédée de la formule manuscrite "bon pour procuration".

Les documents doivent être joints sous forme d’un original ou d’une copie certifiée conforme. En cas de doute sur l’authenticité d’un document, le ministre en charge de l’immigration pourra demander à ce que celui-ci soit authentifié par l’autorité locale compétente et légalisé par l’ambassade (ou à ce qu’il y soit apposé l’apostille de la Haye).

Si les documents ne sont pas rédigés dans les langues allemande, française ou anglaise, une traduction conforme par un traducteur assermenté doit être jointe.

Le délai de réponse du ministère des Affaires étrangères et européennes est en principe de 3 mois maximum. En cas d'absence de réponse dans ce délai, le requérant peut considérer sa réponse comme rejetée.

En cas d'accord, le ressortissant de pays tiers obtient une "autorisation de séjour temporaire", envoyée par voie postale. Cette autorisation de séjour temporaire sera valide pendant une durée de 3 mois. Pendant ce temps, le ressortissant de pays tiers doit :

  • soit, s'il est soumis à l'obligation de visa, solliciter le visa d'entrée dans l'Espace Schengen ;
  • soit, s'il n'est pas soumis à l'obligation de visa, entrer sur le territoire luxembourgeois et faire une déclaration d'arrivée auprès de l'administration communale de son lieu de résidence.

Après son entrée au Luxembourg, le ressortissant de pays tiers doit faire les démarches afin d'obtenir un titre de séjour.

Cas spécifique : étudiants participant à un programme d’échange communautaire ou bilatéral

L’étudiant ressortissant de pays tiers, qui réside régulièrement depuis au moins 2 ans dans un autre Etat membre en tant qu’étudiant et souhaite continuer une partie de ses études au Luxembourg dans le cadre d’un programme d’échange communautaire bilatéral, doit également obtenir une autorisation de séjour avant de venir sur le territoire luxembourgeois.

La demande doit être accompagnée des documents suivants :

  • une copie certifiée conforme de l'intégralité du passeport en cours de validité ;
  • un acte de naissance ;
  • un extrait de casier judiciaire ou un affidavit (déclaration sous serment) établi dans son pays de résidence ;
  • une copie de l'inscription à plein temps dans un établissement d'enseignement supérieur agréé au Luxembourg ;
  • un dossier détaillant son parcours d'études et justifiant que le cycle d’études qu’il entend suivre est bien complémentaire à celui déjà accompli ;
  • une copie de l’inscription à plein temps dans un établissement d’enseignement supérieur ;
  • la preuve de ressources suffisantes pour couvrir les frais de séjour et de retour (minimum 80 % du revenu minimal garanti) ;
  • une autorisation parentale dans le cas où l'étudiant n'a pas 18 ans ;
  • une attestation d’assurance couvrant le risque maladie sur le territoire luxembourgeois.

Passeport et visa

S'il n'est pas soumis à une obligation de visa, le ressortissant de pays tiers peut entrer au Luxembourg muni de son autorisation de séjour et de son passeport valide.

Si le ressortissant de pays tiers est soumis à l'obligation de visa, il doit, muni de son autorisation de séjour, introduire avant son voyage et depuis son pays d’origine, une demande de visa de type D auprès de la représentation diplomatique ou consulaire du Luxembourg dans son pays d'origine, ou, à défaut, auprès de l’ambassade ou du consulat du pays de l'Espace Schengen qui y représente le Luxembourg en matière de délivrance de visa (ambassade ou consulat belge uniquement).

Le visa, d’une validité maximale de 3 mois, est apposé dans son passeport sous forme de vignette.

Si le passeport du requérant expire dans moins de 6 mois, il est conseillé d’en demander le renouvellement avant l’entrée sur le territoire luxembourgeois.

Si le ressortissant de pays tiers dispose d'une carte de séjour de membre de famille d’un citoyen de l’Union ou d’un titre de séjour en cours de validité délivré par un autre Etat membre de l'UE, le visa n’est pas requis. Le ressortissant de pays tiers doit toutefois disposer de l'autorisation de séjour temporaire au Luxembourg.

2ème étape : après l'entrée sur le territoire

Déclaration d’arrivée

Le ressortissant de pays tiers doit entrer sur le territoire luxembourgeois muni d’un titre de voyage valable (passeport et visa, le cas échéant) dans les 3 mois suivant l’émission de l’autorisation de séjour temporaire.

Dans les 3 jours de son arrivée au Luxembourg, il doit effectuer une déclaration d’arrivée auprès de sa nouvelle commune de résidence en présentant notamment :

  • un titre de voyage valable (passeport et, le cas échéant, visa ou carte de séjour ou titre de séjour délivré par un autre Etat membre de l'UE) ;
  • l’original de l’autorisation de séjour temporaire ;
  • le cas échéant, un justificatif de domicile (ex. : contrat de bail, facture d'électricité, etc.).

Le déclarant reçoit alors une copie de sa déclaration d’arrivée en guise de récépissé.

La copie de la déclaration d’arrivée accompagnée de l’autorisation de séjour vaut à la fois autorisation d’étudier et autorisation de séjour jusqu'à la délivrance d'un titre de séjour.

Contrôle médical

L'étudiant ressortissant de pays tiers doit, le plus tôt possible, se soumettre à un contrôle médical des étrangers composé :

  • d’un examen médical auprès d’un médecin établi au Luxembourg ;
  • et d’un dépistage de la tuberculose auprès de la Ligue médico-sociale (LMS).

Suite aux résultats de ces examens, le Service médical de l’immigration (SMI) de la Direction de la Santé émettra un certificat médical qui sera transmis à la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes en vue du traitement de la demande de titre de séjour.

Demande de titre de séjour

L'étudiant ressortissant de pays tiers doit introduire, dans les 3 mois de son arrivée au Luxembourg, une demande de titre de séjour pour étudiant ressortissant de pays tiers auprès du ministère des Affaires étrangères et européennes.

La demande de titre de séjour doit être accompagnée des documents suivants :

  • une copie certifiée conforme de l'intégralité du passeport en cours de validité ;
  • une copie de l’autorisation de séjour ;
  • une copie de la déclaration d’arrivée établie par l’administration communale ;
  • la preuve du versement d’une taxe de 80 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL ; bénéficiaire : ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction de l’immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…).

Lorsque la demande est accordée, le demandeur reçoit un courrier l’invitant à se présenter personnellement, muni de son passeport en cours de validité, auprès de la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes pendant les heures d'ouverture des guichets aux fins de la prise d’une photo et des empreintes digitales qui seront incorporées dans le titre de séjour. Le demandeur peut également se munir d’une photo récente, conforme aux normes de l’OACI/ICAO ("standard passeport biométrique").

Quelques jours après la saisie des données biométriques, le demandeur peut retirer son titre de séjour personnellement à la Direction de l’immigration. La date exacte lui sera communiquée au moment de la saisie des données biométriques.

Le titre de séjour se présente sous la forme d’une carte à puce avec des données biométriques.

Le titre de séjour contient des informations sur le détenteur du titre (nom(s), prénom(s), nationalité, date et lieu de naissance), ainsi que des informations spécifiques sur le titre de séjour (catégorie du titre, date de début et de fin de validité du titre).

Certaines catégories de titres de séjour contiennent des informations supplémentaires, indiquées dans le champ "observation" du titre de séjour. Pour le titre de séjour "étudiant", l'observation sur le titre de séjour inclut une information sur l'accès au marché du travail.

Après réception de son titre de séjour, le ressortissant de pays tiers doit ensuite se présenter de nouveau à l’administration communale du lieu de résidence, muni de son passeport, afin de confirmer sa déclaration d’arrivée et d’obtenir un certificat de résidence.

Exercice d’une activité rémunérée

Pendant les études, l’accès au marché de travail est restreint pour les détenteurs d’un titre de séjour pour étudiant ressortissant d’un pays tiers.

Selon le niveau d’étude suivi, l’étudiant ressortissant d’un pays tiers peut exercer une activité rémunérée avec son titre de séjour :

  • durant les 2 premiers semestres du bachelor et du brevet de technicien supérieur, l’étudiant n’est pas autorisé à exercer une activité rémunérée.
    Exceptions :  une activité rémunérée au sein de l’établissement d’enseignement supérieur de maximum de 10h/semaine est autorisée ;
  • à partir du 3ème semestre du bachelor et du brevet de technicien supérieur, master et doctorat, l’étudiant est autorisé à exercer une activité salariée pendant un maximum de 10h/semaine (en moyenne).
    Exceptions: cette restriction de 10h/semaine ne s’applique pas :
    • aux activités salariées exercées durant les vacances scolaires ;
    • aux travaux de recherche effectués au sein de l’établissement d’enseignement supérieur ou au sein d’un organisme de recherche agréé en vue de l'obtention d'un doctorat ;
    • aux contrats de travail conclus par les assistants de l'Université de Luxembourg.

Avant l’embauche d’un étudiant ressortissant de pays tiers (ou en cas de changement de contrat de travail) l’employeur doit faire une déclaration écrite à la Direction de l'immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes, précisant :

  • la dénomination sociale de l’employeur ;
  • le nom, prénom, nationalité, date et lieu de naissance de l’étudiant ;
  • la date de l’entrée en service ;
  • la nature (CDDCDIcontrat étudiantCDD spécifique aux étudiants) ;
  • durée du contrat et nombre d’heures de travail mensuel ;
  • une copie du titre de séjour de l’étudiant ;
  • une copie du contrat de travail.

Une fois ces formalités accomplies, l'étudiant peut se faire embaucher sur simple présentation de son titre de séjour pour étudiant.

L'employeur embauchant un étudiant ressortissant de pays tiers doit :

  • solliciter la présentation de l'autorisation / titre de séjour de l'étudiant avant le début de la prestation de travail ;
  • demander la délivrance d'une copie de l'autorisation / titre de séjour de l'étudiant, qu'il devra conserver pendant toute la durée de la période d'emploi.

L'employeur doit notifier le début de la période d'emploi à la Direction de l'immigration de manière écrite (courrier, email ou fax) dans un délai de 3 jours ouvrables à compter du 1er jour de travail en indiquant :

  • l'identité du travailleur ainsi que son numéro de matricule ;
  • la date de début de l'emploi ;
  • l'identité de l'employeur effectif.

L'employeur est tenu de notifier au ministre tout changement relatif à la nature, à la durée du contrat ou au nombre d'heures de travail mensuel.

L'employeur qui a occupé un ou plusieurs ressortissants de pays tiers en séjour irrégulier s'expose à des sanctions administratives et pénales.

Stage

L'étudiant souhaitant ou devant effectuer un stage devra se soumettre à différentes formalités selon la nature de ce stage :

  • pour le stage non rémunéré obligatoire à effectuer dans le cadre de ses études, le titre de séjour pour étudiant suffit ;
  • le stage rémunéré (stage qui comporte un contrat de travail et un salaire et qui est de ce fait assimilé à un emploi) est considéré comme activité salariée. Les restrictions concernant l'accès au marché de travail s'appliquent ;
  • le travail à caractère essentiellement éducatif presté dans le cadre d'un stage de formation ou d'un stage probatoire rémunéré n'est pas à considérer comme occupation (c'est à dire un travail rémunéré), et la limitation à 10 heures par semaine n'est pas applicable.

Pour être considéré comme stage de formation ou stage probatoire, le stage doit :

  • avoir un caractère essentiellement éducatif ;
  • être organisé et contrôlé par un établissement d'enseignement supérieur luxembourgeois ou étranger ;
  • ou être organisé par un employeur sur base d'un contrat de stage entre lui et l'élève ou l'étudiant.

Pour êtres considéré comme travail essentiellement éducatif, le stage de formation ou le stage probatoire organisé par un employeur sur base d'un contrat de stage conclu entre lui et l'élève ou l'étudiant doit :

  • faire partie intégrante de la formation, conformément aux programmes de l'établissement d'enseignement, luxembourgeois ou étranger ;
  • avoir un caractère d'information ou d'orientation ;
  • ne pas affecter l'étudiant ou l'élève à des tâches requérant un rendement comparable à celui d'un travail normal.

Validité et renouvellement

La durée de validité du titre de séjour court à partir de la date de la déclaration d’arrivée à la commune. Tant que les conditions d’obtention restent remplies, le titre de séjour est renouvelable sur demande.

Attention : l'étranger qui a l'intention de quitter le Grand-Duché de Luxembourg pour une durée supérieure à 6 mois doit remettre son titre de séjour au ministère des Affaires étrangères et européennes et faire une déclaration de départ auprès de l'administration communale où il a séjourné.

Durée de validité du titre de séjour

Le titre de séjour pour étudiant est valable au minimum un an ou pour la seule durée du cycle, si celui-ci est plus court.

Le titre de séjour "étudiant" contient dans le champ "observation" une information relative à l'accès au marché de l'emploi.

Procédure de renouvellement

Le ressortissant de pays tiers doit introduire sa demande de renouvellement de titre de séjour auprès de la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes luxembourgeois dans les 2 mois précédant la date d’expiration du titre de séjour.

La demande de renouvellement doit être accompagnée des documents suivants :

  • une copie certifiée conforme à l'original de l'intégralité du passeport en cours de validité ;
  • la preuve de l'inscription dans un établissement d'enseignement supérieur ;
  • une autorisation parentale dans le cas où l'étudiant n'a pas 18 ans ;
  • la preuve que l'étudiant dispose de ressources suffisantes pour couvrir ses frais de séjour et de retour. La preuve peut être rapportée par :
  • un certificat d'affiliation à la Sécurité sociale récent reprenant l'intégralité des affiliations du ressortissant de pays tiers auprès de la sécurité sociale luxembourgeoise ;
  • un certificat de résidence récent ;
  • un extrait récent du casier judiciaire luxembourgeois ;
  • la preuve du versement d’une taxe de 80 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL ; bénéficiaire : ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction de l’immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…).

Activité salariée suite à l’achèvement des études

Après avoir achevé avec succès au Luxembourg un cycle de formation ayant conduit à un diplôme final d’enseignement supérieur, le ressortissant de pays tiers peut obtenir une autorisation de séjour pour salarié afin d’exercer une activité salariée au Luxembourg, en suivant une procédure simplifiée.

A cette fin, il doit adresser, avant l'expiration de son titre de séjour en tant qu'étudiant, une demande d'autorisation pour travailleur salarié à la Direction de l'immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes et joindre / préciser :

  • une copie certifiée conforme à l'original de l'intégralité du passeport en cours de validité ;
  • un certificat d'affiliation à la Sécurité sociale récent reprenant l'intégralité des affiliations du ressortissant de pays tiers auprès de la sécurité sociale luxembourgeoise ;
  • un certificat de résidence récent ;
  • un extrait récent du casier judiciaire luxembourgeois ;
  • une copie de son diplôme final d’enseignement supérieur, attestant qu’il a achevé avec succès au Luxembourg un cycle de formation ;
  • qu’il souhaite compléter sa formation par une 1ère expérience professionnelle au Luxembourg dans la perspective de son retour dans son pays d’origine ;
  • que l’activité salariée qu’il entend exercer est en relation directe avec sa formation académique ;
  • une copie de son contrat de travail, signé et daté, conforme au droit du travail luxembourgeois ;
  • la preuve du versement d’une taxe de 80 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL ; bénéficiaire : ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction de l’immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…).

L’autorisation de séjour pour salarié est valable pour une durée maximale de 2 ans non renouvelable et l'activité salariée est limitée à un seul secteur et à une seule profession (mais elle peut s’exercer auprès de plusieurs employeurs, soit simultanément, soit consécutivement).

Par ailleurs, l'étudiant n’est pas autorisé à changer de catégorie de titre de séjour après l’expiration de son titre séjour en tant qu'étudiant.

Si l'étudiant diplômé retourne dans son pays d'origine sans avoir sollicité l'autorisation pour travailleur salarié, il ne bénéficiera pas de la procédure simplifiée et devra introduire une demande d'autorisation de séjour pour travailleur salarié.

Perte, vol ou détérioration de l'attestation

En cas de perte, vol ou détérioration du titre de séjour, une procédure spécifique est à effectuer.

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