Séjour du chercheur ressortissant d'un pays tiers au Luxembourg

Dernière mise à jour de cette page le 22-06-2015

Le ressortissant de pays tiers qui souhaite s’installer au Luxembourg pour une durée supérieure à 3 mois en tant que chercheur auprès d'un organisme de recherche agréé doit suivre une procédure composée de 2 étapes consécutives :

  • 1ère étape - avant l’entrée sur le territoire :
    • demander une autorisation de séjour temporaire auprès de la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes ;
    • être en possession d’un passeport valide ;
    • pour les personnes soumises à une obligation de visa pour entrer au Luxembourg : après obtention de l’autorisation de séjour temporaire demander un visa de type D ;
  • 2ème étape - après l’entrée sur le territoire :

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    Autorisation de séjour - ressortissant de pays tiers en vue de mener un projet de recherche - modèle de demande
    Titre de séjour - ressortissant de pays tiers - demande
    Modèle de convention d'accueil entre un chercheur ressortissant de pays tiers et un organisme d'accueil
    Attestation de prise en charge d'un chercheur
    Titre de séjour - ressortissant de pays tiers en qualité de chercheur - renouvellement

Personnes concernées

Une autorisation de séjour, puis un titre de séjour sont en principe nécessaires pour tout ressortissant de pays tiers (c'est-à-dire d’un pays qui n’est ni membre de l'Union européenne (UE), ni considéré comme assimilé aux Etats membres de l’UE – Islande, Norvège, Liechtenstein ou Suisse) qui réside dans un pays tiers et souhaite établir sa résidence au Luxembourg pour y mener un projet de recherche.

Sont notamment concernés :

  • le chercheur ressortissant de pays tiers (qui n’est pas citoyen d’un Etat membre de l’UE, ni ressortissant d’un pays assimilé à l’UE– Islande, Norvège, Liechtenstein ou Suisse), titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur donnant accès aux programmes de doctorat et qui souhaite s’installer sur le territoire aux fins de mener un projet de recherche auprès d’un organisme de recherche agréé ;
  • le chercheur ressortissant de pays tiers qui a conclu une convention d’accueil dans un autre pays de l’UE.

Est également concerné tout organisme de recherche privé ou public qui souhaite accueillir un ressortissant de pays tiers à des fins de recherche.

La demande d’autorisation de séjour doit être introduite par le demandeur. Il peut toutefois mandater une tierce personne (par exemple l'organisme de recherche) pour effectuer les démarches nécessaires.

A noter que le ressortissant de pays tiers qui est membre de famille d’un citoyen UE (ou d’un pays assimilé) résidant au Luxembourg n’a pas besoin d’une autorisation spécifique pour mener un projet de recherche.

A noter que dans certains autres cas de figure, le chercheur n'est pas soumis aux dispositions relatives à l'autorisation de séjour en tant que chercheur (par exemple en vue d'un doctorat ou dans le cadre d'un détachement).

N’est pas soumis à l’autorisation de séjour le ressortissant de pays tiers qui a été autorisé au séjour en qualité de chercheur dans un autre Etat membre de l’Union européenne et qui entend mener, sur base de la convention d’accueil conclue dans cet autre Etat, sur une période ne dépassant pas 3 mois, une partie de ses travaux de recherche au Grand-Duché de Luxembourg, pour autant qu’il dispose de ressources suffisantes et ne représente pas un danger pour l’ordre public, la sécurité publique ou la santé publique.

Conditions préalables

Le ressortissant de pays tiers qui souhaite s’installer au Luxembourg et y mener un projet de recherche doit :

  • être en possession d’un passeport en cours de validité ;
  • vérifier s’il est soumis à une obligation de visa ;
  • présenter une convention d’accueil signée avec un organisme de recherche agréé ;
  • être titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur donnant accès aux programmes de doctorat.

Démarches préalables

Peuvent conclure une convention d’accueil les organismes de recherche qui réalisent ou se proposent de réaliser des travaux de recherche et qui disposent d’un agrément.

L’agrément est à demander :

  • au ministre ayant la recherche dans ses attributions pour les instituts de recherche public luxembourgeois ;
  • au ministre ayant l’économie dans ses attributions pour les instituts de recherche privé luxembourgeois.

La demande d’agrément doit être accompagnée des pièces suivantes :

  • l’indication du lieu des activités ;
  • le statut ou l’objet social de l’institut ;
  • la description des activités ;
  • le nombre de chercheurs employés ;
  • la description des travaux de recherche ;
  • les comptes annuels révisés des 3 derniers exercices.

Afin d’obtenir l’agrément, l’organisme doit être en mesure de prouver qu’il effectue sur le territoire luxembourgeois des travaux de recherche.

L’agrément est accordé pour une durée de 5 ans maximum, ou, le cas échéant, 3 ans maximum si l’organisme a été créé récemment.

L’organisme de recherche public pour lequel la recherche constitue une mission légale ou réglementaire est dispensé de joindre ces documents.

L'organisme de recherche et le chercheur doivent conclure une convention d'accueil par laquelle le chercheur s’engage à mener à bien le projet de recherche et l’organisme s’engage à accueillir le chercheur à cette fin, à condition que le projet de recherche ait été accepté par les organes compétents de l’organisme. Sont vérifiés les éléments suivants :

  • l’objet des recherches, leur durée et la disponibilité des moyens financiers nécessaires à leur réalisation ;
  • les qualifications du chercheur au regard de l’objet des recherches, attestées par une copie certifiée conforme des diplômes exigés ;
  • les ressources mensuelles suffisantes du chercheur correspondant au moins au salaire social minimum pour travailleur qualifié, pour couvrir ses frais de séjour et de retour sans recourir au système d’aide sociale et sa couverture par une assurance maladie ;
  • la relation juridique précisée dans la convention d’accueil, ainsi que les conditions de travail du chercheur.

L'organisme de recherche doit :

  • solliciter la présentation de l'autorisation / titre de séjour du chercheur avant le début de la prestation de travail ;
  • demander la délivrance d'une copie de l'autorisation / titre de séjour du chercheur, qu'il devra conserver pendant toute la durée de la période d'emploi ;
  • notifier le début de la période d'emploi au MAE dans un délai de 3 jours ouvrables à compter du 1er jour de travail.

L'organisme de recherche doit notifier le début de la période d'emploi à la Direction de l'immigration de manière écrite (courrier, email ou fax), en indiquant :

  • l'identité du chercheur ainsi que son numéro de matricule ;
  • la date de début de l'emploi ;
  • l'identité de l'organisme de recherche effectif.
L'organisme de recherche qui a occupé un ou plusieurs ressortissants de pays tiers en séjour irrégulier s'expose à des sanctions administratives et pénales.

Modalités pratiques

1ère étape : avant l'entrée sur le territoire

Demande d'autorisation de séjour

Le chercheur doit, avant son entrée sur le territoire luxembourgeois, adresser une demande d’autorisation de séjour depuis sont pays d'origine :

  • à la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes  ;
  • à une représentation diplomatique ou consulaire du Luxembourg, ou à une mission diplomatique ou consulaire représentant le Luxembourg.
Sauf cas exceptionnels (ex. : ressortissant de pays tiers disposant déjà d’un titre de séjour au Luxembourg), la demande doit être introduite et accordée avant l’entrée sur le territoire. Une demande introduite sur le territoire est déclarée irrecevable.

La demande d’autorisation de séjour temporaire doit préciser l'identité du demandeur (nom, prénoms et adresse exacte) et être accompagnée des documents et informations suivants :

  • une copie intégrale du passeport en cours de validité, certifiée conforme à l'original ;
  • un acte de naissance ;
  • un extrait de casier judiciaire ou un affidavit (déclaration sous serment) établi dans son pays de résidence ;
  • un curriculum vitae ;
  • une copie certifiée conforme des qualifications ou diplômes professionnels ;
  • une convention d’accueil signée préalablement avec un organisme de recherche agréé, sous réserve que le projet de recherche ait été accepté par les organes compétents de l'organisme ;
  • une attestation nominative de prise en charge portant sur les frais de séjour et de retour du chercheur. L’attestation de prise en charge est établie par l’organisme de recherche agréé après la signature de la convention d’accueil ;
  • le cas échéant, un mandat.
    Mandat : le ressortissant de pays tiers peut conférer mandat à une personne tierce (par exemple l'organisme de recherche) l’autorisant à introduire la demande à sa place. Dans ce cas, le mandataire, à l’exception des conseils juridiques, doit justifier du mandat par une procuration dûment datée et signée par le mandant, la signature devant nécessairement être précédée de la formule manuscrite "bon pour procuration".

Les documents doivent être joints sous forme d’un original ou d’une copie certifiée conforme. En cas de doute sur l’authenticité d’un document, le ministre en charge de l’immigration pourra demander à ce que celui-ci soit authentifié par l’autorité locale compétente et légalisé par l’ambassade (ou à ce qu’il y soit apposé l’apostille de la Haye).

Si les documents ne sont pas rédigés dans les langues allemande, française ou anglaise, une traduction conforme par un traducteur assermenté doit être jointe.

Seules les demandes complètes seront traitées. Les demandes incomplètes seront retournées au requérant.

Le délai de réponse du ministère des Affaires étrangères et européennes est en principe de 4 mois maximum. En cas d'absence de réponse dans ce délai, le requérant peut considérer sa demande comme rejetée.

En cas d’accord, le ressortissant de pays tiers obtient une "autorisation de séjour temporaire", envoyée par voie postale. Cette autorisation de séjour temporaire sera valide pendant une durée de 90 jours. Pendant ce temps, le ressortissant de pays tiers doit :

  • soit solliciter le visa d’entrée dans l’Espace Schengen, s’il est soumis à l’obligation de visa ;
  • soit, s’il n’est pas soumis à l’obligation de visa, entrer sur le territoire luxembourgeois et faire une déclaration d’arrivée auprès de l’administration communale de son lieu de résidence.

Après son entrée au Luxembourg, le ressortissant de pays tiers doit faire les démarches afin d’obtenir un titre de séjour. 

Passeport et visa

S'il n'est pas soumis à une obligation de visa, le ressortissant de pays tiers peut entrer au Luxembourg, muni de son autorisation de séjour et de son passeport valide.

Si le ressortissant de pays tiers est soumis à une obligation de visa, il doit, muni de son autorisation de séjour, introduire avant son voyage et depuis son pays d’origine une demande de visa de type D auprès :

  • de la représentation diplomatique ou consulaire luxembourgeoise dans son pays de résidence ;
  • ou, à défaut, de l’ambassade ou du consulat du pays de l'Espace Schengen qui y représente le Luxembourg en matière de délivrance de visa de longue durée (ambassade ou consulat belge uniquement).

Le visa, d’une validité maximale de 3 mois, est apposé dans son passeport sous forme de vignette.

Si le passeport du requérant expire dans moins de 6 mois, il est conseillé d’en demander le renouvellement avant l’entrée sur le territoire luxembourgeois.

Si le ressortissant de pays tiers dispose d'une carte de séjour de membre de famille d’un citoyen de l’Union ou d’un titre de séjour en cours de validité délivré par un autre Etat membre de l'UE, le visa n’est pas requis. Le ressortissant de pays tiers doit toutefois disposer de l'autorisation de séjour temporaire au Luxembourg.

2ème étape : après l'entrée sur le territoire

Déclaration d’arrivée

Lors de son entrée sur le territoire, le ressortissant de pays tiers doit se munir d’un titre de voyage valable (passeport et visa, le cas échéant), ainsi que de son autorisation de séjour temporaire.

Dans les 3 jours de son arrivée au Luxembourg, il doit effectuer une déclaration d’arrivée auprès de sa nouvelle commune de résidence en présentant notamment :

  • un titre de voyage valable (passeport et, le cas échéant, visa ou carte de séjour ou titre de séjour délivré par un autre Etat membre de l'UE) ;
  • l’original de l’autorisation de séjour temporaire ;
  • le cas échéant, un justificatif de domicile (ex. : contrat de bail, facture d'électricité, etc.).

Le déclarant reçoit alors une copie de sa déclaration d’arrivée en guise de récépissé.

La copie de la déclaration d’arrivée accompagnée de l’autorisation de séjour vaut à la fois autorisation de travail et autorisation de séjour.

Contrôle médical

Le chercheur ressortissant de pays tiers doit, avant de solliciter la délivrance du titre de séjour, se soumettre à un contrôle médical des étrangers composé :

  • d’un examen médical auprès d’un médecin établi au Luxembourg et autorisé à y exercer en tant que médecin généraliste, médecin spécialiste en médecine interne ou médecin spécialiste en pédiatrie ;
  • et d’un dépistage de la tuberculose auprès de la Ligue médico-sociale (LMS).

Suite aux résultats de ces examens, le Service Médical de l’Immigration (SMI) de la Direction de la Santé émettra un certificat médical qui sera transmis à la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes en vue du traitement de la demande de titre de séjour.

Demande de titre de séjour

Le chercheur ressortissant de pays tiers doit introduire, dans les 3 mois de son arrivée au Luxembourg, une demande de titre de séjour pour ressortissant de pays tiers auprès du ministère des Affaires étrangères et européennes.

La demande de titre de séjour doit se faire au moyen d'un formulaire spécifique et être accompagnée des documents suivants :

  • une copie certifiée conforme de l'intégralité du passeport en cours de validité ;
  • une copie de l’autorisation de séjour ;
  • une copie de la déclaration d’arrivée établie par l’administration communale ;
  • la preuve d’un logement approprié (contrat de bail, acte de propriété,…) ;
  • la preuve du versement d’une taxe de 80 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL ; bénéficiaire : ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction de l’immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…).

Lorsque la demande est accordée, le demandeur reçoit un courrier l’invitant à se présenter personnellement, muni de son passeport en cours de validité, auprès de la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes pendant les heures d'ouverture des guichets aux fins de la prise d’une photo et des empreintes digitales qui seront incorporées dans le titre de séjour. Le demandeur peut également se munir d’une photo récente, conforme aux normes de l’OACI/ICAO ("standard passeport biométrique").

Quelques jours après la saisie des données biométriques, le demandeur peut retirer son titre de séjour personnellement à la Direction de l’immigration. La date exacte lui sera communiquée au moment de la saisie des données biométriques.

Le titre de séjour est délivré pour une durée d’un an, sinon pour la durée du projet de recherche, et est renouvelable tant que les conditions d’obtention restent remplies.

Le titre de séjour se présente sous la forme d’une carte à puce avec des données biométriques. Il inclut l'autorisation de travail en tant que chercheur.

Le titre de séjour contient des informations sur le détenteur du titre (nom, prénom, nationalité, date et lieu de naissance), ainsi que des informations spécifiques sur le titre de séjour (catégorie du titre, date de début et de fin de validité du titre).

Certaines catégories de titres de séjour contiennent des informations supplémentaires indiquées dans le champ "observation" du titre de séjour.

Après réception de son titre de séjour, le ressortissant de pays tiers doit ensuite se présenter à nouveau à l’administration communale du lieu de résidence, muni de son passeport, afin de confirmer sa déclaration d’arrivée et d’obtenir un certificat de résidence.

Validité et renouvellement

Le titre de séjour délivré au chercheur ressortissant de pays tiers est valable pour une durée d’un an ou pour la durée du projet de recherche et est renouvelable tant que les conditions d’octroi restent remplies.

Attention : l'étranger qui a l'intention de quitter le Grand-Duché de Luxembourg pour une durée supérieure à 6 mois doit remettre son titre de séjour au ministre et faire une déclaration de départ auprès de l'administration communale où il a séjourné.

Renouvellement du titre de séjour

Au plus tard dans les 2 mois avant l’expiration du titre de séjour, le ressortissant de pays tiers doit introduire la demande en renouvellement de titre de séjour auprès de la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes, accompagnée des pièces suivantes :

  • la copie de l’intégralité du passeport en cours de validité, certifiée conforme à l’original ;
  • une convention d’accueil signée avec un organisme de recherche agréé ;
  • une attestation de prise en charge établie par un organisme de recherche agréé ;
  • un certificat d’affiliation reprenant l’intégralité des affiliations du salarié auprès de la sécurité sociale luxembourgeoise;
  • un certificat de résidence récent ;
  • un extrait récent du casier judiciaire luxembourgeois ;
  • la preuve du versement d’une taxe de 80 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL, bénéficiaire : ministère des Affaires étrangères, Direction de l’Immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…).
Après 5 ans de séjour régulier et ininterrompu sur le territoire luxembourgeois, le ressortissant de pays tiers peut demander le statut de résident de longue durée.

Perte, vol ou détérioration de l'attestation

En cas de perte, vol ou détérioration du titre de séjour, une procédure spécifique est à effectuer.

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Luxembourg
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Luxembourg
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