Contrat / Convention de stage

Dernière mise à jour de cette page le 01-08-2013

De nombreux établissements scolaires et d'enseignement supérieur intègrent la réalisation de stages dans leur programme éducatif. Cela permet à l’élève ou à l’étudiant de découvrir le monde du travail et d’acquérir une première expérience professionnelle.

Le travail à prester dans le cadre d’un stage doit avoir un caractère essentiellement éducatif.

L’employeur qui souhaite embaucher un stagiaire doit signer un contrat ou une convention de stage.

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Personnes concernées

Le contrat ou la convention de stage sont signés par :

  • l’employeur ou le maître de stage qui encadrera le stagiaire au sein de l’entreprise d’accueil ;
  • le stagiaire qui souhaite effectuer un stage prévu dans le cadre de son cursus scolaire ou un stage volontaire hors du cadre de son cursus scolaire ;
  • le cas échéant, le responsable de stage à savoir l’enseignant qui assure le suivi de l’étudiant au sein de l’établissement scolaire ou d’enseignement supérieur pendant la durée du stage.

Modalités pratiques

Contrat ou convention de stage

L’employeur qui souhaite embaucher un stagiaire doit signer :

  • une convention de stage s’il s’agit d’un stage prévu dans le cursus scolaire du stagiaire (stage obligatoire) ;
  • un contrat de stage s’il s’agit d’un stage non encadré par une institution scolaire (stage volontaire). 

L’établissement d’enseignement propose généralement un modèle standard de convention de stage.

Pendant toute la durée du stage, l’employeur ne doit pas affecter le stagiaire à des tâches requérant un rendement comparable à celui d’un "travail normal". Le stage doit essentiellement permettre d’informer et d’orienter le stagiaire.

Rémunération et retenue à la source

La rémunération du stagiaire n’est en aucun cas obligatoire, elle est versée à l’entière discrétion de l’employeur. Il n’y a ni minimum, ni de maximum légal.

Pour un stagiaire résident effectuant un stage hors du cadre de ses études (stage volontaire), l’employeur est tenu d’appliquer la retenue d’impôts sur la rémunération allouée. Le stagiaire aura la possibilité, sous conditions, de régulariser sa situation fiscale en fin d’année au moyen d’un décompte annuel (ou d'une déclaration d'impôt).

Pour un stagiaire résident effectuant un stage dans le cadre de ses études (stage obligatoire) et pour un stagiaire non résident (effectuant un stage volontaire ou obligatoire) les indemnités allouées durant la période de stage sont dispensées de la retenue d’impôts.

A cet effet, l’employeur doit faire parvenir au bureau RTS compétent pour son siège, une demande de dispense de retenue d’impôt pour le rémunération du stagiaire. Cette demande doit être faite sur papier libre accompagnée :

  • d’une copie de la carte d’identité du stagiaire ;
  • de l’adresse du stagiaire et ;
  • le cas échéant, une copie du certificat d’étude ou de la confirmation de l’établissement d’enseignement que le stage est effectué dans le cadre des études.

A défaut de demande de l'employeur, le stagiaire aura également la possibilité, sous conditions, de régulariser sa situation fiscale en fin d’année au moyen d’un décompte annuel (ou d’une déclaration d’impôt).

Le taux applicable à un revenu annuel (indemnités de stage, rémunérations occasionnels d'étudiants, salaires etc.) inférieur au minimum vital est de zéro.

Affiliation à la sécurité sociale

Stage conventionné

Le stage conventionné ou obligatoire est prescrit par un établissement scolaire et documenté par une convention contresignée par l'établissement d'enseignement. L'employeur et le stagiaire peuvent en outre conclure une convention de stage réglementant les conditions du stage au sein de l'entreprise d'accueil.

Stagiaires domiciliés au Luxembourg et/ou effectuant un stage prescrit par un établissement luxembourgeois

L’employeur ne doit ni affilier auprès du CCSS, ni payer des cotisations pour les élèves et étudiants qui effectuent un stage (rémunéré ou non) :

  • soit dans le cadre du programme d’éducation d’un établissement scolaire établi sur le territoire luxembourgeois ;
  • soit dans le cadre du programme d’éducation d’un établissement scolaire établi à l’étranger tout en ayant leur domicile légal au Luxembourg ;
  • soit dans le cadre du programme d’éducation d’un établissement scolaire établi à l’étranger tout en étant assuré contre le risque accident dans son pays de résidence.

Ces stagiaires restent en effet couverts par l’assurance des parents et/ou de l’établissement.

Stagiaires domiciliés à l'étranger et suivant un stage au Luxembourg prescrit par un établissement scolaire étranger

Les stagiaires ayant leur domicile à l’étranger bénéficient généralement d’une protection contre les risques sociaux dans leur pays d’origine, de sorte que l’employeur luxembourgeois ne doit pas effectuer, en principe, une déclaration d’entrée du stagiaire auprès du Centre commun de la sécurité sociale.

Il appartient à l'employeur de vérifier la couverture régulière du stagiaire contre le risque accident. A cet effet, l'employeur peut se référer au contrat de stage proposé par l'établissement d'enseignement étranger, à défaut il peut inviter le stagiaire à se faire délivrer un certificat attestant l'assurance accident par l'organisme compétent dans le pays d'origine.

Le stagiaire ne bénéficiant pas d'une couverture contre le risque accident du travail dans son pays de résidence est alors assimilé à un salarié. L'employeur doit donc obligatoirement affilier le stagiaire à toutes les branches de la sécurité sociale en faisant une déclaration d'entrée auprès du Centre commun de la sécurité sociale.

La base de calcul du montant des cotisations à la sécurité sociale est le salaire social minimum pour travailleur non qualifié.

Cependant, le stagiaire exerçant une activité uniquement d'une façon occasionnelle, non habituelle et pour une durée ne dépassant pas 3 mois par année de calendrier, est dispensé de l'assurance maladie et pension.

Stage non conventionné

Est considéré comme stage volontaire, le stage n'étant pas conventionné par un établissement scolaire.

Stagiaires effectuant un stage d'une durée maximale de 3 mois

La personne exerçant une activité pour une durée maximale de 3 mois par an doit être seulement affiliée auprès de l'assurance accident dans le cadre de l'activité exercée.

Dans ce cas, l'activité professionnelle doit avoir un caractère occasionnel, non habituel et ne dépassant pas 3 mois maximum.

Exemples :
  • une personne travaille 3 mois pendant les vacances et fait ensuite un stage de 2 mois de septembre à octobre. Elle ne sera affiliée qu'à l'assurance accident pour le travail pendant les vacances, mais sera affiliée à toutes les branches de la sécurité sociale pour la durée du stage ;
  • une personne ne preste aucune activité professionnelle pendant l'année et effectue un stage de 3 mois. Elle ne sera affiliée qu'à l'assurance accident pour la durée du stage.
Stagiaires effectuant un stage de plus de 3 mois

Les stagiaires, qu’ils soient rémunérés ou non, doivent être affiliés auprès de la caisse de maladie selon les mêmes modalités qu'un salarié, donc auprès de toutes les branches de la sécurité sociale.

Les cotisations sociales sont calculées au moins au niveau du salaire social minimum. Elles sont assumées par l’employeur en cas d’une indemnisation moindre du stagiaire.