Engager du personnel dans un ménage privé

Dernière mise à jour de cette page le 05-09-2012

Lorsque des personnes privées souhaitent engager quelqu'un pour les aider dans leur ménage, garder un enfant ou donner des soins à une personne dépendante, elles peuvent recourir à une procédure administrative simplifiée en ce qui concerne les démarches en matière de gestion du personnel (affiliation et cotisations à la sécurité sociale, imposition, etc.).

Formulaires / Services en ligne

Effectuez votre démarche :

Personnes concernées

Sont concernés :

  • les salariés qui :
    • effectuent des travaux de ménage au domicile privé d’une personne ;
    • gardent les enfants âgés de moins de 14 ans ou l’enfant handicapé de leur employeur, exclusivement dans le cadre de la vie privée de ce dernier ;
    • assurent des aides et soins nécessaires soit à leur employeur soit à une personne vivant dans son foyer, du fait de son état de dépendance (état d’une personne qui, par suite de maladie physique, mentale ou psychique a un besoin important et régulier d’assistance d’une tierce personne pour les actes essentiels de la vie, comme se laver, se nourrir, se mouvoir, etc.) ;
  • les personnes (employeurs) qui emploient ces salariés exclusivement dans le cadre de leur vie privée.

Modalités pratiques

Etablir un contrat de travail

L’employeur (un ou plusieurs membres du ménage privé) est tenu d’établir un contrat de travail pour les personnes qu’il occupe dans le cadre de sa vie privée.

Toutefois, si un membre de la famille ou un autre proche (voisin ou ami) assure des aides et des soins à une personne reconnue dépendante, l’employeur est dispensé d’établir un contrat de travail pour ce dernier, appelé "aidant informel". Ainsi, les services rendus occasionnellement, sans obligation et en totale liberté ne peuvent être qualifiés de relation de travail, même s'ils sont rémunérés.

La personne dépendante peut cependant alternativement décider de s'assurer les services d'une tierce personne sous contrat de travail.

Forme et contenu du contrat de travail

Le contrat de travail, soit à durée indéterminée, soit à durée déterminée, doit être constaté par écrit pour chaque salarié individuellement au plus tard au moment de l’entrée en service du salarié. Le contrat daté et signé, doit être établi en double exemplaire, le premier étant remis à l’employeur, le second au salarié. Le contrat de travail doit comporter les mentions ci-après :

  • l’identité des parties ;
  • la date du début de l’exécution du contrat de travail ;
  • le lieu de travail ;
  • la nature de l’emploi occupé ;
  • la durée de travail journalière ou hebdomadaire normale du travailleur ;
  • l’horaire normal du travail ;
  • le salaire ou traitement de base et le cas échéant, les compléments de salaire ou de traitement, les accessoires de rémunérations, les gratifications ou participations convenues ainsi que la périodicité de versement de la rémunération à laquelle le salarié a droit ;
  • la durée du congé payé auquel le travailleur a droit, ou, si cette indication est impossible au moment de la conclusion du contrat, les modalités d’attribution et de détermination de ce congé ;
  • la durée des délais de préavis à observer par l’employeur et le salarié en cas de résiliation du contrat de travail, ou, si cette indication est impossible au moment de la conclusion du contrat, les modalités de détermination de ces délais de préavis ;
  • la durée de la période d’essai éventuellement prévue.

Au-delà du contenu obligatoire, les parties sont libres d’insérer dans leur convention des clauses dérogatoires ou complémentaires. La clause dérogatoire est celle qui s’écarte des prescriptions légales. Elle n’est valable que si la dérogation est plus favorable au salarié et n’aggrave pas ses obligations par rapport à ce qui est prévu par la loi. La clause complémentaire est en général celle qui accorde un avantage au salarié (par exemple une gratification).

Le contrat de travail à durée déterminée ne peut être conclu que pour l’exécution d’une tâche précise et non durable. Ainsi, le recours au contrat à durée déterminée est notamment permis pour faire face à l’absence temporaire d’un salarié pour cause de maladie. Dans ce cas, il doit comporter outre la définition de son objet, l’indication du nom du salarié absent.

Le contrat à durée déterminée peut être renouvelé 2 fois sans que la durée maximale du contrat ne puisse dépasser 24 mois.

Les parties au contrat peuvent également modifier le contrat de travail par le biais d'un avenant au contrat en respectant les procédures définies selon la nature de la modification souhaitée.

Rémunération du salarié et fiche de salaire

De même que tous les autres salariés, la personne occupée a droit au paiement d'un salaire correspondant au moins au salaire social minimum, à des congés payés, au paiement du salaire lors des jours fériés légaux, au respect du préavis légal en cas de licenciement, etc.

Le salaire est payé chaque mois, et ce au plus tard le dernier jour du mois de calendrier afférent. L’employeur est dispensé de fournir des fiches de salaire à son personnel occupé dans son ménage privé. En effet, en début d’année, un certificat de rémunération sera délivré par le Centre commun de la sécurité sociale à l’employeur et au salarié.

Congé légal et jours fériés légaux des salariés occupés à temps partiel

Le salarié engagé à temps plein a droit à 25 jours de congé légal payé par an (25 jours X 8 heures = 200 heures de congé légal payé par an). Pour le salarié qui travaille à temps partiel, on applique le principe de la proportionnalité.

Par ailleurs, le salarié a droit à des indemnités pour jours fériés légaux, également applicables aux salariés occupés à temps partiel. Ainsi, la personne qui travaille 40 heures par semaine a droit à 10 jours fériés légaux par an (c’est-à-dire 10 jours X 8 heures = 80 heures). Pour le salarié qui travaille à temps partiel, le principe de la proportionnalité est de nouveau appliqué.

Fin de la relation de travail

L’employeur comme le salarié peuvent résilier le contrat de travail en respectant les règles générales applicables à la résolution du contrat de travail. Le salarié peut donner sa démission avec effet immédiat pour faute grave de l’employeur ou avec préavis dans les autres cas. De même, l’employeur peut licencier le salarié avec effet immédiat si ce dernier a commis une faute grave, ou avec préavis en cas de comportement du salarié jugé inacceptable par l’employeur (par exemple, pour insuffisance professionnelle), ou encore pour motifs économiques (lorsque les revenus du ménage ne lui permettent plus de faire face à cette dépense).

En cas de résiliation du contrat de travail, une déclaration de sortie doit être faite auprès du Centre commun de la Sécurité sociale.

Faire la déclaration d’affiliation auprès du Centre commun de la sécurité sociale

Envoi de la déclaration au Centre commun de la sécurité sociale

Outre l’établissement d’un contrat de travail, l’employeur doit également effectuer une déclaration d’affiliation auprès du Centre commun de la sécurité sociale, lors de l’embauche.

Les personnes occupant du personnel de ménage ne sont en relation qu'avec un seul organisme administratif, à savoir le Centre commun de la sécurité sociale, qui se charge de percevoir l'impôt forfaitaire et les cotisations sociales. Le futur employeur ne remplit qu’une seule déclaration, portant sur le salaire net payé à la personne engagée, et l'envoie au Centre commun de la sécurité sociale, Département Affiliation. Le Centre commun calcule alors le salaire brut et détermine le montant des cotisations de sécurité sociale ainsi que le montant de l’impôt forfaitaire de 10 % (à partir de l’année d’imposition 2009) à retenir.

La déclaration d’une occupation dans un ménage privé vaut comme :

  • déclaration d’exploitation de l’employeur (cette déclaration permet notamment au ménage privé qui fait cette déclaration pour la première fois d’obtenir un numéro d’immatriculation en tant qu’employeur) ;
  • déclaration d’entrée de la personne employée ;
  • déclaration de salaires.

La déclaration d’occupation mentionne notamment :

  • les données personnelles de l’employeur (numéro d'identification national, nom, prénom, adresse) ;
  • les données personnelles de la personne engagée (numéro d'identification national, nom, prénom, adresse) ;
  • la nature de l’activité exercée par le salarié, la date de début d’exercice de l’activité et le salaire horaire net ou, le cas échéant, le salaire mensuel net fixe.

Compte tenu de ce mode de déclaration simplifiée via le Centre commun, les ménages privés qui emploient des salariés sont exemptés d’office de l’affiliation obligatoire à la Mutualité des employeurs.

Procédure d’affiliation du salarié par le Centre commun de la sécurité sociale

Sur base des données figurant sur la déclaration, le Centre commun enregistre l'affiliation des personnes occupées dans le ménage et prend alors en charge le reste de la procédure, incluant notamment :

  • la détermination du salaire brut : pour le calcul du salaire brut, le Centre commun applique les taux pour l'assurance maladie, l'assurance pension, l'assurance dépendance et un taux d'imposition forfaitaire de 10 %. Il n’incombe pas à la personne occupée dans le ménage de payer les impôts. C’est l'employeur qui est chargé du payement de cet impôt de 10 % du salaire net alloué, mais le Centre commun se charge de percevoir d'office cet impôt auprès de ce dernier, de le déclarer et de le verser à l'Administration des contributions directes ;
  • le calcul des cotisations sociales à payer par l'employeur et perception mensuelle de celles-ci avec les retenues fiscales ;
  • le calcul des retenues fiscales et versement de l’impôt à l’Administration des contributions directes ;
  • la remise d'une fiche ou carte de retenue d'impôts ;
  • la déclaration mensuelle des heures de travail et des salaires.

Vérification par l’employeur et le salarié des données enregistrées par le Centre commun

A la fin de chaque semestre, le Centre commun transmet à l'employeur et à la personne occupée un relevé renseignant le nombre d'heures travaillées en moyenne par semaine ainsi que la rémunération nette déclarée. Le salaire mensuel brut et les cotisations mensuelles sont indiqués sur le verso du document. De cette manière, l'employeur et la personne occupée peuvent vérifier les données et signaler d'éventuels changements. Le nombre d'heures est multiplié par le facteur 4,33 (soit 52 semaines divisées par 12 mois) et par le salaire horaire pour obtenir le salaire mensuel.

Tout changement, notamment du degré d'occupation du salarié, peut également être communiqué au CCSS par simple courrier ou par e-mail.

L’employeur et/ou le salarié peuvent signaler, par écrit, une différence entre la déclaration et la rémunération effectivement touchée. La contestation doit être faite au plus tard au cours de l’exercice suivant celui auquel la différence se rapporte. Le Centre commun effectuera alors les modifications nécessaires.

En fin d'année, un certificat de rémunération sera délivré par le Centre commun à l'employeur et à la personne occupée pour justification auprès de l'Administration des contributions directes.

Procédure de désaffiliation du salarié

En cas de résiliation du contrat de travail, une déclaration de sortie doit être faite auprès du Centre commun. Il n’existe pas de formulaire spécial pour établir la déclaration de sortie pour le personnel employé dans un ménage privé.

Considérer l’imposition forfaitaire du salarié

Le Centre commun se charge, pour le compte de l’employeur, de la perception, de la déclaration et du paiement de l’impôt au bureau de recette de l’Administration des contributions directes.

Imposition forfaitaire du salarié

Le salarié est imposé forfaitairement. L’impôt forfaitaire s’élève à 10 % du montant du salaire net d’impôt, de cotisations sociales et d’assurance dépendance. Cet impôt doit être pris en charge par l’employeur.

L’impôt forfaitaire a, en principe, un caractère définitif. Néanmoins, il se peut que, du fait de l’impôt forfaitaire, le salarié paye plus d’impôt que ce qu’il aurait dû payer d’après le régime d’imposition normal. C’est pourquoi le salarié peut demander, à la fin de l’année d’imposition, la régularisation de l’impôt auprès de l’Administration des contributions directes. Cette demande se fait soit par la remise d’un décompte annuel (selon que le salarié est résident ou non résident) soit par voie d’assiette via une déclaration d’impôt sur le revenu (selon que le salarié est résident ou non résident). L’extrait de compte délivré par le Centre commun vaudra comme certificat de salaire.

La déclaration du personnel dans le ménage privé permet à l’employeur de bénéficier d’un abattement forfaitaire maximal de 3.600 euros par an (via la déclaration d'impôt sur le revenu). Cet abattement forfaitaire compense le fait que l'employeur doit payer un impôt forfaitaire de 10 %.

A la fin de l'année d'imposition, le Centre commun émet un certificat spécial à destination de l'employeur pour faire valoir et documenter ses droits en matière d'abattement sur le revenu pour charges extraordinaires. L’employeur joint ce document à sa déclaration d’impôt sur le revenu.

Fiche de retenue d'impôts

La personne occupée est dispensée de la remise d'une fiche de retenue d'impôts. Si cette dernière devait tout de même remettre une fiche de retenue d’impôt, celle-ci est alors à adresser par l’employeur à l’Administration des contributions directes - Bureau RTS à Esch-sur-Alzette, avec la mention "personnel de ménage".

L’employeur mentionnera au verso de la fiche son propre numéro de matricule, son nom, prénom et adresse, ainsi que le fait que le salarié est soumis à l’impôt forfaitaire de 10 %.

Crédit d'impôts

Le Centre commun bonifie mensuellement les personnes occupées dans les ménages du crédit d’impôt de 25 euros par mois ou 1 euro par jour d’affiliation ne couvrant pas le mois entier.

Incapacité de travail du personnel occupé dans un ménage

La Caisse nationale de santé (CNS) rembourse à l'employeur les sommes payées à titre d'indemnisation des incapacités de travail pour le personnel occupé dans son ménage. L'employeur est tenu d'avancer pour le compte de la CNS l'indemnité pécuniaire se rapportant au mois calendrier de la survenance de l'incapacité de travail et au mois subséquent.

En cas d’incapacité de travail, la personne occupée en informe son employeur. Elle doit aussi en informer la CNS, soit par appel téléphonique, soit en y adressant son certificat médical. La CNS envoie ensuite un formulaire spécial à l'employeur qui y indique les heures de maladie. Sur base de cette déclaration la CNS effectue le remboursement.

L'employeur n'a pas besoin d'avancer les salaires si la personne occupée est en congé de maternité.

Organismes de contact

125, route d'Esch
L-1471 - Luxembourg
Grand-Duché de Luxembourg
Tél. : (+352) 40 141-1
Fax : (+352) 40 448-1

125, route d'Esch
L-2980 - Luxembourg
Grand-Duché de Luxembourg
Tél. : (+352) 27 57 - 1
Fax : (+352) 27 57 27 - 58