Conclure un contrat de bail de location en tant que locataire / propriétaire

Dernière mise à jour de cette page le 29-03-2016

Le bail à loyer ou bail à usage d’habitation est un contrat dans lequel le propriétaire et le locataire d’une habitation fixent librement la durée et les modalités d’un bail.

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Personnes concernées

La législation concernant le bail à loyer s’applique uniquement à des logements à usage d’habitation principale loués à des personnes physiques.

Sont notamment exclus :

  • le bail à usage commercial ;
  • le bail à usage administratif ;
  • le bail à usage industriel ;
  • le bail à usage artisanal ou affecté à l'exercice d'une profession libérale ;
  • les résidences secondaires ;
  • les locaux ne formant pas l'accessoire d'un logement (garage indépendant d'un logement) ;
  • les chambres d'hôtel ;
  • les structures d'hébergement réservées au logement provisoire d'étrangers concernant l'accueil et l'intégration des étrangers au Grand-Duché ;
  • les logements meublés ou non-meublés dans des structures d'hébergement spéciales (maisons de retraite, centres intégrés  pour personnes âgées, centres de gériatrie, centres pour personnes handicapées etc.) ;
  • les logements meublés ou non-meublés mis à disposition de personnes physiques à titre d'aide sociale par une commune, un syndicat de commune, une association sans but lucratif ou une fondation œuvrant dans le domaine du logement.

Sont considérés comme incapables de conclure un contrat de bail :

  • les mineurs ;
  • les personnes majeures incapables d’administrer leurs biens ;
  • les personnes en état de faillite.

Modalités pratiques

Forme du contrat

Le contrat de bail conclu entre le propriétaire et le locataire peut être oral ou écrit. Aucune forme particulière n’est exigée pour ce type de contrats.

Toutefois, même si un contrat verbal est pleinement valable, il présente l’inconvénient qu’il sera très difficile - dans le cas d’un éventuel litige, par exemple - non seulement de prouver son existence, mais également de connaître son contenu et ses modalités (durée du contrat, modalités de résiliation, répartition des charges, etc.).

Pour une plus grande sécurité dans les relations locataire / propriétaire, il est donc préférable de conclure un bail par écrit, qui reprend les éléments les plus pertinents de l’accord des parties impliquées, comme par exemple :

  • la durée du bail ;
  • les modalités de résiliation prévues (avec ou sans préavis) ;
  • les éventuelles modifications que le locataire peut effectuer pendant qu’il occupe les lieux ;
  • le montant du loyer et la périodicité des paiements ;
  • les charges locatives.

Un contrat de bail à habitation doit toujours être rédigé en autant d’exemplaires que de parties.

En cas d’absence d’un écrit, les baux verbaux sont présumés conclus à durée indéterminée.

Certains documents facultatifs peuvent également faire partie d’un contrat de bail, tel que le compte-rendu d’un état des lieux.

Performance énergétique de l'immeuble

Depuis le 1er juillet 2012, les annonces immobilières de vente et de location paraissant dans les médias commerciaux doivent indiquer la classe de performance énergétique (en fonction de l'indice de dépense d'énergie primaire), ainsi que la classe d'isolation thermique (en fonction de l'indice de dépense d'énergie chauffage) d'un bâtiment d'habitation.

La réglementation relative à la performance énergétique d'un immeuble prévoit que tout locataire intéressé par la location d'un bâtiment d'habitation a le droit de consulter le certificat de performance énergétique.

Même au cas où le locataire ne demande pas la consultation du certificat de performance énergétique, le propriétaire est obligé de communiquer une copie certifiée conforme au nouveau locataire au moment où le changement de locataire devient effectif.

Durée du bail

Les parties sont libres de fixer la durée du bail. Elles peuvent opter pour un bail à durée indéterminée ou fixer un terme. Dans ce cas, la durée du bail est indiquée dans le contrat.

Le bail sera reconduit de façon tacite à la fin de la période convenue dans le contrat. Par conséquent, le propriétaire ou le locataire qui ne désire pas prolonger le bail à son échéance devra en informer expressément son cocontractant en respectant le préavis fixé au contrat (ou, à défaut de stipulation contractuelle à cet égard, le préavis prévu par l’usage des lieux).

Montant du loyer

La législation prévoit que le montant maximal du loyer que le propriétaire peut demander ne peut dépasser 5 % de la somme que le propriétaire a investi dans l’immeuble. La notion de capital investi inclut :

  • le prix du terrain sur lequel se trouve l’habitation ;
  • le prix de la construction de l’immeuble ;
  • le montant investi dans d’éventuelles rénovations et transformations.

Les logements sociaux locatifs du Fonds du logement, de la Société nationale des habitations à bon marché (SNHBM) et des communes ainsi que les logements de luxe (au sens de la loi) échappent à cette disposition.

Le loyer est fixé au moment de la signature du contrat de bail. Il ne peut être adapté que tous les 2 ans.

Si le contrat de bail prévoit une clause de valeur, c'est-à-dire une clause selon laquelle le loyer varie en fonction des variations de l'indice du coût de la vie par exemple, cette clause perd son effet à partir du premier terme suivant la date d'une réclamation adressée par lettre recommandée au bailleur.

Charges locatives

Les charges locatives sont les dépenses que le propriétaire-bailleur peut mettre à charge du locataire. Il s’agit :

  • des frais exposés pour la consommation d’énergie ;
  • des frais exposés pour l’entretien courant du logement et des parties communes ;
  • des frais exposés pour de petites réparations ;
  • des taxes liées à l’usage du logement.

Les taxes d’eau, de chauffage/gaz, d’électricité, d’égouts, de poubelle et de ramonage sont à charge du locataire. Il en est de même des frais de nettoyage usuels du chauffage central.

Les charges locatives ne sont pas incluses dans le montant du loyer mensuel.

Par contre, l’impôt foncier et tous autres impôts et taxes relatives à la propriété sont à charge du propriétaire.

Le bailleur peut exiger le versement d’acomptes appropriés sur ces frais. Ces acomptes peuvent être adaptés aux frais réellement exposés pour compte du locataire au cours des exercices antérieurs.

Un décompte annuel des charges doit être adressé au locataire, avec présentation des quittances / factures (ou copies de celles-ci) relatives aux dépenses avancées, justifiant les frais incombant au locataire. Ce décompte prend en compte les avances sur charges que le locataire verse tous les mois ainsi que les frais réellement exposés.

Les acomptes sur charges peuvent également être fixés forfaitairement par les parties si ce forfait correspond à la consommation et aux charges normales du locataire. Il pourra être adapté en cours de bail.

Il est permis aux parties de remplacer en cours de bail le régime des acomptes par le régime forfaitaire et vice versa.

Garantie locative

Lors de la conclusion du bail, le propriétaire-bailleur peut exiger le paiement d’une garantie locative. Cette garantie locative ne peut pas dépasser 3 mois de loyer.

La garantie locative est destinée à garantir le paiement des loyers, des charges locatives et les dégradations éventuelles des lieux loués.

La garantie locative peut prendre 5 formes différentes :

  • une garantie bancaire, à distinguer entre :
    • une garantie bancaire dite "à première demande" : dans ce cas, la garantie est fournie au bailleur par l’établissement bancaire du locataire. En pratique, le montant de la garantie déterminé dans le contrat de bail est bloqué sur un compte bancaire spécial du locataire pour une certaine durée renouvelable. Cette durée est souvent égale à la durée d’exécution du contrat de bail augmentée de quelques mois. Si le locataire venait à manquer à ses obligations contractuelles, le bailleur pourra directement obtenir de la banque tout ou partie du montant bloqué sur le compte bancaire spécial du locataire sur simple demande, sans accord préalable du locataire et sans justificatif ;
    • une garantie bancaire simple ou "cautionnement bancaire" : comme la garantie dite "à première demande", le montant de la garantie déterminé dans le contrat de bail est bloqué sur un compte bancaire spécial du locataire pour une certaine durée renouvelable. Cette durée est souvent égale à la durée d’exécution du contrat de bail augmentée de quelques mois, mais à la différence de la garantie dite "à première demande", la banque du locataire ne délivrera le montant réclamé par le bailleur que si ce dernier prouve le bienfondé de sa créance envers son locataire en produisant, par exemple, un jugement définitif rendu par un juge siégeant en matière de bail à loyer condamnant le locataire au paiement d’un montant déterminé, ou en transmettant à l’établissement bancaire un écrit du locataire reconnaissant devoir  le montant en question ;
  • une garantie locative par simple virement bancaire directement sur le compte du bailleur ;
  • une garantie locative payée en espèces : une telle solution ne peut venir que du locataire et ne peut pas être imposée par le bailleur ;
  • une garantie locative fournie par l’Etat ;
  • une assurance garantie locative : sous réserve de l’accord du bailleur pour cette formule de garantie, le locataire peut souscrire un contrat d’assurance dans lequel il est prévu qu’en cas de non-paiement des loyers, l’assurance indemnise directement le bailleur. Ce mécanisme d’assurance peut comprendre un mécanisme d’indemnisation comparable à la garantie bancaire dite à "première demande".

Etat des lieux au début du bail

Dans la plupart des cas, l’état des lieux est dressé conjointement par le bailleur et le locataire ou par leurs représentants, afin d’éviter les frais de l’intervention d’une tierce personne. L’état des lieux est généralement établi à la fin du contrat, mais il est fortement recommandé d’en établir aussi au début de la relation contractuelle.

La loi rend obligatoire le constat écrit et contradictoire des lieux avant l’entrée en jouissance chaque fois que le contrat de bail prévoit l’obligation pour le locataire de fournir une garantie locative (ce qui, en pratique, est quasiment toujours le cas).

Un état des lieux est à établir par le bailleur et le locataire (ou leurs mandataires) au plus tard au moment de l’entrée en jouissance des lieux loués. Plus il est précis, plus il pourra servir de référence en cas de problèmes ultérieurs. Il est daté et signé par les 2 parties au moment où il est établi.

L’état des lieux ne se présente pas nécessairement sous la forme d’un document distinct du contrat de bail, mais il peut aussi résulter d’un échange de correspondance ou d’une clause du contrat.

L’établissement d’un état des lieux d’entrée présente un intérêt pour le locataire et pour le bailleur. En effet, la loi indique qu’à défaut d’avoir établi un état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état locatif et qu’il doit le rendre comme tel (à moins qu’il ne rapporte la preuve que les dégradations existaient déjà au moment de son emménagement). Le propriétaire, quant à lui, ne pourra pas utiliser la garantie locative comme remboursement des dégradations éventuelles occasionnées au logement en l’absence d’état des lieux.

Il arrive souvent que les contrats de bail contiennent une clause selon laquelle le locataire déclare avoir pris les lieux en bon état. Ce genre de clause est valable et signifie pour le locataire qu’en l’absence d’un état des lieux d’entrée, il ne pourra, à la fin du bail, plus en rapporter la preuve contraire. La conséquence est que le locataire devra répondre d’office de toute dégradation locative constatée en fin de contrat.

Partant, dès que le locataire constate des dégradations lors de la première visite de l’appartement, il devra insister pour que ces dégradations soient mentionnées dans un état des lieux. Il ne devra alors en aucun cas signer un contrat stipulant que les lieux loués sont en bon état au moment de l’entrée en jouissance.

Lorsque le locataire constate quelques jours après l'occupation des lieux des dégradations qui n'ont pas été relevées dans un état des lieux, il peut les signaler au bailleur (de préférence via courrier recommandé) mais ce dernier peut refuser la reconnaissance des dégradations et se baser uniquement sur l’état des lieux d’entrée que les 2 parties ont signé.

Un modèle d’un état des lieux fait partie de l’ouvrage "Bail à loyer - La nouvelle législation en matière de bail à usage d'habitation".

Fin du bail

Le bail peut être à durée déterminée ou à durée indéterminée. Un bail qui est conclu pour une durée déterminée sera automatiquement prolongé si aucune des parties n’y a mis un terme. Toutefois, le fait qu’un contrat prévoit une date précise ne signifie pas qu’à cette date le locataire soit obligé de quitter les lieux.

Les règles à respecter en matière de résiliation varient en fonction de la personne souhaitant mettre un terme au bail. En effet, le propriétaire devra respecter des conditions assez restrictives, tandis que le locataire dispose d’une plus grande liberté.

Etat des lieux de sortie

En règle générale, il est établi un état des lieux de sortie au moment où le locataire quitte le logement et rend les clés au bailleur (aussi longtemps que les clés ne sont pas remises au propriétaire, le locataire est censé payer le loyer).

En principe (et sauf stipulation contraire dans le contrat de bail), le locataire s’oblige à rendre les lieux loués dans l'état où il les a reçus.

Les dégradations qui seraient dues à un simple usage normal, à l’usure ou à la vétusté ne sont pas considérées comme des dégâts locatifs (ex. petits trous dans le mur dus à la présence de clous ayant servi à accrocher des tableaux) et ne sauraient être mises à la charge du locataire. Par conséquent, il n’y a pas besoin de les mentionner dans un état des lieux de sortie.

Il n’existe pas d’obligation légale de dresser un état des lieux de sortie, sauf si une garantie locative a été versée.

Restitution de la garantie locative

A la fin du bail et après l’établissement du dernier décompte, le propriétaire restituera la garantie locative au locataire s’il n’a pas de revendications à faire valoir. Si des loyers ou des charges sont restés impayés, il pourra les déduire du montant mis en garantie.

Délai de restitution de la garantie locative

Une garantie locative peut être exigée lorsque :

  • un état des lieux de sortie qui fait suite au constat des lieux d’entrée a été établi ;
  • le locataire a rendu les clefs du lieu loué, puisque la remise des clefs est le moment matérialisant la fin du contrat de bail.

Une fois ces 2 conditions remplies, le locataire est en principe en droit de réclamer la restitution de la garantie locative, sauf s'il était redevable du paiement d’une avance sur charge locative en plus du loyer mensuel.

Dans ce cas, le locataire doit attendre l’établissement du décompte annuel des charges locatives pour obtenir la restitution de la garantie locative.

Toutefois, la loi ne prévoit pas de délai dans lequel un tel décompte doit être soumis par le bailleur au locataire.

Si le locataire estime être en droit de réclamer la restitution de sa caution, il peut agir :

  • tout d’abord en envoyant une lettre de mise en demeure réclamant la restitution de la garantie endéans un délai précis ;
  • puis en agissant judiciairement par voie de requête en bail à loyer.

A noter qu’en pareil cas, le juge est tenu par la loi d’appliquer le mécanisme de la compensation légale entre le montant de la garantie locative et le montant des charges restant dues. Il n’est donc pas certain que le locataire récupère l’entièreté du montant de sa garantie locative à l’issue du litige. Il se peut même que le locataire soit encore redevable d’un certain montant à son bailleur.

Garantie locative comprenant une garantie bancaire

S’il a été convenu dans le contrat de bail que celui-ci serait assorti d’une garantie bancaire dite "à première demande", ou d’une garantie bancaire simple, cette garantie est déposée sur un compte bancaire appartenant au locataire.

Ce compte est productif d’intérêts au profit du locataire, récupérable en fin de bail par ce dernier. Il est également productif de frais bancaires à charge du locataire.

S’il a été convenu dans le contrat de bail que le versement de la garantie bancaire s’opérerait par simple virement sur le compte bancaire du bailleur, les intérêts et frais que produit une telle garantie sur un tel compte s’établissent au profit et à la charge du bailleur.

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