Fiches d'hébergement des voyageurs

Dernière mise à jour de cette page le 12-10-2015

Les établissements d'hébergement doivent vérifier l'identité des voyageurs qu'ils hébergent et remplir ou leur faire remplir des fiches d'hébergement.

Les logeurs peuvent transmettre ces données par voie électronique de 3 façons :

  • en saisissant les fiches directement dans l'application de collecte électronique accessible par internet. Cette application requiert une demande d'accès préalable. Son utilisation est gratuite ;
  • en exportant un fichier au format XML depuis leur logiciel hôtelier et en le transmettant via l'application de collecte électronique accessible par internet. Cette méthode évite une double saisie des données à transmettre. Les frais d'adaptation de leur logiciel sont à leur charge, mais devraient pouvoir être partagés entre tous les utilisateurs d'un même logiciel ;
  • en interfaçant directement leur système hôtelier avec un webservice permettant de transmettre des fiches en temps réel. Dans ce cas, les frais d'adaptation de leur logiciel sont à leur charge.

Formulaires / Services en ligne

Effectuez votre démarche

Personnes concernées

Tout établissement d'hébergement collectif ou d'hébergement touristique privé doit remplir / faire remplir des fiches d'hébergement pour chaque voyageur, à l’exception des personnes accompagnant le voyageur principal (tous les enfants et toutes les personnes voyageant en groupe sont repris sur la même fiche).

Endéans une période transitoire de 2 ans, l’utilisation de fiches d'hébergement sous forme électronique est obligatoire pour :

  • les établissements d’hébergement de 10 chambres ou plus ;
  • les campings de 25 emplacements ou plus.

Elle est facultative pour les autres établissements. Néanmoins, le choix du logeur d’utiliser les fiches sous forme électronique est irréversible.

Démarches préalables

L'utilisation de l’application des fiches d’hébergement n'est possible que dans les configurations suivantes :

Systèmes d'exploitation :

  • Windows 2000 ;
  • Windows XP ;
  • Windows Vista 32 et Vista 64 ;
  • Windows 7 ;
  • Mac OS.

Navigateurs Internet :

  • Internet Explorer 6 ou supérieur ;
  • Mozilla Firefox.

Modalités pratiques

Accès à l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement

Pour pouvoir utiliser l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement, vous devez :

  1. télécharger et imprimer la demande d’accès ;
  2. lire attentivement, remplir et signer la demande d’accès ;
  3. envoyer la demande d’accès par courrier à l’adresse suivante :
    Centre des Technologies de l’information de l’Etat
    Secrétariat Technique - Fiches d’hébergement
    1, rue Mercier
    L-2144 Luxembourg

    Dans un premier temps, vous recevrez par Email le code PIN qui vous permettra de vous connecter au système.
    Ce code PIN ne sera utilisable que lorsque les étapes 4 et 5 auront été complétées avec succès.

    Dans un second temps, vous recevrez par voie postale le matériel nécessaire pour vous connecter au système.
    Ce matériel comporte une carte à puce et un lecteur de carte.
  4. télécharger et installer le middleware pour smartcard LuxTrust qui convient sur l'ordinateur que vous allez utiliser pour vous connecter au système des fiches d’hébergement ;
  5. brancher le lecteur de carte à l'ordinateur et insérer la carte ;
  6. vous connecter à l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement et saisir votre code PIN.
Attention, la saisie successive de 3 codes PIN erronés entraîne un blocage de la carte.
En cas de blocage de votre carte, veuillez prendre contact avec le helpdesk du CTIE pour obtenir une assistance.

Vous pourrez ensuite procéder à la saisie des fiches et accéder aux autres fonctionnalités du système décrites dans le manuel utilisateur.

Fiches - voyageurs seuls ou accompagnés

Au plus tard le lendemain de l'arrivée du voyageur, l'établissement d'hébergement doit remplir ou faire remplir une fiche d'hébergement par le voyageur.

Le logeur doit exiger la pièce d'identité du voyageur principal afin de vérifier les renseignements fournis.

Pour saisir les données requises, le logeur se connecte à l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement (voir le manuel utilisateur) et crée une nouvelle fiche.

Il doit alors indiquer les informations concernant :

  • le voyageur principal :
    • nom ;
    • prénom(s) ;
    • date de naissance ;
    • lieu de naissance ;
    • nationalité ;
    • numéro de la pièce d’identité ;
    • code postal, localité et pays de résidence (les indications de la rue et du numéro sont facultatives) ;
  • le séjour :
    • date d’arrivée ;
    • date présumée de départ ;
    • but du séjour (affaires/congrès ou loisirs/autres).
      En ce qui concerne les campings, le type de campeur est également à transmettre (résidentiel ou autre) ; 
  • le nombre total de personnes accompagnant le voyageur principal (y compris tous les enfants et toutes les personnes voyageant en groupe).

Organismes de contact

Ministère de l'Economie
19-21, boulevard Royal
L-2449 - Luxembourg
Adresse Postale BP 86, L-2937
Luxembourg
Tél. : (+352) 247-84756
Fax : (+352) 47 40 11
E-mail luis.soares@eco.etat.lu

Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
1, rue Mercier
L-2144 - Luxembourg
Adresse Postale B.P. 1111
Luxembourg
Tél. : (+352) 247 81 111
Fax : (+352) 247 81 760
E-mail helpdesk@cie.etat.lu