Facture

Dernière mise à jour de cette page le 28-11-2012

La facture joue un rôle essentiel en matière de comptabilité et de fiscalité. D’une part, elle tient lieu de pièce justificative des écritures comptables, d’autre part, elle permet d’établir le montant de TVA à déduire ou à payer.

L'existence d'une facture en bonne et due forme est également essentielle en matière de recouvrement des créances du fait qu’elle constitue une preuve de l’existence d’un contrat entre le vendeur ou le prestataire de services et le preneur.

La facture peut être émise sur papier ou par voie électronique.

Pour être valable, elle doit être émise dans des délais précis et comporter certaines mentions obligatoires pour l'application de la TVA et pour permettre d'identifier l'entreprise émettrice.

A défaut, l’émetteur de la facture ne pourra pas faire valoir le principe de la facture acceptée, même si le client n’a pas contesté en temps utile.

Personnes concernées

Est tenu d’émettre une facture :

  • toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée ;
  • tout commerçant en nom propre ou toute société commerciale qui vend un bien ou effectue une prestation de services à un autre assujetti.

Pour des transactions entièrement privées et non régulières, l'émission d'une facture n'est pas d'usage.

Pour des relations avec des clients-consommateurs, l'émission d'une facture n'est pas obligatoire, mais il est néanmoins d'usage d'établir une facture, notamment pour des raisons de preuve, car elle est le plus souvent le seul document écrit permettant de prouver l'existence et les modalités d'un contrat.

Délais

Transactions entre professionnels

Dans le cadre de transactions avec un professionnel, le vendeur ou prestataire de service doit émettre la facture :

  • au plus tard le 15ème jour du mois :
    • qui suit celui au cours duquel la livraison de biens ou la prestation de services a été effectuée ;
    • au cours duquel les livraisons de biens ou prestations de services ont été effectuées dans le cas d’une facturation périodique ;
  • ou au plus tard lors de l'encaissement de l’acompte en cas de versement d'un acompte.

Rien n'interdit toutefois au commerçant d'émettre sa facture le plus tôt possible.

Tout document modifiant la facture initiale de manière spécifique et non équivoque est considéré comme une nouvelle facture.

Le débiteur doit, quant à lui, respecter les délais de paiement contractuels ou, à défaut, les délais de paiement légaux.

En cas de retard de paiement, le vendeur/prestataire peut réclamer des intérêts de retard.

Transactions avec un consommateur

Dans le cadre de transactions avec un consommateur, le vendeur ou prestataire de service doit, pour pouvoir, le cas échéant, réclamer des intérêts de retard :

  • émettre la facture dans le mois de la réception des marchandises par le client, de l’achèvement des travaux ou de la prestation de service ;
  • et mentionner expressément qu'il entend, le cas échéant, réclamer l’intérêt de retard légal.

Le débiteur doit, quant à lui, respecter les délais de paiement légaux.

En cas de retard de paiement, le vendeur/prestataire peut réclamer des intérêts de retard.

Modalités pratiques

Mentions obligatoires

Données TVA - Facture > 100 euros

En matière de TVA, les factures dont le montant TVA comprise dépasse 100 euros doivent contenir les mentions suivantes :

  • la date de délivrance ;
  • un numéro séquentiel, basé sur une ou plusieurs séries, qui identifie la facture de façon unique ;
  • le numéro d'identification à la TVA du vendeur ;
  • le cas échéant, le numéro d'identification à la TVA du client ;
  • le cas échéant, le numéro d'identification à la TVA du représentant fiscal ;
  • le nom complet et l'adresse de l'assujetti et de son client ;
  • la quantité et la nature des biens livrés ou l'étendue et la nature des services rendus ;
  • la date à laquelle est effectuée ou achevée la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte, dans la mesure où une telle date est déterminée et différente de la date d'émission de la facture ;
  • la base d'imposition pour chaque taux ou exonération, le prix unitaire hors taxe, ainsi que les escomptes, rabais, ou ristournes éventuels, s'ils ne sont pas compris dans le prix unitaire ;
  • le taux de TVA appliqué ;
  • le montant de la taxe à payer.

En dehors des mentions obligatoires, la facture doit mentionner, le cas échéant, les informations complémentaires suivantes :

  • "auto-liquidation" lorsque l’acquéreur ou le preneur est redevable de la TVA ;
  • "comptabilité de caisse" lorsque la TVA devient exigible à l’encaissement du prix ;
  • "auto-facturation" lorsque le client émet la facture à la place du fournisseur ou du prestataire ;
  • "régime particulier - agences de voyage" pour l'application du régime particulier des agences de voyage (article 56bis de la Loi TVA)
  • "régime particulier - ... (nom du régime)" pour l'application du régime particulier de la marge bénéficiaire (article 56ter de la Loi TVA) pour la livraison par un assujetti-revendeur de :
    • "biens d'occasion" ;
    • "objets d'art" ;
    • "objets de collection ou d'antiquité";
  • "livraison intra-UE d’un moyen de transport neuf".
Pour facturer hors TVA des prestations de services ou des livraisons de biensà des professionnels (B2B) dans un autre Etat membre de l'Union européenne (UE), le vendeur doit :
  • au préalable, vérifier la validité du numéro de TVA de son client dans la base de données VIES - Validation du numéro de TVA sur le site de la Commission européenne;
  • de préférence, imprimer et conserver la page de résultat indiquant le numéro de TVA du client et la date de vérification ;
  • et indiquer le numéro de TVA valide du client sur la facture.

Données TVA - Facture < 100 euros

En matière de TVA, les factures dont le montant TVA comprise ne dépasse pas 100 euros doivent seulement contenir les mentions suivantes :

  • la date d’émission ;
  • le nom et l’adresse du fournisseur du bien ou du prestataire du service ;
  • la quantité et la nature des biens livrés respectivement l’étendue et la nature des services rendus ;
  • le prix taxe comprise ;
  • le taux de la taxe.

Données concernant l'entreprise

Toute facture doit mentionner :

  • pour les sociétés :
    • la dénomination et/ou la raison sociale ;
    • la forme juridique, reproduite lisiblement et en toutes lettres (avant ou après la dénomination pour les SA) ;
    • l'indication précise du siège social (ne s’applique pas aux sociétés coopératives) ;
    • les mots "Registre de commerce  et des sociétés, Luxembourg" ou les initiales "R.C.S. Luxembourg" suivis du numéro d'immatriculation (ne s’applique pas aux sociétés coopératives) ;
    • le numéro de leur autorisation d'établissement ;
    • pour les sociétés à responsabilité limitée, l'indication du capital social est également obligatoire.
  • pour les artisans et commerçants en nom propre : la mention de leur profession et le numéro de leur autorisation d'établissement.

L'assujetti est tenu de conserver un double de toutes les factures émises.

Afin d'éviter toute contestation d'une facture émise en bonne et due forme, il sera utile, face à certains clients, d'envoyer la facture par lettre recommandée.

Mentions facultatives

La facture peut prévoir des modalités de paiement. A défaut, elle est payable directement, dans les délais légaux.

Dans le cadre de transactions entre professionnels et en l’absence de dispositions contractuelles relatives aux délais de paiement et intérêts de retard, il est conseillé d’indiquer sur chaque facture que tout défaut de paiement à échéance entraînera l'application d’intérêts de retard au taux légal.

Dans le cadre de transactions avec un consommateur, la facture doit contenir la mention expresse que le commerçant entend réclamer l’intérêt de retard légal.

Principe de la facture acceptée

Entre commerçants, l’existence d’un contrat peut se prouver au moyen d’une facture acceptée, que l’acceptation soit expresse ou tacite.

La facture peut être considérée comme acceptée en cas de paiement sans réserve ou de silence du preneur au-delà du temps nécessaire pour prendre connaissance de la facture et contrôler ses mentions, ainsi que les fournitures auxquelles elle se rapporte.

A défaut de dispositions légales à ce sujet, les tribunaux retiennent généralement que la facture est présumée acceptée après un délai de 4 à 8 semaines.

Les juridictions ont, parfois même, admis que les courriers entre commerçants qui n’ont pas été suivis d’une contestation étaient censés être acceptés quant à leur contenu.

L’acheteur peut toutefois renverser cette présomption en établissant :

  • soit qu’il a protesté en temps utile ;
  • soit que son silence s’explique autrement que par une acceptation.

Le concept de la facture acceptée n’existe qu’à l’égard des commerçants et non pas à l’égard d’un consommateur final privé.

Contestation d'une facture

Il est impératif de vérifier les factures ainsi que tout autre document commercial reçu sans délais.

Si la facture ou tout autre document commercial ne sont pas bien fondés, le commerçant doit les contester, de préférence par écrit, sous peine de se voir opposer par la suite le concept de la facture (du courrier) acceptée.

Les contestations doivent être précises et claires.

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L-1347 - Luxembourg-Kirchberg
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