Séjour du chercheur ressortissant d'un pays tiers au Luxembourg

Dernière mise à jour de cette page le 07-04-2014

Le ressortissant de pays tiers qui souhaite s’installer au Luxembourg en tant que chercheur auprès d'un organisme de recherche agréé doit :

  • avant l’entrée sur le territoire :
    • demander une autorisation de séjour temporaire auprès de la Direction de l’Immigration du ministère des Affaires étrangères ;
    • être en possession d’un passeport valide ;
    • après obtention de l’autorisation de séjour temporaire demander le cas échéant un visa de type D.
  • après l’entrée sur le territoire :
    • effectuer une déclaration d’arrivée auprès de sa nouvelle commune de résidence ;
    • se soumettre à un contrôle médical ;
    • puis demander un titre de séjour pour chercheur ressortissant de pays tiers.

Par contre, le ressortissant de pays tiers qui souhaite séjourner au Luxembourg pendant une durée inférieure à 3 mois par année civile doit seulement remplir les conditions d'entrée et de séjour au Luxembourg, à condition d'exercer une activité :

  • en tant que chercheur invité ou ;
  • en tant que chercheur ayant conclu une convention d'accueil dans un autre Etat de l'Union européenne (UE).

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Personnes concernées

Une autorisation de séjour puis un titre de séjour sont nécessaires pour tout ressortissant de pays tiers (c'est-à-dire d’un pays qui n’est ni membre de l'Union européenne (UE), ni considéré comme assimilé aux Etats membres de l’UE) qui souhaite établir sa résidence au Luxembourg pour y mener un projet de recherche dans le cadre d'une formation postdoctorale.

Peuvent obtenir une autorisation de séjour aux fins de mener un projet de recherche, les chercheurs :

  • ayant conclu une convention d'accueil avec un organisme de recherche agréé et ;
  • bénéficiant d'une attestation de prise en charge de cet organisme.

Sont assimilés aux Etats membres de l’UE :

  • l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège en tant qu’Etats parties à l’Accord sur l’Espace Economique Européen (EEE) ;
  • la Confédération suisse.

Ainsi, ne sont pas concernées par une telle autorisation de séjour, les ressortissants de pays tiers :

Conditions préalables

Afin de pouvoir introduire la demande en autorisation de séjour aux fins de mener un projet de recherche, le ressortissant de pays tiers doit :

  • être titulaire d'un diplôme de l'enseignement supérieur donnant accès aux programmes de doctorat ;
  • avoir conclu une convention d'accueil précisant la relation juridique et les conditions de travail du chercheur.
    Avant de s'engager à accueillir le ressortissant de pays tiers, l'organisme de recherche doit notamment vérifier :
    • l'objet et la durée des recherches et la disponibilité des moyens financiers nécessaires à leur réalisation ;
    • les qualifications du chercheur au regard des recherches à réaliser, attestées par une copie certifiée conforme des diplômes exigés ;
    • que le chercheur dispose durant son séjour de ressources mensuelles suffisantes correspondant au moins au salaire social minium pour travailleur qualifié (soit 2.305,23 euros au 1er janvier 2014) pour couvrir ses frais de séjour et de retour ;
    • que le chercheur est couvert par une assurance maladie pendant toute la durée de son séjour ;
  • avoir conclu cette convention avec un organisme de recherche agréé.
    En effet, tout organisme de recherche public ou privé souhaitant accueillir un ressortissant de pays tiers à des fins de recherche doit être préalablement agréé par le ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.
    Pour obtenir l'agréement, l'organisme doit rapporter la preuve qu'il effectue sur le territoire luxembourgeois des travaux de recherche.
  • bénéficier d'une attestation de prise en charge.
    Une fois la convention d'accueil signée, l'organisme de recherche fournit une attestation nominative de prise en charge des frais de séjour et de retour du chercheur. Dans le cas où le chercheur séjourne irrégulièrement sur le territoire, l'organisme de recherche doit assumer la responsabilité du remboursement des frais liés au séjour et au retour.
La convention d'accueil prend automatiquement fin si le chercheur n'obtient pas l'autorisation de séjour au fins de mener un projet de recherche.

Démarches préalables

Avant d'introduire la demande en délivrance d'une autorisation de séjour, le ressortissant de pays tiers doit au préalable :

  • être en possession d’un passeport en cours de validité ;
  • vérifier s’il est soumis à l’obligation de visa pour entrer dans l’Espace Schengen ;
  • être en possession de la convention d'accueil signée avec un organisme de recherche agrée.

L'organisme de recherche doit :

  • solliciter de la part du chercheur et avant le début de l'activité, la présentation de son autorisation de séjour ou de son titre de séjour ;
  • lui demander la délivrance d'une copie de son autorisation de séjour ou de son titre de séjour qu'il devra conserver pendant toute la durée de la période d'activité ;
  • notifier le début de la période d'activité au ministre ayant l’immigration dans ses attributions dans un délai de trois jours ouvrables à compter du premier jour d'activité.

L'organisme de recherche doit notifier le début de la période d'emploi à la Direction de l'immigration de manière écrite (courrier, email ou fax) en indiquant :

  • l'identité du chercheur ainsi que son numéro de matricule ;
  • la date de début de l'emploi ;
  • l'identité de l'organisme de recherche effectif.

L’employeur qui a occupé un ou plusieurs chercheurs ressortissants de pays tiers en séjour irrégulier s'expose à des sanctions administrative et pénale.

Modalités pratiques

Avant l'entrée sur le territoire

Demande d'autorisation de séjour

Le chercheur doit, avant son entrée sur le territoire luxembourgeois, adresser une demande d’autorisation de séjour à la Direction de l’immigration du Ministère des Affaires étrangères depuis sont pays d'origine.

Sauf cas exceptionnels (ex : ressortissant de pays tiers disposant déjà d’un titre de séjour au Luxembourg), la demande doit être introduite et accordée avant l’entrée sur le territoire. Une demande introduite sur le territoire est déclarée irrecevable.

La demande d’autorisation de séjour temporaire doit préciser l'identité du demandeur (nom, prénoms et adresse exacte) et être accompagnée des documents et informations suivants :

  • une copie intégrale certifiée conforme du passeport en cours de validité ;
  • un acte de naissance ;
  • un extrait de casier judiciaire ou un affidavit (déclaration sous serment) ;
  • un curriculum vitae ;
  • une copie certifiée conforme des diplômes ;
  • une convention d’accueil signée préalablement avec un organisme de recherche agréé ;
  • une attestation nominative de prise en charge portant sur les frais de séjour et de retour du chercheur. L’attestation de prise en charge est établie par l’organisme de recherche agréé après la signature de la convention d’accueil ;
  • le cas échéant, un mandat.
    Le ressortissant de pays tiers peut conférer mandat à une personne tierce (par exemple l'organisme de recherche) l’autorisant à introduire la demande à sa place. Dans ce cas, le mandataire, à l’exception des conseils juridiques, doit justifier du mandat par une procuration dûment datée et signée par le mandant, la signature devant nécessairement être précédée de la formule manuscrite "bon pour procuration".

Les documents doivent être joints sous forme d’un original ou d’une copie certifiée conforme. En cas de doute sur l’authenticité d’un document, le Ministre en charge de l’Immigration pourra demander à ce que celui-ci soit authentifié par l’autorité locale compétente et légalisé par l’ambassade (ou à ce qu’il y soit apposé l’apostille de la Haye).

Si les documents ne sont pas rédigés dans les langues allemande, française ou anglaise, une traduction conforme par un traducteur assermenté doit être jointe.

Seules les demandes complètes seront traitées. Les demandes incomplètes seront retournées à l’expéditeur.

Le délai de réponse du ministère des Affaires étrangères est en principe de 3 mois maximum.

L’autorisation de séjour est envoyée par voie postale à l’adresse du requérant. Elle est valable pendant 90 jours.

Passeport et visa

Muni de son autorisation de séjour, le ressortissant de pays tiers doit, s’il est soumis à l’obligation de visa, introduire avant son voyage et depuis son pays d’origine, une demande de visa de type D auprès de la mission diplomatique ou consulaire luxembourgeoise présente dans son pays de résidence ou, à défaut, de l’ambassade ou du consulat du pays de l'Espace Schengen qui y représente le Luxembourg en matière de délivrance de visa (Belgique ou Pays-Bas).

Le visa, d’une validité maximale de 3 mois, est apposé dans son passeport sous forme de vignette.

Si le passeport du requérant expire dans moins de 6 mois, il est conseillé d’en demander le renouvellement avant l’entrée sur le territoire luxembourgeois.

Si le ressortissant de pays tiers dispose d'une carte de séjour de membre de famille d’un citoyen de l’Union ou d’un titre de séjour en cours de validité délivré par un autre Etat membre de l'UE, le visa n’est pas requis.

Après l'entrée sur le territoire

Déclaration d’arrivée

Le ressortissant de pays tiers doit entrer sur le territoire luxembourgeois muni d’un titre de voyage valable (passeport et visa, le cas échéant) dans les 90 jours suivant l’émission de l’autorisation de séjour temporaire.

Dans les 3 jours de son arrivée au Luxembourg, il doit effectuer une déclaration d’arrivée auprès de sa nouvelle commune de résidence en présentant notamment :

  • un titre de voyage valable (passeport et, le cas échéant, visa ou carte de séjour ou titre de séjour délivré par un autre Etat membre de l'UE) ;
  • l’original de l’autorisation de séjour temporaire ;
  • le cas échéant, un justificatif de domicile (ex : contrat de bail, facture d'électricité, etc.).

Le déclarant reçoit alors une copie de sa déclaration d’arrivée.

La copie de la déclaration d’arrivée accompagnée de l’autorisation de séjour vaut à la fois autorisation de travail et autorisation de séjour.

Contrôle médical

Le salarié ressortissant de pays tiers doit, le plus tôt possible, se soumettre à un contrôle médical des étrangers composé :

  • d’un examen médical auprès d’un médecin établi au Luxembourg ;
  • et d’un dépistage de la tuberculose auprès de la Ligue médico-sociale (LMS).

Suite aux résultats de ces examens, le Service Médical de l’Immigration (SMI) de la Direction de la Santé émettra un certificat médical qui sera transmis à la Direction de l’Immigration du ministère des Affaires étrangères en vue du traitement de la demande de titre de séjour.

Demande de titre de séjour

Le salarié ressortissant de pays tiers doit introduire, dans les 3 mois de son arrivée au Luxembourg, une demande de titre de séjour pour ressortissant de pays tiers auprès du ministère des Affaires étrangères.

La demande de titre de séjour doit être accompagnée des documents suivants :

  • une copie certifiée conforme de l'intégralité du passeport en cours de validité ;
  • une copie de l’autorisation de séjour ;
  • une copie de la déclaration d’arrivée établie par l’administration communale ;
  • la preuve d’un logement approprié (contrat de bail, acte de propriété,…) ;
  • la preuve du versement d’une taxe de 50 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL, bénéficiaire : ministère des Affaires étrangères, Direction de l’Immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…) ;
  • le certificat médical (transmis directement par le SMI).

Lorsque la demande est accordée, le demandeur reçoit un courrier l’invitant à se présenter personnellement, muni de son passeport en cours de validité, auprès de la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères pendant les heures d'ouverture des guichets aux fins de la prise d’une photo et des empreintes digitales qui seront incorporées dans le titre de séjour. Le demandeur peut également se munir d’une photo récente, conforme aux normes de l’OACI/ICAO ("standard passeport biométrique").

Quelques jours après la saisie des données biométriques, le demandeur peut retirer son titre de séjour personnellement à la Direction de l’Immigration. La date exacte lui sera communiquée au moment de la saisie des données biométriques.

Le titre de séjour se présente sous la forme d’une carte à puce avec des données biométriques.

Le déclarant doit ensuite se présenter de nouveau à l’administration communale du lieu de résidence, muni de son passeport, afin de confirmer sa déclaration d’arrivée et d’obtenir un certificat de résidence.

Validité et renouvellement

Le titre de séjour délivré au chercheur ressortissant de pays tiers est valable pour une durée d’un an ou pour la durée du projet de recherche si celle-ci est inférieure à un an, et est renouvelable tant que les conditions d’octroi restent remplies.

Renouvellement du titre de séjour

Au plus tard dans les 2 mois avant l’expiration du titre de séjour, le ressortissant de pays tiers doit introduire la demande en renouvellement de titre de séjour auprès de la Direction de l’immigration du Ministère des Affaires étrangères, accompagnée des pièces suivantes :

  • la copie de l’intégralité du passeport en cours de validité, certifiée conforme à l’original ;
  • une convention d’accueil signée avec un organisme de recherche agréé ;
  • une attestation de prise en charge établie par un organisme de recherche agréé ;
  • un certificat d’affiliation reprenant l’intégralité des affiliations du salarié auprès de la sécurité sociale luxembourgeoise;
  • un certificat de résidence récent ;
  • un extrait récent du casier judiciaire luxembourgeois ;
  • la preuve du versement d’une taxe de 50 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL, bénéficiaire : ministère des Affaires étrangères, Direction de l’Immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…).
Après 5 ans de séjour régulier et ininterrompu sur le territoire luxembourgeois, le ressortissant de pays tiers peut demander le statut de résident de longue durée.

Perte, vol ou détérioration de l'attestation

En cas de perte ou de vol du titre de séjour, le ressortissant de pays tiers doit compléter la demande de remplacement et y joindre :

  • une copie certifiée conforme de l'intégralité du passeport en cours de validité et ;
  • la déclaration de perte/vol établie par la police ;
  • la preuve du versement d’une taxe de 50 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL, bénéficiaire : ministère des Affaires étrangères, Direction de l’Immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…).

En cas de détérioration du titre de séjour, le ressortissant de pays tiers doit compléter la demande de remplacement et y joindre :

  • une copie certifiée conforme de l'intégralité du passeport en cours de validité et ;
  • le titre de séjour détérioré ;
  • la preuve du versement d’une taxe de 50 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL, bénéficiaire : ministère des Affaires étrangères, Direction de l’Immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…).

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