Transmission des extraits de compte salaire à la fin de la relation de travail

Dernière mise à jour de cette page le 21-07-2015

A l’issue de la relation de travail, l’employeur doit accomplir certaines formalités, à savoir :

Conditions préalables

L’employeur et le salarié doivent au préalable avoir mis fin à leur relation de travail, que ce soit dans le cadre :

Modalités pratiques

Transmission électronique des extraits de compte salaire et pension

Dès la fin de la relation de travail, l’employeur doit transmettre électroniquement  les extraits de compte salaire et pension à l’Administration des contributions directes.

La transmission électronique des ECSP du régime d'imposition normal peut être faite par un intermédiaire (mandataire, fiduciaire ou autre) agissant pour le compte de l’employeur. Elle s’effectue obligatoirement via la plateforme MyGuichet :

  • soit en déposant un fichier structuré sous format XML d’une taille maximale de 7MB ;
  • soit en utilisant l'assistant de saisie en ligne.

Pour ces deux types de transmission MyGuichet, un produit LuxTrust (private ou pro) validé est indispensable à l'identification du déclarant.

Les matricules à renseigner sont :

  • les identifiants nationaux du répertoire national des personnes physiques (matricule à 13 chiffres, sans espaces) ;
  • ou les identifiants nationaux des personnes morales (matricule à 11 chiffres, sans espaces).

Les extraits électroniques portent obligatoirement sur l’ensemble des salaires versés durant l’année d’imposition. Un extrait séparé est à établir pour chaque pays de résidence du salarié.

Le renvoi sur support papier à l'ACD n’est plus accepté.

Les fiches de retenue d’impôt originales sont à conserver de façon identique à tous les autres documents commerciaux, conformément au droit des sociétés commerciales pour une durée de 10 ans.

Plateforme de pré-validation (ou test)

Pour les éditeurs de logiciels et autres services informatiques, l’ACD met à disposition en ligne une plateforme de pré-validation des fichiers XML générés ou créés en test. Il est recommandé de passer par cette étape de pré-validation du format avant de créer des fichiers avec des données réelles à transmettre via MyGuichet.

La transmission des données implique différents acteurs. Pour toute question, vous pouvez contacter :
  • Luxtrust pour les questions concernant un produit Private ou Pro ;
  • le support de guichet.lu pour des questions relatives à l'application de transmission MyGuichet ;
  • votre fournisseur du logiciel pour des questions concernant les erreurs de validation syntaxiques et sémantiques ;
  • la division informatique de l'ACD pour des questions techniques concernant le fichier structuré au format xml ;
  • pour les questions relatives à la fiscalité, le bureau RTS compétent : RTS 1 (Centre), RTS Esch-sur-Alzette (Sud) ou RTS Ettelbruck (Nord).

Conditions de transmission

La transmission des extraits doit :

  • avoir une référence de dossier unique par année fiscale et par débiteur ;
  • comporter au moins un extrait de compte de salaire ou de pension ;
  • concerner une seule année fiscale ;
  • contenir exclusivement des extraits pour un seul débiteur (même numéro d’identification).

Une transmission des extraits peut :

  • contenir des extraits de différents salariés ou pensionnés du même débiteur ;
  • contenir à la fois des extraits initiaux de salaire et de pension et des extraits annulatifs.

Les extraits de compte doivent avoir une référence unique par année fiscale et par débiteur. Les périodes doivent correspondre à l’année fiscale.

En cas de changement de pays de résidence du bénéficiaire en cours d’année, il sera nécessaire de créer 2 extraits de compte.

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