Déclarer une incapacité de travail

Dernière mise à jour de cette page le 25-03-2014

Un certain nombre de démarches incombent au salarié s’il est incapable de travailler pour cause de maladie ou d'accident. Pour pouvoir justifier de son absence sur son poste de travail et bénéficier d’un congé-maladie, le salarié doit remettre dans les délais à son employeur et à sa caisse de maladie un certificat médical établi par un médecin, attestant de son incapacité de travail et de sa durée prévisible.

Personnes concernées

Toute personne sujette à l'affiliation obligatoire, indépendamment de son statut professionnel, qui ne se présente pas sur son lieu de travail pour cause de maladie ou d’accident, est tenue de déclarer son incapacité de travail.

En cas d’absence sur le poste de travail pour cause de maladie d’un enfant, le salarié peut prétendre au congé pour raisons familiales.

Délais

Il est impératif de respecter certains délais pour déclarer une incapacité de travail. Ces délais impliquent :

  • le fait d’informer l’employeur ou son représentant le jour même de l’empêchement le plus tôt possible (personnellement ou par personne interposée) ;
  • la remise du certificat médical au plus tard le 3e jour de l'absence du salarié à minuit, même en cas de fermeture des bureaux (volet n°2, les certificats émis par les médecins luxembourgeois étant composés de plusieurs feuillets) ;
  • la remise du volet n°1 du certificat à sa caisse de maladie, au plus tard le 3e jour de son incapacité de travail.

Modalités pratiques

Modalités de la déclaration d'incapacité de travail

Obligations du salarié vis-à-vis de l’employeur

Dès le 1er jour d’absence, le salarié est tenu d’informer son employeur ou son représentant (oralement ou par écrit (e-mail, fax ou sms) personnellement ou par personne interposée) de son incapacité de travail. En outre, le certificat médical (volet n°2), attestant l’incapacité de travail et sa durée prévisible, doit être entre les mains de l’employeur ou de son représentant le 3e jour d’absence au plus tard. Il appartient au salarié de prouver qu’il a informé l’employeur de son état de maladie.

Il est à noter que la simple information d’un collègue de travail n’est pas suffisante si ce dernier ne transmet pas l’information à l’employeur ou à son représentant. Le Code du travail n'indique pas si ce représentant doit être un représentant légal ou statutaire de l’employeur. En cas de litige, il reviendra au Tribunal d'apprécier si la personne qui a reçu l'information de la maladie était habilitée à cet effet, et ce conformément aux us et coutumes de l'entreprise.

Exemple : un travailleur en incapacité de travail le mardi doit en informer l’employeur le jour même le plus tôt possible et le certificat doit être entre les mains de l’employeur au plus tard le jeudi. Il est recommandé au salarié de s'assurer que l'employeur a bien reçu le certificat médical dans les 3 jours. En cas de litige, l'envoi par courrier recommandé, sans accusé de réception, ne permettrait pas au salarié de rapporter la preuve de la réception.

Si l’incapacité de travail ne dure que 1 ou 2 jours, le salarié peut, selon la pratique établie dans l’entreprise, être dispensé de présenter un certificat médical pour ces deux jours. Il n’en reste pas moins qu'en principe, l’employeur peut toujours exiger du salarié que ce dernier justifie son absence de 1 ou 2 jour(s) en lui versant un certificat médical dès son retour et ce alors que le salarié doit toujours être en mesure de justifier ses absences quelle qu’en soit la durée.

Lorsque le salarié ne peut être certain d'une remise dans les délais par voie postale, notamment lorsqu'il se trouve à l'étranger, il est conseillé de recourir à d'autres moyens de transmission, comme par exemple le fax. Ainsi, d'éventuels dysfonctionnements des services postaux n'affranchiraient pas le salarié d'informer l'employeur dans les délais légaux.

Ces démarches sont également à accomplir lorsque le salarié est en congé (dans ce cas, le congé est interrompu par la maladie) :

  • si le salarié effectue son congé au Luxembourg, il doit avertir son employeur par certificat médical dans les 3 jours ouvrables ;
  • si le salarié effectue son congé à l’étranger, il doit faire toutes les démarches nécessaires afin que le certificat parvienne à son employeur dans les meilleurs délais.

Le travailleur frontalier peut se faire délivrer un certificat d’incapacité de travail par les médecins établis dans son pays de résidence. En revanche, il ne bénéficie pas d’un délai de remise du certificat médical plus long que celui des résidents.

L’information de l’employeur et la remise du certificat médical permettent :

  • à l’employeur de vérifier la véracité de la justification de l’absence, ainsi que de s’organiser en fonction de la durée de l’absence du salarié ;
  • au salarié d’être protégé contre le licenciement pendant la durée de l’incapacité de travail.

Ainsi, le salarié qui omet l’une ou l’autre de ces démarches ne bénéficie pas de la protection légale contre le licenciement pendant sa maladie.

Durant la maladie, le salarié reste soumis à une obligation de loyauté envers son employeur. Ainsi, en vertu de cette obligation, il lui est en principe interdit de s'adonner à des activités physiques.

Obligation vis-à-vis de l'Agence pour le développement de l'emploi (ADEM)

Dans l'hypothèse où le résident au chômage est incapable d'exercer une activité pour cause de maladie ou d'accident, il doit en informer son conseiller-placeur auprès de l'ADEM, et lui faire parvenir un certificat d'incapacité de travail.

Obligations du salarié vis-à-vis de sa caisse de maladie

Au plus tard le 3e jour de son incapacité de travail, l’assuré doit adresser son certificat médical à la caisse de maladie compétente, à savoir :

  • la Caisse nationale de santé (CNS) pour les salariés ;
  • la Caisse de maladie des fonctionnaires et employés communaux pour les fonctionnaires et employés communaux ;
  • la Caisse de maladie des fonctionnaires et employés publics pour les fonctionnaires et employés publics ;
  • l’Entraide médicale des CFL pour les agents, employés et stagiaires de cette société.

Lorsque l’incapacité de travail ne couvre qu'un ou deux jours ouvrés, il n’est pas nécessaire d’envoyer le certificat médical à la Caisse de maladie. En cas d’arrêts de travail fréquents, la caisse peut néanmoins exiger la production d’un certificat d’incapacité de travail dès le 1er jour.

Pour prouver le respect des délais lors de l’envoi par courrier de la déclaration d’incapacité adressée à la caisse de maladie, le cachet de la poste fait foi. Si le dernier jour de ce délai est un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai est prorogé jusqu’au prochain jour ouvrable.

Si l’incapacité de travail se prolonge au-delà de la période initialement fixée, le certificat d’incapacité de travail doit être adressé à la caisse de maladie compétente avant l’expiration du 2e jour ouvré situé après le jour prévu initialement pour la reprise du travail.

Ces démarches sont également à accomplir lorsque le salarié est en congé :

  • séjour dans un Etat membre de l'Union européenne ou dans un Etat avec lequel le Grand-Duché a conclu une convention internationale de sécurité sociale : l'assuré doit s'adresser dans un délai de 3 jours à partir du début de l'incapacité de travail ou de la prolongation à l'institution compétente du lieu de séjour et se conformer aux formalités prévues par cette institution ;
  • séjour dans un Etat non lié au Grand-Duché par un instrument international prévoyant des dispositions relatives à la déclaration de l'incapacité de travail : l'assuré doit adresser dans un délai de 3 jours, à partir de l'incapacité de travail ou de la prolongation, un certificat médical à la Caisse nationale de santé luxembourgeoise, le cachet postal faisant foi.
Le salarié qui omet de transmettre ses certificats médicaux dans les délais à la CNS s’expose à une amende.

Caractéristiques du certificat médical d’incapacité de travail

Le salarié (du secteur privé ou public) est obligé de justifier ses absences sur le lieu du travail. En produisant un certificat d’incapacité de travail délivré par un médecin, le salarié prouve la réalité de la maladie. Cependant, l’employeur peut remettre en cause la valeur probante du certificat et convoquer le salarié à un ou plusieurs contre-examens médicaux auprès du ou des médecins de son choix (il prend alors en charge les honoraires du médecin).

Le certificat d’incapacité est constitué de 3 volets (feuillets) mentionnant obligatoirement les dates de début et de fin de l’incapacité de travail, le code-diagnostic et la date de l’établissement du constat :

  • le 1er volet (l’original) doit être transmis à la caisse compétente, à l’attention du médecin-conseil ;
  • le 2e volet doit être transmis à l’employeur ou au conseiller-placeur de l'ADEM;
  • le 3e volet doit être conservé par l’assuré.

Le certificat peut comporter la mention "sortie autorisée", assortie ou non de conditions ou de restrictions fixées par le médecin, permettant au salarié de quitter son domicile.

Aucun ajout, inscription, rature, modification ou complément de données ne peut être fait par l’assuré ou par un tiers dans les rubriques du formulaire réservées au médecin, sous peine de sanctions et de nullité du certificat.

Déclaration d’incapacité de travail pour l’indépendant

L’indemnité pécuniaire accordée aux non-salariés reste suspendue jusqu’à la fin du mois de calendrier au cours duquel se situe le 77e jour d’incapacité de travail pendant une période de référence de 12 mois de calendrier successifs ("période de carence").

L’indépendant doit déclarer l'incapacité de travail en transmettant à la CNS (à l’attention du médecin-conseil du contrôle médical) le 1er volet des certificats médicaux couvrant l'intégralité de la période située entre le début de l'incapacité de travail et le délai d'expiration de la période de carence. La période de carence ne commence à courir qu'à partir du 1er jour de l’incapacité de travail (justifiée par un certificat médical envoyé à la CNS).

Avant l’expiration du certificat médical précédent, un nouveau certificat, à envoyer avant la fin de la période d’incapacité de travail initialement prévue, doit justifier la prolongation de l’incapacité de travail.

Pour que l’indemnité pécuniaire de maladie puisse être allouée après la période de carence (77 jours et reste du mois dans lequel tombe le 77e jour), la totalité de la période d’incapacité de travail située dans la période de carence doit être couverte par des certificats médicaux envoyés à la CNS.

Les travailleurs indépendants affiliés volontairement à la Mutualité des employeurs (MDE) doivent également déclarer leur incapacité de travail à la CNS, qui transmettra les informations relatives à la durée de l'incapacité au CCSS.

Modalités de sortie en cas d'arrêt maladie

Durant la période d'incapacité de travail, aucune sortie n'est permise les 5 premiers jours de l'incapacité de travail (malgré toute indication contraire figurant sur le certificat médical d'incapacité de travail). A partir du 6e jour d'incapacité de travail (pour les sorties non contre-indiquées par le médecin traitant), les horaires de sortie autorisée sont fixés entre 10h00 et 12h00 et entre 14h00 et 18h00 (malgré toute indication contraire figurant sur le certificat médical d'incapacité de travail).

La personne incapable de travailler ne peut :

  • participer à des activités sportives (sauf indication médicale) ;
  • exercer une activité incompatible avec son état de santé ;
  • fréquenter un débit de boissons ou établissement de restauration, sauf pour la prise d'un repas dès le 1er jour d’incapacité de travail et sous réserve d'une information préalable à la CNS, qui peut se faire par téléphone, fax ou mail.

La personne portée incapable de travailler est tenue de fournir à la caisse son adresse exacte (lieu, rue, numéro, étage, etc.) où elle séjourne pendant son incapacité de travail. L'adresse de séjour, différente du domicile habituel, doit être indiquée sur le certificat d'incapacité de travail ou à défaut au moyen d'un appel, fax ou mail auprès de la CNS.

Les sorties indispensables pour se rendre au Contrôle médical de la sécurité sociale, chez le médecin traitant ou tout autre fournisseur de soins sont autorisées à tout moment et sont, le cas échéant, à documenter par la personne contrôlée.

Le contrôle administratif effectué par la CNS constate la présence ou l'absence du malade à son domicile, il peut avoir lieu entre 8h00 et 21h00. Ce contrôle peut concerner les résidents et les non-résidents et peut avoir lieu dès le 1er jour d'incapacité. Ainsi, pour les travailleurs frontaliers résidant en France, la CNS peut mandater un médecin de son choix exerçant sur le territoire français aux fins d’effectuer une visite de contrôle au domicile du salarié.

Lors du contrôle administratif, il est dressé un constat de présence ou de contravention, en cas d'absence du salarié. A l'occasion d'un contrôle constatant une absence, le contrôleur laisse une notice de présence sur le lieu de contrôle. La personne incapable de travailler doit justifier de son absence dans les 3 jours ouvrables à partir de la date du contrôle.

Séjour à l'étranger en cas d'incapacité de travail

En principe, le pays de séjour indiqué pendant la période d'incapacité de travail pour cause de maladie ou d'accident ne peut être différent de celui où la personne est domiciliée ou affiliée (par exemple, pour une personne résidant au Luxembourg, le pays de séjour sera le Luxembourg, pour une personne résidant France, le pays de séjour sera la France).

Un séjour à l'étranger au cours d'un arrêt de travail pour maladie ou accident peut cependant être accordé sur demande préalable, pour une semaine ouvrable maximum et sur avis du médecin traitant.

Cette possibilité est réservée aux cas suivants :

  • constat d'une maladie consolidée dans le cadre d'une procédure de mise en invalidité (la demande est alors à effectuer 3 semaines minimum avant le départ) ;
  • décès intervenu à l'étranger d'un parent ou allié du 1er degré ou du partenaire ;
  • naissance à l'étranger d'un enfant de la personne portée incapable de travailler.

Dans ces 2 derniers cas, l'autorisation ne peut être sollicitée et accordée qu'au moment de l'effet de l’événement, les actes de décès et de naissance faisant foi.

En cas de maladie grave (cancer, AVC, insuffisance cardiaque grave, scléroses, etc.), la CNS peut, toujours sur demande préalable, accorder un séjour à l'étranger pour une période déterminée sur avis concordants du médecin traitant et du Contrôle médical de la sécurité sociale.

La personne pour laquelle un droit aux soins palliatifs est ouvert peut être autorisée à séjourner à l'étranger pour la durée du droit aux soins palliatifs sur base d'une demande écrite adressée au préalable à la caisse.

Les demandes d'autorisation de séjour à l'étranger sont à effectuer à :

Caisse national de santé
Services enquêtes et contrôles administratifs
L-2978 Luxembourg

Détermination de la rémunération du salarié pendant son incapacité de travail

Salariés (à l'exception des salariés employés dans le ménage de l'employeur)

En cas d’incapacité de travail pour cause de maladie, le salarié privé bénéficie :

  • de la continuation de la rémunération par l’employeur, et ce jusqu’à la fin du mois au cours duquel se situe le 77e jour d’incapacité de travail, pendant une période de référence de 12 mois successifs ;
  • puis, le cas échéant, d’une indemnité pécuniaire de maladie, à partir du mois suivant le 77e jour de maladie. Cette indemnité pécuniaire est versée par la CNS.
Rémunération versée par l’employeur

Pendant la période de conservation de la rémunération, l'employeur doit respecter tous les éléments du contrat de travail, étant donné que le salarié incapable de travailler a droit au maintien intégral de son salaire et des autres avantages résultant de son contrat de travail, y compris les commissions stipulées dans son contrat de travail.

S'il résulte de l'organisation des horaires de travail constituant une planification du temps de travail de chaque salarié par l'employeur, que le salarié concerné aurait dû travailler tel ou tel week-end, un jour férié ou la nuit, mais en a été empêché pour cause de maladie, l'employeur a l'obligation de verser au salarié une rémunération fixée en fonction du plan de travail arrêté au préalable, y compris le cas échéant les rémunérations correspondant aux samedis et dimanches, nuit et jours fériés respectifs.

En cas de litige, il appartient au salarié de prouver qu'il aurait dû travailler tel ou tel week-end, telle nuit, voire tel dimanche ou jour férié.

Indemnité pécuniaire versée par la CNS

Durant la période d’indemnisation pécuniaire de maladie, le salarié perçoit :

  • la rémunération de base la plus élevée des 3 derniers mois faisant partie de l’assiette cotisable ;
  • la moyenne des compléments et accessoires qui font partie des assiettes cotisables des 12 mois précédant le mois antérieur à l’incapacité de travail.

La CNS informe le salarié lorsque, le cas échéant, la continuation de la rémunération prend fin ou lorsque cette obligation repasse de la CNS à l’employeur.

Contrôle administratif des malades

Un contrôle administratif des personnes en arrêt de travail pour cause de maladie ou d’accident peut être effectué par la CNS, aussi bien durant la période de continuation de la rémunération par l’employeur que pendant celle où la CNS prend en charge l’indemnité pécuniaire.

Le contrôle consiste en une visite au domicile de la personne en incapacité de travail. La personne contrôlée doit se trouver à son adresse au moment du contrôle. Si ce n’est pas le cas, elle est présumée être en contravention. En cas d’absence, le contrôleur laisse une notice avec envoi-réponse, l’invitant à justifier le motif de son absence par écrit dans un délai de 2 jours suivant le contrôle (le cachet de la poste faisant foi).

Lorsque la personne absente lors du contrôle ne fournit pas de justificatifs dans les délais prescrits, le dossier fait l’objet d’une instruction par le comité directeur de la CNS, qui en informe l’employeur. Le comité directeur de la CNS peut prononcer des avertissements et des amendes.

Agents publics (fonctionnaires, employés publics et communaux)

Les agents du secteur public ont droit à la continuation de leur rémunération pendant toute la durée du congé de maladie.

Professions non salariées (indépendants)

Les principes généraux applicables aux salariés sont appliqués aux assurés non salariés. L’indemnité pécuniaire accordée aux non-salariés reste suspendue jusqu’à la fin du mois de calendrier au cours duquel se situe le 77e jour d’incapacité de travail, pendant une période de référence de 12 mois de calendrier successifs.

L’indemnité pécuniaire est de nouveau suspendue au début du mois suivant celui pour lequel cette limite n’est plus atteinte.

Pour les non-salariés, l'indemnité pécuniaire correspond à l'assiette cotisable appliquée au moment de la survenance de l'incapacité de travail.

Toute modification de l'assiette cotisable implique le recalcul de l'indemnité pécuniaire.

Pour les travailleurs indépendants affiliés volontairement à la Mutualité des employeurs (MDE), celle-ci assure, pendant la période de suspension de l’indemnité pécuniaire, le versement d’indemnités pécuniaires à raison de 80 % de l’assiette cotisable retenue pour la MDE.

Pour que l’indemnité pécuniaire de maladie puisse être allouée après le délai de suspension (77 jours et reste du mois dans lequel tombe le 77e jour du début certifiés de la maladie ou de l’accident), la totalité de la période d’incapacité de travail située dans la période de suspension doit être couverte par des constats médicaux envoyés à la CNS.

Salariés employés dans le ménage de l’employeur

Pour les assurés employés dans le ménage de l’employeur (femmes/hommes de ménage, personnes assurant à titre privé la garde ou les soins de personnes dépendantes, etc.), l’indemnité pécuniaire est calculée sur base du nombre d'heures pendant lesquelles l'assuré remplit les conditions d'octroi de l'indemnité pécuniaire ainsi que du salaire horaire mis en compte pour le calcul des cotisations pour le mois de calendrier précédent.

Remboursement des frais médicaux et fin du versement de l'indemnité

Procédure de remboursement des frais médicaux

Les prestations de soins de santé sont accordées soit sous forme de remboursement par la Caisse nationale de santé (CNS) et les caisses de maladie aux personnes assurées qui ont fait l'avance des frais, soit sous forme de prise en charge directe par la CNS (notamment les actes et services tels que les analyses et examens de laboratoire ou la rééducation et la réadaptation fonctionnelles dans un établissement spécialisé).

Pour les affiliés à la CNS, le département des prestations en nature au siège de la CNS se charge du remboursement des frais médicaux avancés par les assurés. Pour se faire rembourser, il convient d'envoyer par voie postale (courrier dispensé d'affranchissement) les factures ou mémoires d'honoraires acquittés ou accompagnés d'une preuve de paiement. Toutefois, les 18 antennes locales peuvent procéder directement au remboursement anticipé des prestations en nature.

Les factures ou mémoires d’honoraires peuvent être acquittés par chèque, à condition que :

  • les factures ou mémoires d’honoraires aient été payés depuis moins de 15 jours au moment de leur présentation à une agence de la CNS ;
  • le montant des factures ou mémoires d’honoraires atteigne au total au moins 100 euros.

Les chèques émis sont encaissables sans frais ni aucune retenue auprès de toute agence de l'entreprise des P&T.

Si l’assuré sollicite une tierce personne pour présenter des factures ou mémoires d’honoraires à une agence, celle-ci devra être munie d’une procuration dûment signée de la part de l’assuré, sauf s’il s’agit :

  • du conjoint vivant sous le même toit ;
  • des parents et enfants (majeurs et mineurs) vivant sous le même toit.

Fin du versement de l’indemnité pécuniaire de maladie

Le droit à l’indemnité pécuniaire est limité à un total de 52 semaines pour une période de référence de 104 semaines.

Pour déterminer la limite de 52 semaines, on prend en compte l’ensemble des périodes d’incapacité de travail se situant dans la période de référence de 104 semaines, quelle qu’en soit l’origine (maladie, accident du travail / de trajet, maladie professionnelle, ou accident non professionnel).

Protection du salarié en cas d'incapacité de travail

L'employeur informé de l’incapacité de travail de son salarié ne peut notifier la rupture de la relation de travail ou la convocation à l’entretien préalable au salarié pendant une période de 26 semaines à partir du 1er jour d’incapacité de travail.

La protection joue aussi contre un licenciement pour motifs graves, même si les faits ou fautes graves sont antérieurs à l’incapacité de travail du salarié. Le délai d’un mois dont dispose l’employeur pour licencier le salarié à partir du jour où il a connaissance de la faute grave est suspendu par la maladie.

En cas d’hospitalisation urgente du salarié, le licenciement intervenu à l’encontre du salarié est nul si un certificat d’incapacité de travail est remis à l’employeur dans les 8 jours de l’hospitalisation.

Cette protection ne joue pas si :

  • l’incapacité de travail du travailleur constitue la conséquence d’un crime ou d’un délit auquel il a participé volontairement (ex: incapacité de travail consécutive à un accident de la circulation commis par le salarié en état d'ébriété et sans possession d'un permis de conduire valable) ;
  • l’avertissement, sinon la présentation du certificat d’incapacité de travail sont effectués après réception de la lettre de résiliation du contrat, ou, le cas échéant, après réception de la lettre de convocation à l’entretien préalable ;
  • le salarié ne s'est pas présenté à plusieurs reprises aux contre-examens médicaux organisés par l'employeur sans présenter une excuse valable.

La femme enceinte en incapacité de travail est protégée sous certaines conditions contre le licenciement avec préavis.

Organismes de contact

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L-2979 - Luxembourg
Grand-Duché de Luxembourg
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