Participer aux élections de délégués du personnel

Dernière mise à jour de cette page le 20-09-2012

Tout employeur, quels que soient la nature de ses activités, sa forme juridique et son secteur d’activité, est tenu de désigner des délégués du personnel dans les établissements occupant régulièrement au moins 15 salariés liés par contrat de travail.

Tous les salariés de l’établissement, quelle que soit leur nationalité peuvent participer à l’élection des délégués du personnel, à condition toutefois qu’ils aient atteint l’âge de 18 ans et qu’ils soient liés à l’établissement par un contrat de travail ou par un contrat d’apprentissage et occupés dans l’entreprise depuis au moins 6 mois le jour de l’élection.

Les salariés qui n’ont pas encore atteint l’âge de 21 ans accomplis et qui travaillent dans l’entreprise depuis 6 mois au moins au jour des élections doivent élire des délégués des jeunes salariés lorsque l’établissement occupe régulièrement au moins 5 jeunes travailleurs. Les délégués des jeunes travailleurs ont pour mission de conseiller le chef d’établissement et la délégation du personnel sur toutes les questions relatives aux conditions de travail et à la protection des jeunes salariés, ainsi que sur les questions concernant l’apprentissage.

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Personnes concernées

Peuvent participer à l’élection :

  • les salariés et apprentis qui au jour de l’élection ont 18 ans accomplis et qui travaillent depuis au moins 6 mois dans une entreprise ou tout autre établissement situé sur le territoire du Grand-Duché de Luxembourg occupant au moins 15 salariés ;
  • les salariés et apprentis qui au jour de l'élection ont 18 ans accomplis et qui travaillent pour une administration ou un établissement public, mais dont les relations de travail ne sont pas régies par un statut de droit public ou assimilé (comme les fonctionnaires et employés publics), à condition qu'ils soient au moins au nombre de 15.

Pour être éligibles comme délégués du personnel, les salariés doivent remplir les conditions suivantes :

  • être âgés de 18 ans au moins, au jour de l’élection ;
  • être occupés d’une façon ininterrompue depuis une année au moins dans l’entreprise, au jour de l’élection ;
  • être soit Luxembourgeois, soit ressortissant d’un Etat membre à l’Accord sur l’Espace économique européen (EEE), soit ressortissant d’un Etat non-membre à l’Accord sur l’EEE, mais titulaire d’un permis de travail de type B ou C délivré au titre des dispositions légales et réglementaires régissant l’emploi de la main-d’oeuvre étrangère.

Toutefois, les ressortissants d’un Etat non-membre à l’Accord sur l’EEE, occupés au titre d’un permis de travail autre que le permis de type B ou C, peuvent être élus à hauteur du tiers des membres composant la délégation du personnel. Ceux qui sont élus en surnombre sont remplacés, le cas échéant, par des Luxembourgeois, par des ressortissants d’un Etat membre à l’Accord sur l’EEE ou par des ressortissants d’un Etat non-membre à l’Accord sur l’EEE, titulaires d’un permis de travail de type B ou C qui ne sont pas élus, mais qui, sur la même liste, ont obtenu le plus grand nombre de suffrages.

Les parents et alliés jusqu’au 4e degré du chef d’entreprise, les gérants, les directeurs et le responsable du service du personnel de l’établissement ne peuvent être élus membres titulaires ou suppléants d’une délégation du personnel.

Modalités pratiques

Mandat de délégué du personnel

Le délégué du personnel est élu pour une durée de 5 ans. Il peut être réélu. Le délégué suppléant remplace un délégué effectif en cas d’empêchement. Il remplace définitivement un délégué effectif dont le mandat a pris fin.

D'une manière générale, le chef d'entreprise est tenu de laisser aux délégués le temps nécessaire à l’exercice de leurs fonctions et de rémunérer ce temps comme du temps de travail.

Dans les établissements dont l’effectif représenté n’excède pas 500 salariés, le chef d’entreprise accorde aux délégués du personnel un crédit d’heures rémunérées total proportionnel à l’effectif des salariés qu’ils représentent sur la base d’un crédit de 40 heures par semaine à raison de 500 salariés.

Dans les établissements comportant plus de 500 salariés, le chef d’établissement est tenu de libérer de tout travail généralement quelconque et d’accorder une dispense permanente de service avec maintien du salaire à un ou plusieurs délégués suivant le nombre de l’effectif représenté.

Les délégations du personnel peuvent se réunir une fois par mois pendant les heures de service, moyennant notification d’un préavis de 48 heures transmis à la direction (sauf accord sur un délai plus court). Elles doivent toutefois se réunir pendant les heures de service 6 fois par an au moins, dont obligatoirement 3 fois avec la direction de l'établissement. Le temps passé à ces réunions est rémunéré comme du temps de travail.

La délégation principale peut aussi prévoir des heures de consultation dans le local de la délégation à l’intention du personnel salarié de l’établissement. Lorsque la délégation comprend un ou plusieurs délégués libérés, ces consultations sont menées par ces derniers pendant les heures de travail à des heures fixées par la délégation et communiquées préalablement au chef d’établissement.

Les délégations qui ne comprennent pas de délégué libéré de tout travail peuvent prévoir des heures de consultation soit en dehors des heures de travail, soit pendant les heures de travail. Si les heures de consultation ont lieu pendant les heures de travail, les délégations doivent se mettre préalablement d’accord avec le chef d’établissement sur l’heure et les modalités d’organisation et d’octroi des heures de consultation. Les heures de consultation qui ont lieu pendant les heures de travail sont par ailleurs imputées sur le crédit d’heures de la délégation.

Congé formation

Le congé formation désigne le temps accordé aux délégués du personnel pour participer sans perte de rémunération, pendant les heures de travail, à des actions de formation organisées par les organisations syndicales ou par des institutions spécialisées destinées à perfectionner leurs connaissances économiques, sociales et techniques.

L'employeur est tenu d'accorder aux délégués titulaires et au délégué à l’égalité un certain nombre d'heures libres pour leur permettre - sans perte de rémunération - de participer à des actions de formation visant au perfectionnement de leurs connaissances économiques, sociales et techniques dans leur rôle de représentants du personnel :

  • dans les établissements occupant régulièrement entre 15 et 50 salariés, les membres titulaires des délégations du personnel ont droit, chacun au cours de son mandat, à une semaine de travail de congé formation, les dépenses de rémunération afférentes étant prises en charge par l’Etat ;
  • dans les établissements occupant régulièrement entre 51 et 150 salariés, les membres titulaires des délégations du personnel ont droit, chacun au cours de son mandat, à 2 semaines de travail de congé formation, les dépenses de rémunération afférentes à 1 semaine de congé formation étant prises en charge par l’Etat.
  • dans les établissements occupant régulièrement plus de 150 salariés, les membres titulaires des délégations du personnel ont droit chacun à une semaine de travail de congé formation par année.

Le délégué à l’égalité dispose de 2 demi-journées de travail de congé formation par année, les dépenses de rémunération afférentes étant à charge de l’Etat, en ce qui concerne les établissements dont le nombre total des salariés n'excède pas 150.

Le congé formation doit être accordé par le chef d’entreprise aux délégués qui désirent effectuer des stages de formation agréés, chaque année, dans le cadre d’une liste établie d’un commun accord par les organisations professionnelles des employeurs et les organisations syndicales les plus représentatives sur le plan national.

La durée du congé-formation ne peut être imputée sur la durée du congé annuel payé; elle est assimilée à une période de travail.

Protection contre le licenciement

Il est accordé une protection spéciale contre le licenciement :

  • aux délégués titulaires et suppléants, aux délégués à l'égalité et aux délégués à la sécurité (membres de la délégation du personnel) tant pendant la durée de leur mandat que pendant les 6 premiers mois qui suivent l'expiration ou la cessation de leur mandat ;
  • aux délégués à la sécurité (non membres de la délégation du personnel choisis parmi les autres salariés de la société) pendant la durée de leur mandat ;
  • aux candidats pour un mandat de délégué et ce à partir de la présentation de la candidature et pendant une durée de 3 mois.

En vertu d’une jurisprudence récente et unique jusqu’à présent, lorsqu’en cas d’annulation des élections sociales par le directeur de l’Inspection du travail et des mines, l’employeur n’a pas procédé à de nouvelles élections dans le délai de 2 mois à compter de la date d’annulation, tel qu’imposé par l’article 41 du règlement grand-ducal du 21 septembre 1979, les candidats aux fonctions de membre de la délégation du personnel restent protégés jusqu’à la tenue de nouvelles élections. (en ce sens : Ordonnance du Président de la Cour d’appel siégeant en matière de protection spéciale contre le licenciement du 18.08.09).

Rôles du délégué du personnel

La délégation du personnel joue le rôle de médiateur entre les salariés et leur employeur. La mission des délégués du personnel consiste notamment à sauvegarder et à défendre les intérêts des salariés de l’établissement en matière de conditions de travail, de sécurité de l’emploi et de statut social, pour autant que cette mission ne relève pas de la compétence du comité mixte d’entreprise, s’il en existe un.

Il appartient notamment à la délégation du personnel :

  • de présenter à l’employeur toute réclamation, individuelle ou collective ;
  • de veiller à la bonne application des lois, règlements et conventions collectives de travail (CCT) ;
  • de prévenir et d’aplanir les différends individuels ou collectifs pouvant surgir entre l’employeur et les salariés ;
  • de proposer des modifications au règlement intérieur de l’entreprise ;
  • le cas échéant, à défaut de règlement des différends, de saisir l’Inspection du travail et des mines (ITM).

Une fois mise en place, la délégation du personnel doit désigner parmi ses membres ou parmi les autres salariés de l’établissement un délégué à la sécurité qui doit notamment être informé de l’évaluation des risques et des mesures de protection des salariés au sein de l’entreprise.

La délégation du personnel doit en outre désigner parmi ses membres un délégué à l'égalité qui est chargé de défendre l’égalité de traitement entre les salariés des deux sexes de l’établissement en ce qui concerne l’accès à l’emploi, à la formation et à la promotion professionnelle ainsi que la rémunération et les conditions de travail.

Election de la délégation du personnel

Les délégués titulaires et suppléants sont élus au scrutin secret à l’urne pour une durée de 5 ans et peuvent être réélus. Les délégations sont renouvelées intégralement entre le 15 octobre et le 15 novembre de chaque 5e année civile, à une date fixée pour l’ensemble des renouvellements par le ministre du Travail.

Toutefois, des élections peuvent être organisées en dehors de cette période :

  • à l'initiative du Ministre ayant le Travail dans ses attributions, si sur une liste, les membres effectifs ne sont plus en nombre et qu'il n'y a plus de suppléants pour occuper le ou les sièges vacants ;
  • si le personnel d'un établissement atteint le minimum requis pour la mise en place d'une délégation ;
  • en cas d'injonction du directeur de l'ITM adressée au chef d'établissement à défaut d'institution de la ou des délégations légalement prévues.

Vote dans les entreprises occupant de 15 à 99 salariés

Les élections se déroulent d’après le système majoritaire (majorité relative) dans les entreprises de moins de 100 travailleurs. D’après ce système, la présentation des candidatures se fait sous forme de candidatures isolées.

Chaque électeur peut attribuer une seule voix à chacun des candidats jusqu’à concurrence du total des voix dont il dispose, qui correspond au nombre total de délégués effectifs et suppléants à élire :

  • dans une entreprise occupant entre 15 et 25, les salariés élisent 1 délégué et 1 suppléant ;
  • dans une entreprise occupant entre 26 et 50 salariés, les salariés élisent 2 délégués et 2 suppléants ;
  • dans une entreprise occupant entre 51 et 75 salariés, les salariés élisent 3 délégués et 3 suppléants ;
  • dans une entreprise occupant entre 76 et 99 salariés, les salariés élisent 4 délégués et 4 suppléants.

Le ou les candidats qui ont atteint le nombre le plus élevé de voix sont élus. Les candidats suivants deviennent suppléants à concurrence du nombre de mandats effectifs à élire.

L’introduction du statut unique a aboli la différence entre les ouvriers et les employés privés. Il est dorénavant instituée une délégation du personnel unique pour l’ensemble du personnel salarié par la voie d’un scrutin unique.

Vote dans les entreprises occupant au moins 100 salariés

Dans les entreprises occupant au moins 100 salariés, l’élection a lieu suivant les règles de la représentation proportionnelle. Il s’agit d’un mode de scrutin qui répartit les sièges entre les différentes listes présentées au prorata du nombre de voix qu’elles ont recueillies.

Le nombre maximum de candidats sur une liste est égal au nombre total de délégués effectifs et suppléants à élire. Chaque électeur dispose d’autant de voix qu’il y a en tout de délégués titulaires et suppléants à élire.

Une liste ne peut pas obtenir un siège si elle ne réunit pas au moins 5 % des suffrages exprimés.

Dépôt de la candidature

Lors d’une élection d’après le système majoritaire, la présentation des candidats se fait sous forme de candidatures isolées.

Lors d’une élection d’après le système de la représentation proportionnelle, la présentation des candidats se fait sous forme de liste.

Sont recevables les candidatures qui sont présentées par :

  • les organisations syndicales justifiant de la représentativité nationale générale (conformément à l’article L. 161-5 du Code du travail) ;
  • les organisations syndicales justifiant de la représentativité dans un secteur particulièrement important de l’économie (conformément à l’article L.161-6 du Code du travail) ;
  • les organisations syndicales définies à l´article L.161-3 du Code du Travail, dans la mesure où ces organisations représentent la majorité absolue des membres composant la délégation sortante, au moment du dépôt des candidatures ;
  • pour les entreprises d'au moins 100 salariés : le ou les groupes de salariés de l’établissement représentant 5 % au moins de l’effectif à représenter, sans toutefois devoir excéder 100 salariés ;
  • pour les entreprises occupant de 15 à 99 salariés : un groupe de 5 candidats.

Chaque liste et chaque candidature doit être accompagnée par une déclaration signée par le ou les candidats attestant qu'ils acceptent leur candidature. Les listes ou les candidatures doivent être remises au chef d'entreprise ou son délégué au plus tard le 15e jour de calendrier précédant celui de l’ouverture du scrutin à 18h00. Après ce délai, les candidatures ne sont plus recevables.

Affichage des informations sur les élections

Un avis d’élection doit informer les salariés de l’établissement au moins un mois avant les élections de :

  • la date et du lieu des élections ;
  • l’heure à laquelle ces opérations commenceront et se termineront.

Cette affiche indiquera également :

  • le nombre de délégués effectifs et suppléants à élire ;
  • le lieu où les intéressés pourront prendre connaissance des noms des candidats ;
  • les conditions de l’électorat passif.

Trois semaines avant le jour des élections, des listes alphabétiques des travailleurs remplissant les conditions de l’électorat actif (les électeurs) et passif (les candidats à l’élection) devront être mises à disposition des salariés. Ils devront être informés que toute réclamation contre ces listes devra être présentée au chef de l’établissement ou à son délégué dans les 3 jours ouvrables du dépôt de ces listes.

Déroulement du vote

L’Inspection du travail et des mines (ITM) est notamment chargée de conseiller et d’assister les employeurs et les salariés et de fournir des informations juridiques et techniques pratiques dans la mise en œuvre des dispositions légales, réglementaires, administratives et conventionnelles en matière de droit du travail et notamment dans le cadre de l’organisation d’élections sociales au sein d’une entreprise.

Le vote s’effectue en principe comme pour n’importe quelle élection. Un bureau de vote avec des urnes se trouve à un ou plusieurs endroits de l’entreprise, indiqués publiquement dans un communiqué.

Chaque salarié reçoit un bulletin de vote, qu’il remplit en toute confidentialité dans une cabine prévue à cet effet. Une fois plié, le bulletin est déposé dans l’urne.

Dans certaines circonstances, l’autorisation pour procéder à un vote par correspondance peut être demandée auprès du ministère du Travail. Dans ce cas, l’employeur ou la délégation du personnel envoie une demande par lettre recommandée au Ministre du Travail ainsi qu’une copie conforme à l’Inspection du travail et des mines. L’autorisation ministérielle est transmise sous forme d'un arrêté ministériel qui fixe les délais respectifs.