Licenciement avec préavis

Dernière mise à jour de cette page le 08-03-2016

L'employeur qui licencie un salarié pour une raison autre qu'une faute grave doit lui accorder un préavis ainsi qu'une indemnité de licenciement en cas d'ancienneté de service de 5 ans ou plus.

Si l'entreprise compte plus de 150 salariés, le licenciement doit être précédé d'un entretien préalable avec le salarié à licencier.

Si elle compte au moins 15 salariés, elle doit par ailleurs notifier au Comité de Conjoncture chaque licenciement effectué pour des raisons non inhérentes à la personne du salarié.

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    • Notification des licenciements pour des raisons non inhérentes à la personne du salarié
    • CDI - modèle de lettre de licenciement avec préavis - salarié dont l'ancienneté est inférieure à 5 ans
    • CDI - modèle de lettre de licenciement avec préavis - salarié dont l'ancienneté est supérieure à 5 ans
    • CDI - modèle de lettre de licenciement avec préavis - salarié dont l'ancienneté est supérieure à 5 ans avec option de substitution de l'indemnité de départ en délai de préavis

Personnes concernées

L'employeur peut en principe seulement licencier avec préavis un salarié sous contrat de travail à durée indéterminée.

Il ne peut, en principe, pas licencier avec préavis un salarié :

L'employeur qui rompt néanmoins un CDD avant terme doit dédommager le salarié à concurrence du salaire que ce dernier aurait touché jusqu'à la fin du contrat. Ce montant est toutefois limité au salaire correspondant à la durée du délai de préavis qui aurait dû être respecté dans le cas d'un CDI.

L'employeur qui envisage de licencier pour des raisons non inhérentes à leur personne au moins 7 salariés sur une période de 30 jours ou au moins 15 salariés sur une période de 90 jours devra recourir à la procédure de licenciement collectif plutôt qu'à des licenciements individuels.

L'employeur qui envisage de licencier un salarié pour faute grave pourra procéder à un licenciement avec effet immédiat.

A noter que les délégués du personnel titulaires et suppléants, ainsi que les délégués à l'égalité, à la santé et à la sécurité ne peuvent pas faire l'objet d'un licenciement, pendant :

  • toute la durée légale de leur mandat (5 ans) ;
  • les 6 premiers mois qui suivent l'expiration ou la cessation de leur mandat ;
  • 3 mois avant les élections du personnel dès la présentation de leur candidature.
Toute procédure de licenciement à leur encontre sera nulle.

Modalités pratiques

Etapes du licenciement

Etapes du licenciement selon l'effectif de l'entreprise
Effectif de l'entreprise

Motifs inhérents à la personne du salarié

(aptitude, conduite du salarié, absences fréquentes ou longue maladie)

Motifs non inhérents à la personne du salarié

(motifs liés aux nécessités de fonctionnement de l'entreprise)

< 15 salariés

Notification du licenciement au salarié

de 15 à 149 salariés

Notification du licenciement au salarié

  1. Notification du licenciement au comité de conjoncture

  2. Notification du licenciement au salarié

≥ 150 salariés

  1. Entretien préalable au licenciement

  2. Notification du licenciement au salarié

  1. Entretien préalable au licenciement

  2. Notification du licenciement au comité de conjoncture

  3. Notification du licenciement au salarié

Motifs de licenciement avec préavis

Tout licenciement doit avoir à sa base une ou plusieurs raisons qui empêchent la poursuite des relations de travail. Les raisons pouvant justifier un licenciement avec préavis sont :

  • soit d'ordre personnel (inhérents à la personne du salarié) ;
  • soit liées aux nécessités de fonctionnement de l'entreprise (non inhérents à la personne du salarié).

Motifs d’ordre personnel

Les motifs personnels pouvant justifier un licenciement avec préavis sont liés :

  • à l'aptitude du salarié, c'est-à-dire :
    • la qualité ou quantité insuffisante du travail fourni par le salarié ;
    • les absences fréquentes et/ou prolongées pour cause d'incapacités de travail non professionnelles qui apportent une gêne indiscutable au fonctionnement de l'entreprise.
      L'employeur doit en effet pouvoir compter sur une collaboration suffisamment régulière de son salarié. En basant sa décision sur le motif de désorganisation grave de l'entreprise, due à l'absentéisme répété, voire prolongé du salarié, l'employeur pourra licencier le salarié :
  • à la conduite du salarié, c'est-à-dire :
    • le comportement du salarié vis-à-vis de son employeur, ses collègues de travail ou encore ses clients ;
    • le fait d'arriver systématiquement en retard ;
    • les faits relatifs à la vie privée du salarié qui ont une incidence sur son travail.

Le licenciement doit intervenir dans un délai raisonnable après la constatation des faits reprochés au salarié. Si les faits les plus récents remontent à plusieurs mois, le licenciement pourrait être considéré comme abusif.

Motifs liés aux nécessités de fonctionnement de l'entreprise

Les motifs pouvant justifier un licenciement avec préavis peuvent également être liés au fait que l'employeur souhaite restructurer son entreprise et supprimer des postes de travail. Ces motifs sont généralement qualifiés d'économiques. L'employeur doit pouvoir expliquer de manière précise et factuelle la cause qui l'amène à prendre des mesures de restructuration (par exemple des difficultés économiques, la sauvegarde de la compétitivité de l'entreprise en cas de ralentissement de l'activité), ainsi que l'incidence de ces dernières sur le poste de travail du salarié. L'employeur doit préciser clairement en quoi son activité ne lui permet plus de garder le salarié à ses services.

Lorsqu'une entreprise rencontre des difficultés économiques, la santé financière du groupe auquel elle appartient n'a en principe pas d'impact sur la décision de l'employeur de procéder à une restructuration. En revanche, en cas de difficultés économiques rencontrées par une société luxembourgeoise qui n'a aucune autonomie administrative, juridique et financière par rapport au groupe auquel elle appartient, l'employeur devra faire référence dans la lettre de motivation aux difficultés économiques rencontrées par le groupe.

Dans ces cas précis de licenciements pour motif(s) économique(s), l'employeur :

  • a le choix du salarié à licencier et n'a donc pas à justifier ce choix ;
  • n'a aucune obligation de reclasser la personne licenciée au sein de son entreprise ou ailleurs.

Les salariés qui ont été licenciés pour des motifs liés aux nécessités de fonctionnement de l’entreprise bénéficient néanmoins d’une priorité de réembauchage dans l'entreprise.

Entretien préalable au licenciement

Effectif du personnel de l'entreprise

Si l'effectif du personnel de l'entreprise concernée est d'au moins 150 salariés, l'employeur a l'obligation de convoquer le salarié à un entretien préalable avant de procéder à son licenciement.

Pour déterminer l'effectif du personnel qui rend obligatoire l'entretien préalable au licenciement, il faut tenir compte de la totalité des personnes occupées dans les différentes sociétés d'un groupe considéré comme une seule entité économique et sociale.

A noter que la convocation à l'entretien préalable au licenciement d'un délégué du personnel titulaire ou suppléants, ou du délégué à l'égalité ou à la santé et à la sécurité est nulle de nul effet.

Convocation à l'entretien préalable

Pour convoquer le salarié à l'entretien préalable, l'employeur doit rédiger une lettre de convocation en y indiquant :

  • le motif de la convocation, c'est-à-dire le licenciement envisagé du salarié ;
  • la date, l'heure et l'endroit où se déroulera l'entretien ;
  • la possibilité pour le salarié de se faire assister :
    • soit par un autre salarié de l'entreprise ;
    • soit par un représentant d'une organisation syndicale représentative sur le plan national et représentée au sein de la délégation du personnel ;
  • la possibilité pour l'employeur de se faire assister :
    • soit par un membre du personnel ;
    • soit par un représentant d'une organisation patronale.

Si l'employeur décide de se faire assister, ce choix doit être mentionné dans la lettre de convocation à l'entretien.

A noter que la loi n'interdit pas à l'employeur d'être représenté ou assisté d'un avocat à l'entretien préalable. Dans ce cas, ce droit doit également être accordé au salarié.

Les motifs qui sont reprochés au salarié doivent exister au moment de la convocation à l'entretien préalable.

Toutefois, l'employeur n'est pas obligé d'indiquer dans la convocation à l'entretien préalable les motifs pour lesquels il souhaite licencier le salarié. L'entretien lui-même permettra de les exposer.

L'employeur doit également adresser une copie de la lettre de convocation à la délégation du personnel.

A noter que depuis le 1er août 2016 l'employeur ne doit plus adresser une copie de la lettre de convocation à l'entretien préalable à l'ITM.

Déroulement de l'entretien préalable

L'entretien préalable au licenciement peut avoir lieu au plus tôt le 2ème jour ouvrable et travaillé après l’envoi de la lettre de convocation. Il a pour objectif :

  • d'informer le salarié du fait que son licenciement est envisagé ;
  • de lui en expliquer les raisons ;
  • de lui laisser la possibilité de s'expliquer.
A l'issu de l'entretien, l'employeur est libre de décider s'il licencie le salarié ou non.

A noter que dans une entreprise comprenant moins de 150 salariés, la procédure de l'entretien préalable, bien que non obligatoire, peut quand même avoir lieu si le patron le souhaite.

Cependant, en cas de notification immédiate du licenciement après l'entretien préalable, l'employeur ne s'expose à aucune sanction. Le licenciement reste valable puisque le caractère obligatoire de la procédure ne vaut que dans le cas d'une entreprise comptant plus de 150 salariés.

Absence du salarié à l'entretien préalable

2 raisons peuvent expliquer l'absence d'un salarié à l'entretien préalable auquel il est convoqué :

  • soit il a décidé de ne donner aucune suite à la lettre de convocation : cette décision n'empêche pas la procédure de licenciement de suivre son cours normal ;
  • soit il est en arrêt maladie : dans ce cas, l'employeur doit prendre en compte 2 situations possibles :
    • si le salarié l'a averti de son incapacité de travail et/ou lui a soumis un certificat médical avant que l'employeur ne lui ait envoyé la lettre de convocation, il ne peut pas être valablement convoqué à l'entretien préalable ;
    • si le salarié est en arrêt maladie et l'informe et/ou lui soumet un certificat médical après avoir reçu la lettre de convocation, cela n'empêche pas la procédure de licenciement de suivre son cours normal, à moins qu'il s'agisse d'une hospitalisation urgente, auquel cas le salarié a 8 jours à compter de son hospitalisation pour présenter un certificat médical à son employeur.

Notification d'un licenciement au Comité de Conjoncture

Cette étape concerne uniquement le licenciement avec préavis pour raisons non inhérentes à la personne du salarié (par exemple en cas de licenciement lié à des motifs économiques, des mesures de redressement, de réorganisation ou de restructuration comportant des suppressions de poste).

Toute entreprise qui compte au moins 15 salariés doit notifier au Comité de Conjoncture chaque licenciement effectué pour des raisons non inhérentes à la personne du salarié.

L'effectif de 15 salariés se base sur les critères rendant obligatoire l'organisation d'élections sociales.

Cette notification doit avoir lieu au plus tard au moment de la notification au salarié du préavis de licenciement.

Pour ce faire, l'employeur doit transmettre au secrétariat du Comité de Conjoncture une notification des licenciements pour des raisons non inhérentes à la personne du salarié, de préférence par courrier électronique à l'adresse emploi@eco.etat.lu.

Cette notification indique notamment :

  • la dénomination de l'entreprise et son code NACE ;
  • le numéro de matricule de l'employeur ;
  • le nombre total de salariés avant les licenciements ;
  • le nombre de licenciements depuis la dernière notification réparti par type de licenciement ;
  • les dates d'engagement et de notification du licenciement pour chaque salarié licencié ;
  • la date de la précédente notification de licenciements au Comité de Conjoncture.

Notification du licenciement au salarié

Délais de notification

Si l'entreprise occupe moins de 150 salariés, l'employeur peut, sans délai, notifier le licenciement avec préavis.

Si l'entreprise occupe 150 salariés et plus, la notification du licenciement doit alors avoir lieu :

  • au plus tôt le jour suivant l'entretien préalable ;
  • au plus tard 8 jours après l'entretien préalable.

Forme de la notification

L'employeur notifie la résiliation du contrat de travail avec préavis par écrit au salarié :

  • soit par lettre recommandée ;
  • soit en remettant la lettre en mains propres au salarié qui doit en accuser réception sur le double du courrier.

La notification doit mentionner qu'il s'agit d'un licenciement avec préavis.

Elle peut éventuellement mentionner :

  • le délai de préavis auquel le salarié a droit en fonction de son ancienneté dans l'entreprise ;
  • le cas échéant, la dispense de travail.

Les motifs du licenciement ne doivent pas nécessairement figurer dans la lettre de licenciement.

La lettre de licenciement doit être rédigée dans une langue comprise par le salarié.

A noter qu'en cas de changement d'adresse en cours de contrat, le salarié doit en informer son employeur. En effet, si l'employeur notifie le courrier recommandé à la seule adresse que le salarié lui a communiquée comme étant celle de son domicile ou de sa résidence, la notification doit être considérée comme étant valable.

Communication des motifs de licenciement sur demande du salarié

L'employeur n'est pas obligé d'indiquer dans la lettre de licenciement les motifs à la base de sa décision.

Si le salarié licencié souhaite les connaître (par exemple, s'il n'a pas été convoqué à un entretien préalable), il peut les demander :

  • par lettre recommandée ;
  • dans un délai d'un mois à partir du jour où il a reçu la lettre de licenciement.

L'employeur est alors tenu de répondre au salarié :

  • par lettre recommandée ;
  • dans un délai d'un mois à compter du jour où il a reçu la demande du salarié ;
  • en énonçant avec précision les motifs du licenciement ;
  • dans une langue comprise par le salarié.

Préavis

L'employeur qui rompt le contrat de travail pour une raison autre qu'une faute grave doit accorder un préavis au salarié.

De plus, le salarié licencié qui preste son préavis peut demander à son employeur un congé pour la recherche d'un nouvel emploi au cours de sa période de préavis.

Début du préavis

Le préavis commence à courir :

  • le 15 du mois en cours, si la lettre de licenciement est notifiée avant le 15 ;
  • le 1er jour du mois suivant, si la lettre de licenciement est notifiée entre le 15ème et le dernier jour du mois.

Le point de départ du préavis se détermine en principe en fonction du jour de l'envoi en recommandé de la lettre de licenciement ou de la remise en mains propres contre récépissé au salarié.

Exemple 1 
L'employeur poste la lettre de licenciement le 23 juillet : le préavis débute le 1er août (quelle que soit la date de réception par la salarié).

Exemple 2
L'employeur poste la lettre de licenciement le 31 juillet : le préavis débute le 1er août (quelle que soit la date de réception par la salarié).

Exemple 3
L'employeur poste la lettre de licenciement le 1er août : le préavis débute le 15 août (quelle que soit la date de réception par la salarié).

Si l'employeur ne respecte pas le délai de préavis, il doit verser au salarié une indemnité compensatoire de préavis correspondant à la rémunération due pour la période de préavis non respectée.

Durée du préavis

La durée du préavis dépend de l'ancienneté du salarié au moment de la notification du licenciement.

Délai de préavis en fonction de l'ancienneté du salarié

Ancienneté de service du salarié

Délai de préavis à respecter

moins de 5 ans

2 mois

de 5 à moins de 10 ans

4 mois

10 ans et plus

6 mois

Dispense de travail

L'employeur peut demander au salarié de ne pas prester son préavis, en totalité ou en partie. Pour ce faire, l'employeur doit :

  • notifier la dispense de travail par écrit, soit dans la lettre de licenciement, soit dans un courrier ultérieur ;
  • continuer à verser au salarié l'intégralité de sa rémunération et de ses autres avantages, à l'exception des frais occasionnés par le travail (par exemple, les indemnités de repas, de déplacement, etc.) ;
  • continuer à faire bénéficier le salarié des augmentations de salaire intervenues au cours de la période de préavis.

La dispense de travail est considérée comme une période de travail effectif.

Mesures temporaires en faveur de l'emploi

Jusqu'au 31 décembre 2017, si le salarié licencié occupe un nouvel emploi durant la période de préavis, l'ancien employeur doit prendre en charge, jusqu'à la fin du préavis :

  • la différence éventuelle entre l'ancien salaire et un nouveau salaire moindre ;
  • la part patronale des cotisations de sécurité sociale se rapportant :
    • au différentiel de salaire éventuellement versé ;
    • au salaire versé par le nouvel employeur (jusqu'à concurrence de l'ancien salaire).

Exemple

Ancien salaire : 2000 euros
Nouveau salaire : 1800 euros

Ainsi, jusqu'à la fin du préavis, l'ancien employeur devra verser :

  • 200 euros de salaire (et les charges sociales afférentes) ;
  • et les charges sociales patronales pour le salaire de 1800 euros (bien que ce salaire soit lui-même payé par le nouvel employeur).

Congés restant dus

L'employeur ne peut pas obliger le salarié à prendre ses congés durant le préavis. Le salarié peut opter pour le paiement d'une indemnité pour congé non pris.

S'il souhaite prendre ses congés avant la fin du préavis, il doit le demander à son employeur. Ce dernier est en droit de refuser si les besoins du service ou les priorités accordées à d'autres salariés ne permettent pas de donner satisfaction au salarié licencié. Dans ce cas, le salarié doit continuer à prester normalement son travail jusqu'à l'expiration du préavis, les congés non pris étant alors payés par l'employeur.

Le délai de préavis est un délai fixe. Son échéance ne peut être prolongée en cas de maladie ou d'accident. Même si le salarié est malade durant toute la durée de son préavis, ce dernier s'arrêtera à la date initialement prévue.

De même, si le salarié prend tout ou partie de ses congés pendant le préavis, ce dernier n'est pas prolongé d'autant.

Indemnités de départ

L'employeur doit verser une indemnité de départ à tout salarié licencié avec préavis ayant au moins 5 ans d'ancienneté de service dans l'entreprise.

L'employeur doit verser l'indemnité de départ à la fin du délai de préavis (qu'il soit presté ou non).

L'indemnité de départ n'est soumise ni à l'impôt sur le revenu ni aux cotisations sociales.

L'employeur et le salarié licencié peuvent également convenir du versement d'indemnités bénévoles de licenciement.

Ces indemnités sont, sous conditions, exemptées d'impôt dans la limite de 12 fois le salaire social mensuel minimum pour travailleurs non qualifiés (soit 23.075,52 euros bruts annuels au 1er août 2016). L'employeur peut appliquer cette exemption sans demande préalable auprès de l'Administration des Contributions directes..

Montant de l'indemnité

L'indemnité de départ dépend de l'ancienneté du salarié à la date de l'expiration du délai de préavis (qu'il soit presté ou non).

Les entreprises occupant moins de 20 salariés peuvent :

  • soit verser l'indemnité de départ ;
  • soit prolonger le délai de préavis du salarié licencié.

L'employeur doit exprimer son choix dans la lettre de licenciement.

Indemnité de départ et préavis en fonction de l'ancienneté

Ancienneté de service du salarié

Indemnité de départ
avec préavis normal

Option sans indemnité
(entreprises - de 20 salariés)

Indemnité de départ

Préavis

Préavis prolongé sans indemnité

Moins de 5 ans

0

2 mois

/

Entre 5 et moins de 10 ans

1 mois

4 mois

5 mois

Entre 10 et moins de 15 ans

2 mois

6 mois

8 mois

Entre 15 et moins de 20 ans

3 mois

6 mois

9 mois

Entre 20 et moins de 25 ans

6 mois

6 mois

12 mois

Entre 25 et moins de 30 ans

9 mois

6 mois

15 mois

A partir de 30 ans et plus

12 mois

6 mois

18 mois

Base de calcul de l'indemnité

L'indemnité est calculée sur base des salaires ou traitements effectivement versés au salarié pour les 12 derniers mois qui précèdent immédiatement celui de la notification de la résiliation.

Sont compris dans les salaires ou traitements :

  • les indemnités pécuniaires de maladie ;
  • les primes et suppléments courants, etc.

Sont exclues des salaires ou traitements :

  • les rémunérations pour heures supplémentaires ;
  • les gratifications ;
  • les indemnités pour frais accessoires.

L'hypothèse retenue pour la fixation de l'indemnité de départ est celle d'un salarié ayant toujours travaillé à temps plein dans l'entreprise.

Pour les personnes ayant travaillé successivement à temps plein et à temps partiel, l'indemnité de départ est calculée proportionnellement aux différentes périodes d'emploi.

Exemple

Un salarié est licencié par son employeur pour lequel il a travaillé pendant 5 ans à temps plein et 15 ans à temps partiel (20 heures par semaine).

Au moment de la résiliation de son contrat de travail, le salarié travaille à temps partiel et touche un salaire mensuel brut de 1.500 euros.

Son indemnité de départ se calcule comme suit :

  • durée totale de travail dans l'entreprise : 20 ans ;
  • durée du travail à temps plein : 5 ans soit ¼ de la durée totale ;
  • durée du travail à temps partiel : 15 ans soit ¾ de la durée totale ;
  • salaire touché à temps partiel : 1.500 euros, soit un salaire fictif à temps plein de : 1.500 x 2 = 3.000 euros

Le montant mensuel d'indemnité de départ à verser au salarié est de :

  • pour le travail effectué à temps plein : ¼ de 3.000 euros soit 750 euros ;
  • pour le travail effectué à temps partiel : ¾ de 1.500 euros soit 1.125 euros.

Soit 750 + 1.125 = 1.875 euros

En raison de son ancienneté de service de 20 ans, le salarié a droit à une indemnité de départ de 6 mois de salaire brut.

En conséquence, le salarié licencié a droit à une indemnité totale de départ de 1.875 x 6 = 11.250 euros.

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